Hoe kun je de personeelsplanning maken van een restaurant?

In dit artikel behandelen we een belangrijk, maar ook ingewikkeld onderwerp: het maken van een goede, efficiënte personeelsplanning voor je restaurant, zodat alles op rolletjes loopt. Een goede personeelsplanning is prettig voor je medewerkers, omdat ze weten waar ze aan toe zijn.  

Wij geloven dat een goede planning veel meer is dan het maken van een schema en tijden aanpassen. Het is belangrijk dat de planning bestand is tegen onverwachte situaties, last minute wijzigingen en andere aanpassingen.

Heeft jullie restaurant een goede personeelsplanning? Noteer deze stappen om dit voor elkaar te krijgen!
 

Bepaal de vraag naar vast personeel

Een goede personeelsplanning begint met het in beeld brengen van alle onderdelen van het bedrijf waarvoor personeel nodig is. Management, keuken, eetzaal, bar, schoonmaak, enz. Daarna kijk je per onderdeel welk personeel er nodig is. 

Op deze manier kunnen we een personeelsplanning maken op basis van de werkelijke vraag van het restaurant. Het is ook aan te raden om een schatting te maken van hoeveel medewerkers er in bepaalde periodes nodig zijn, om alles zo goed mogelijk te organiseren. 

Weet je hoeveel personeel je nodig hebt in de zomer? En voor oudejaarsavond, Valentijnsdag of de maand januari? Dit is belangrijke informatie voor onze planning.
 

Personeelsplanning maken - zorg voor een lijst met extra personeel 

Voor een goede personeelsplanning hebben we een lijst nodig met het personeel dat eventueel kan invallen. Dit komt van pas als er veel reserveringen zijn, maar ook als onze chef-kok ziek wordt, de maître een week afwezig moet zijn wegens persoonlijke omstandigheden, als de bartender twee dagen op cocktailcursus is of als de tweede chef-kok op vakantie is. 
 

Het hebben van extra personeel is even belangrijk als vast personeel, zodat diensten kunnen rouleren en medewerkers elkaar kunnen vervangen.

En wat als de eigenaar of manager niet aanwezig kan zijn? Dat is een goed argument om te zorgen voor een vervanger! Het is een hele geruststelling als je altijd een vervanger hebt waarop je kunt rekenen.

Kies personeel met een goede beschikbaarheid

Een ander belangrijk aspect bij het maken van een goede personeelsplanning, is personeel aannemen met goede beschikbaarheid. Je moet zelf ook bereid zijn om hier het nodige voor te doen.

Het heeft geen zin om een hooggekwalificeerd team te hebben, als niet alle medewerkers beschikbaar zijn en het steeds lastig is om de planning rond te krijgen. 

Het is ook belangrijk dat iedere medewerker in de horeca zich bewust is van de werktijden. Het is ook belangrijk om op de hoogte te zijn van het type contract en de arbeidsvoorwaarden voor iedereen. Bij het maken van de werkroosters moet er altijd rekening gehouden worden met de wettelijke arbeidstijden. 

Personeelsplanning maken en reële werkroosters opstellen

Als de personeelsbehoefte in beeld is en afgedekt is, kunnen we in principe de werktijden bepalen. Hoeveel uur kost het om alles klaar te krijgen voordat de eerste gast binnenkomt? Hoelang duurt het om alles netjes achter te laten als de laatste gast weg is? Dan kunnen we de werkroosters maken met alle uren vanaf het moment dat de zaak opengaat tot sluitingstijd.

Ten tweede is het noodzakelijk om de vrije dagen vast te stellen. Dit om ervoor te zorgen dat alle medewerkers, afhankelijk van hun werklast, voldoende rust hebben om optimaal te kunnen presteren.
 

Zorg voor een eerlijke rotatie van personeel 

In het meest ideale geval zou er een eerlijke en rechtvaardige roulatie van personeel moeten zijn, ongeacht de rang of functie. Dit is zeer belangrijk om iedereen tevreden te houden en om te zorgen dat iedereen zich aan de roosters houdt.

Je bereikt dit door constant contact te houden met het team en rekening te houden met hun persoonlijke behoeften. Weet wat hun beperkingen zijn, vooral qua tijden, bij persoonlijke omstandigheden of andere situaties. 

Iemand kan 3 kinderen hebben en meer tijd beschikbaar hebben dan iemand anders met een andere vorm van tijdsbeperking. 

Aan de andere kant is het ook wenselijk dat deze roulaties voor iedereen gelijk zijn. Voorkom het voortrekken van medewerkers veel gewerkte uren hebben, zoals het toekennen van meer uren voor extra inkomen of betere werktijden. Dit kan namelijk leiden tot conflicten op de werkvloer. Bovendien is het beter als alle medewerkers in staat zijn om alle restauratiewerkzaamheden op zich te nemen.

Communicatie en feedback

Een goede communicatie met je personeel is ontzettend belangrijk. Hou regelmatig briefings en vraag dan ook hoe de planning bevalt en of ze nog aanbevelingen hebben om de planning beter te maken. Gebruik de feedback om je planning nog eens kritisch te bekijken en eventueel aan te passen. Je personeel zal dit zeker waarderen.

Gebruik technologie om personeelsplanning te verbeteren

Een personeelsplanning maken is niet altijd eenvoudig. Heb je wat hulp nodig? Wij bieden een ideaal hulpmiddel zodat jullie personeel steeds op het juiste tijdstip klaarstaat. 

TheFork Manager personeelsplanning software helpt je bij het opstellen van een personeelsplanning. Het bevat naast alle informatie en de vele functies ook een gebruikersnaam en wachtwoord voor iedere werknemer waardoor je beter toezicht kunt houden.

Als je nog steeds geen TheFork Manager hebt, nodigen wij je uit om het in jouw restaurant te proberen door hier te klikken.. Je zult het verschil merken!