Hur du hanterar väntetiderna på din restaurang

I organisationen av restauranger vill vi alltid att allt ska gå som smort. Att matgästerna kommer i tid, att borden är klara, att servicen är oklanderlig och att allt avlöper som det ska. Men oftast är det så många variabler som är utom vår kontroll att det i stort sett är omöjligt att allt fungerar perfekt.

Den goda nyheten är att vi har strategier och verktyg som kan hjälpa dig att se till att varje dag går bättre än den föregående. Som de dagar då restaurangen är överfull och ni, trots det, lyckas ta er igenom en sittning utan missöden och matgästena är nöjda trots att de fått vänta.

Om det i organisationen av din restaurang trillar in massor av gäster, grattis, det betyder att du har gott rykte. Men, om överbokningarna orsakar er huvudvärk ska du uppmärksamma följande åtgärder för att på ett effektivt sätt hantera väntetiderna för dina matgäster.

Organisera sittningarna med hjälp av en digital bordskarta

Vi börjar med en grundläggande sanning. Det bästa sättet för att hantera en överfull matsal, för att fatta rätt beslut snabbt och improvisera, är i princip att väl organisera bokningarna och gästerna som redan bekräftats. Det vill säga, att sittningarna är under kontroll innan restaurangen öppnar.

Det gör du bäst med hjälp av en digital bordskarta eftersom:

Du kan placera de bekräftade bokningarna vid de virtuella borden, organisera dem efter antal kuvert och tidslängd innan sittningarna börjar.

Det är idealiskt att kunna fastställa restaurangens verkliga kapacitet och veta hur många "extra" kunder (bokningar i sista stund och kunder från gatan) som ni klarar av.

Den automatiskt visar statusen för varje bord i realtid och det går att uppdatera den manuellt under sittningarna. Den åskådliggör:

- De lediga borden.
- Borden med sittande gäster och den ungefärliga beläggningstiden.
- De tomma borden som är avsedda för de bekräftade bokningarna.
- Borden som är tomma på grund av en no show.

Det är oerhört värdefull information att känna till när det kommer till att ta emot, betjäna och organisera gäster som inte har bokat bord och frivilligt väljer att vänta på ett bord för att äta på restaurangen.

Ha plats och personal för dessa gäster

Ingen tycker om att vänta och ännu mindre när man är hungrig, därför bör man uppskatta när en gäst väljer att vänta på ett ledigt bord. Se till att reservera plats och personal (baren och hovmästaren, till exempel) för att ta hand om dessa gäster på ett bra sätt medan de väntar.

Vi bör därför särskilt vårda...

Gästerna när de anländer, det första intrycket påverkar resten av upplevelsen. Det är ännu viktigare om gästerna har bokat ett bord men ändå måste vänta. Det är oerhört viktigt att ta emot dem med vänlighet och få dem att känna att restaurangen uppskattar att de har kommit.

Ögonblicket då vi meddelar dem att de måste vänta, eftersom de kommer att bli besvikna. Var uppriktig, tala om för dem hur länge de förmodligen kommer behöva vänta och be dem stanna utan att vara påstridig så att de själva kan bestämma hur de vill göra.

Se till att under hela väntetiden visa att de är lika viktiga som de gäster som redan konsumerar och att det är värt att vänta en stund.

Ha ett speciellt utbud av mat och dryck

I linje med föregående punkt är det bästa sättet för att få gästernas väntetid att kännas "kort" och trevlig, att bjuda dem på något att dricka och en aptitretare som är lätt att förbereda, som stillar hungern, får dem att slappna av och känna sig väl bemötta.

Vi tänker att tidsuppfattning är något relativt. En gäst kan ha väntat 5 minuter på en kaotisk restaurang, men tycka att det känns som 20 minuter. Samma kund kan ha väntat 15 minuter men ha en mycket kortare tidsuppfattning om hon/han känner sig väl omhändertagen, underhåller sig med att prova drycker och snacks och befinner sig i en miljö som utstrålar trygghet och bra vibbar

För att uppnå denna effekt kan vi servera lönsamma och populära drycker som öl och läsk, rätter som är lätta att servera, till exempel smörgåsar, bredbara röror, kallskuret, nötter, etc. Det viktiga är att gästen kan njuta från första stund hon/han kliver in på restaurangen.

En väntelista för organisationen av restaurangen

Inte bara restaurangens matsal kan fyllas med gäster På plattformar som TheFork, kan det bli fler bokningar än vad restaurangen har kapacitet för. Det är alltid positivit så länge som dessa "extra" bokningar kan utnyttjas. Som om du har den digitala väntelistan, en av funktionerna i TheFork Pro, på vilken kunderna kan skriva upp sig för att sedan meddelas när restaurangen får ett ledigt bord.

Det är ett fantastiskt hjälpmedel i organisationen av restauranger eftersom det ger kunderna möjligheten att boka bord, framför allt på de eftertraktade restaurangerna i TheForks urval Insiders, och det förhindrar att restaurangen förlorar dessa kunder.

Även på speciella dagar, som Alla Hjärtans Dag eller julluncher, är väntelistan väldigt praktisk eftersom den gör att man kan ta emot bokningar i sista stund och säkerställa till 100% att det blir fullsatt.

Vad tycker du om detta verktyg? Om du inte redan har det, klicka här för höja nivå på din restaurang med TheFork Plus.

Ah, är din restaurang inte registrerad på TheFork? Du är bara ett klick från att det tillhör det förflutna.

Kom ihåg att använda dig av dessa tips och iaktta resultaten, särskilt om ni i organisationen av restaurangen har problem med överbokning. Du kommer märka att det är värt besväret när du lyckas:

• • Få alla dina kunder att känna sig väl bemötta.

• • Få väntetiden att kännas kort och lättsam.

• • Gästerna berättar om sina positiva upplevelser i omdömen online eller i sociala nätverk.

• • Och självklart när de upprepar upplevelsen.