Alles wat je nodig hebt voor een restaurant briefing

Bij restaurantmanagement lijkt het voorbereiden van een dienst een beetje op het voorbereiden van een show. Iedereen heeft een rol, er wordt een script gevolgd en er is een publiek waarop indruk gemaakt moet worden.

Om alles goed te laten verlopen, is er een dagelijkse: briefing of statusvergadering met het team, die wordt uitgevoerd door de restaurantmanager of een ander lid van het managementteam.

Het belang van consistente restaurant briefings

De inhoud van de briefing kan bestaan uit algemene zaken of ingaan op specifieke dingen die er spelen. Alles kan besproken worden, van het gastronomische aanbod tot communicatieproblemen in het team. Laten we zeggen dat de restaurant briefing een zeer belangrijk moment is om te zorgen dat alles in het restaurant vlot verloopt. Dit gebeurt meestal aan het begin van de week en ook dagelijks vóór elke dienst.

Er zijn een paar onderdelen waarvan wij denken dat ze thuishoren in elke briefing, zodat de briefing ook echt effectief wordt. We geven hier een overzicht van alles wat je nodig hebt voor een succesvolle restaurant briefing.

Structuur van de restaurant briefing

Een briefing is het meest effectief als deze een duidelijke structuur heeft. Begin bijvoorbeeld met een opening waarbij je iedereen welkom heet. Ga dan verder met bedrijfsupdates, training, zorg voor goede motivatie van jullie personeel en geef eerlijke feedback. Zo wordt tijd bespaard en voorkom je dat briefings te gedetailleerd worden of teveel tijd kosten.

Organisatie en taakverdeling 

Een standaard briefing bestaat meestal uit het informeren van het personeel over:

• het aantal geplande reserveringen
• de toewijzing van de tafels
• het bezettingsschema
• het aantal gasten
• acties en speciale aanbiedingen
• nieuwe en bestaande gasten, enz.

Restaurants die TheFork Manager gebruiken, hebben een digitale plattegrond van het restaurant. Daarmee kunnen ze beter visualiseren hoe alles georganiseerd moet worden. Klik hier als u deze tool nog niet gebruikt voor het restaurantmanagement.

Taken verdelen 

Bij dit onderdeel verdeelt de manager, bedrijfsleider of area manager de taken onder het personeel. Wie serveert welke tafels, wie is verantwoordelijk voor het ontvangen van de gasten, enz.

Hoewel iedereen zijn of haar rol heeft, zijn er soms collega’s die twee diensten draaien, of collega’s die ondersteunen. Door de toewijzing van taken in de briefing kent iedereen zijn rol tijdens elke maaltijd en worden onnodige improvisaties vermeden.

Speciale of VIP-gasten 

In de briefing wordt ook gecommuniceerd wie de gasten zijn die speciale aandacht verdienen. Denk aan grote groepen, influencers of restaurantbeoordelaars. Het team kan de gasten nu correct ontvangen en marketingacties op de juiste manier overbrengen op de gasten.

Informeer bijvoorbeeld je team zodat ze de voorkeuren van een influencer kennen om indruk te maken. Of laat zien wie aan het hoofd staat van een belangrijk bedrijf waarvan je graag de gasten aan jullie restaurant wilt binden. 

De behoeften van de gasten 

Een ander belangrijk onderdeel van de restaurant briefing gaat over de speciale behoeften van de gasten die tijdens elke dienst worden ontvangen.

Het is belangrijk dat je team weet of er: 

• een gast met coeliakie is,
• iemand allergieën heeft,
• een gast is die geen vlees eet,
• iemand bepaalde soorten koolhydraten niet kan eten.

Natuurlijk is het ook belangrijk dat iedereen weet dat er een stel is dat hun huwelijksdag viert of er een gezin met baby's of kleine kinderen komt eten. De bediening kan hierop afgestemd worden.

Details van het gastronomische aanbod

Natuurlijk zijn bij elke briefing de gerechten het belangrijkste onderwerp. Tijdens deze bijeenkomst moeten alle medewerkers op de hoogte zijn van de wel en niet beschikbare gerechten en dranken voor elke dienst, het dagmenu, de specifieke veranderingen in sommige gerechten, enz.

Het is ook het ideale moment om te zorgen dat iedereen tot in detail de ingrediënten en hun oorsprong kent, de bereidingswijze en natuurlijk de prijzen van elk product kent, zodat je alle vragen van gasten kunt beantwoorden.

Marketingstrategieën om te bespreken tijden de restaurant briefing 

Bij dit onderdeel wordt het personeel op de hoogte gebracht van de actieve marketingacties, zoals technieken van upselling en crosselling om de verkoop van bepaalde producten, dranken en gerechten te stimuleren. 

Vertel je team welke topgerechten ze mogen aanprijzen en bespreek welke sleutelzinnen of woorden gebruikt zullen worden om bijvoorbeeld gasten te ontvangen of uit te zwaaien.

Digitale acties kun je ook bespreken, zoals vragen of  gasten een beoordeling achterlaten op TheFork en TripAdvisor, of vragen of ze een hashtag willen gebruiken om je restaurant in hun posts op social media te taggen.

Erkenning en kritiek 

De briefing is ook een ideaal moment om zowel positieve als negatieve feedback van gasten, complimenten en klachten met het team te delen. Het is een manier om de professionaliteit van het personeel te verbeteren en om te benadrukken wat wel goed gaat in het restaurant.

Aan de andere kant inspireert het andere teamleden om een goed voorbeeld te volgen en helpt het om in de toekomst mogelijke conflicten in het restaurantmanagement te voorkomen.

Feedback van het personeel 

Geen enkele briefing mag eindigen zonder feedback van het team. Alle medewerkers mogen hun mening te uiten over zowel operationele als persoonlijke zaken.

Dit is het moment om misverstanden uit de weg te ruimen, een klacht over de prestaties van anderen te melden en de behoeften te uiten. Het is ook een ideaal moment om agenda's op elkaar af te stemmen, de vrije dagen door te nemen en elkaar te informeren als iemand eerder weg moet, enz.

Kortom, de briefing is voor het restaurant wat een repetitie voor de opera is. Daarom is het zo belangrijk om elke dag een briefing te houden en alle relevante onderwerpen te behandelen, zodat het hele team een geweldige service kan bieden. Wij hopen dat dit het geval zal zijn in jullie restaurant en dat het team beter is voorbereid op de gasten. Je gasten zullen het merken!