Todo lo que debe tener un briefing en tu restaurante

Para el dueño deun restaurante, preparar cada servicio es como preparar un espectáculo. Cada miembro del equipo tiene un papely, como en una verdadera producción cinematográfica,hay un guión que seguir y un público al que impresionar. Un paso imprescindible es el Briefing o reunión de estatus, realizada por el gerente o jefe de salacon todo el equipo antes del servicio.

Importancia del briefing en la gestión del restaurante

Las reuniones de briefing tienen que ser regulares para que la gestión del restaurante sea efectiva. Generalmente, son reuniones que ayudan a crear una rutina porque se organizan siempre a la misma hora y en el mismo lugar. Es una ocasión perfecta para los miembros del equipo que, en estos momentos, reciben informaciones fundamentales sobre el próximo servicio. De hecho, es una oportunidad única para los gerentes de hablar sin filtros sobre posibles cambios relevantes en términos de: 

• formación
• platos del menú
• variaciones de precio
• variaciones en el personal
• planes operativos del servicio.

Además, el briefing alimenta la cohesión del equipo ya que todos los empleados tienen la oportunidad de alinearse con los objetivos del día y resolver dudas en un ambiente colaborativo. Esta práctica no solo mejora la eficiencia, sino que también aumenta la moral, contribuyendo a crear una mejor experiencia para los clientes.

Componentes esenciales de un briefing de restaurante

El briefing abarca desde aspectos generales hasta los detalles más específicos, desde la oferta gastronómica, hasta problemas de comunicación entre los miembros del equipo. Es un momento clave para asegurar que las cosas vayan bien la mayor parte del tiempo. Suele hacerse al comenzar la semana y también diariamente antes de cada servicio.

En cualquiera de estos casos, hay temas que consideramos fundamentales para que esta reunión sea realmente efectiva. Presta atención a nuestra lista de imperdibles:

• Bienvenida: es un momento en el que se va a establecer el tono positivo del briefing. 
• Actualizaciones: esta parte está dedicada a las noticias más relevantes de la actividad y eventuales novedades del menú que los miembros del equipo deben conocer.
• Capacitación: durante los briefing del restaurante es probable que se tengan breves sesiones de formación para asegurar que todos los miembros del equipo estén al tanto de las mejores prácticas y protocolos.
• Motivación: destacar siempre logros recientes, reconocer el buen desempeño y motivar al equipo para los próximos desafíos.
• Feedback: es el momento en el que se pueden expresar opiniones, sugerencias y preocupaciones, fomentando una comunicación abierta y efectiva.

Gestión de las reservas y ocupación de mesas

Lo básico en cualquier briefing es informar a todo el personal de las reservas programadas. Esto incluye profundizar algunos aspectos como:  

• la organización de las mesas;
• los horarios de ocupación;
• el número de comensales;
• los clientes nuevos y los habituales;
• eventuales ofertas especiales o promociones.

Los restaurantes que utilizan TheFork Manager, cuentan con un plano digital de sala digital donde pueden visualizar directamente la gestión de la sala, facilitando el briefing. Haz clic aquí si aún no cuentas con esta herramienta para tu restaurante.

Asignación de tareas

En este punto, el manager, gerente o jefe de área, distribuye las labores entre el personal. 

Aunque los miembros del equipo tengan una función principal, esta puede variar según las necesidades del día. Con la asignación de tareas en el briefing, los trabajadores del restaurante saben cuál es su papel durante las comidas y se pueden evitar las improvisaciones.

Invitados VIP o especiales

En el briefing del restaurante, también se comunica quiénes son los clientes que deberán tener un trato más personalizado y especial, como grupos, influencer o críticos gastronómicos. De esta forma, los miembros del equipo pueden comprender cuales son los beneficios en recibir a estos clientes, las acciones de marketing que se van a realizar y los aspectos más importantes del servicio.

Por ejemplo, conocer las preferencias de un influencer para impresionarlo, o quién es el líder del grupo de esa significativa empresa que nos interesa fidelizar.

Necesidades de los clientes

Otro tema fundamental en nuestras reuniones de estatus, son las necesidades especiales de los clientes que se recibirán en cada servicio.

Es fundamental conocer con antelación si hay algún cliente celíaco, si alguien tiene alergias, si no puede comer cierto tipo de carbohidratos. También, es importante saber si hay parejas que celebran su aniversario de bodas o si se trata de una familia con bebés o niños pequeños, y cómo se atenderá cada caso.

Detalles de la oferta gastronómica

Por supuesto que en todo briefing la comida es uno de los temas más relevantes. En esta reunión, todos los miembros del personal deberán estar al tanto de los platos y bebidas disponibles y los que no para cada servicio, el menú del día, los cambios puntuales en algunos platos, etc.

Es también el momento ideal para confirmar que todo el mundo conoce al detalle los ingredientes y sus orígenes, los métodos de cocción, maridajes y los precios de cada producto, para que pueda responder a cualquier pregunta que tengan los clientes.

Estrategias de marketing

En este punto, el personal confirma las acciones de marketing que están activas, como las técnicas de upselling y cross-selling para aumentar las ventas de ciertos productos, así como el ticket medio. Por ejemplo, se confirman los platos estrella que se quieren vender especialmente y las frases o palabras claves que se utilizarán para recibir o despedir a los clientes.

También, se recuerdan las acciones digitales, como invitar a los clientes a dejar una opinión de su experiencia en portales especializados como TheFork y TripAdvisor o la utilización de un hashtag para etiquetar sus publicaciones en las redes sociales.

Reconocimiento y críticas

El briefing de un restaurante es el momento ideal para compartir con el equipo las opiniones, tanto positivas como negativas, que se hayan recibido de los clientes, los halagos y las quejas. Es una medida que ayuda a mejorar el desempeño del personal cuando haya errores y a potenciar lo que se está haciendo bien.

Por otro lado, sirve para inspirar a otros miembros del equipo a imitar las buenas acciones y a prever posibles conflictos futuros.

Feedback del personal

Siguiendo con el punto anterior, ninguna reunión de estatus debería finalizar sin que se conozca el feedback del equipo. Todo el personal tiene derecho a expresarse y a comunicar su opinión sobre temas tanto operativos como personales.

Este es el momento para aclarar malos entendidos, reportar alguna queja con el desempeño de otros y expresar las necesidades de cada quien. También es ideal para encajar agendas entre todos, definir los días libres y los días que alguno tenga que irse antes por una emergencia personal, etc.

En definitiva, el briefing es a la gestión de restaurantes como el ensayo a la ópera, por eso es tan importante realizarlo y tratar todos los temas pertinentes para asegurar una actuación magnífica en cada servicio. Esperamos que así sea en tu restaurante y que tu equipo trabaje a gusto. ¡Lo notarán tus clientes!