Tudo o que deve constar no briefing no seu restaurante

Na gestão de restaurantes, preparar cada serviço é como preparar um espetáculo, onde cada um tem o seu papel, há um guião para seguir e um público para impressionar. Assim, há um passo imprescindível para que tudo corra na perfeição: o briefing realizado pelo gerente ou chefe de sala com toda a equipa antes de cada serviço.

O briefing inclui desde aspetos gerais até aos detalhes mais específicos, desde a oferta gastronómica até problemas de comunicação na equipa. Digamos que é um momento chave para assegurar que as coisas corram bem a maior parte do tempo. Costuma ser feito no início da semana e também diariamente antes de cada serviço.

Em qualquer destes casos, há temas que consideramos fundamentais para que esta reunião seja realmente efetiva. Preste atenção à lista que consideramos importante:

Organização da sala. Em qualquer briefing o staff deve ser informado das reservas que existem e da sua organização nas mesas. Detalhes como os horários mais ocupados, número total de pessoas a receber, indicação de quais são os novos clientes e os clientes habituais que serão recebidos, as reservas com desconto ou promoção, etc., devem ser sempre referidos para que os colaboradores consigam fazer uma boa receção e acompanhamento aos clientes.

Os restaurantes que utilizam o TheFork Manager, têm acesso a um mapa de sala digital, onde visualizam de uma forma mais direta como será esta organização facilitando o briefing. Clique aqui se ainda não dispõe desta ferramenta na gestão do seu restaurante.

Atribuição de tarefas. Aqui, o dono, gerente ou chefe de sala, distribui as tarefas entre o pessoal. Quem atende que mesas, quem se encarrega de receber os clientes, etc..

Embora cada pessoa tenha a sua função, podem existir variações. Com a atribuição de tarefas no briefing, cada um saberá o seu papel durante cada refeição, evitando-se assim os contratempos desnecessários.

Convidados Vips ou especiais. No briefing também se comunica quais são os clientes que deverão receber um tratamento mais personalizado e especial, como grupos grandes, influencers ou críticos gastronómicos. Desta forma, a equipa poderá entender o objetivo de receber estes clientes no restaurante e as ações de marketing que serão realizadas.

Por exemplo, conhecer as preferências de um influencer para o impressionar ou quem é a cabeça ou líder do grupo daquela importante empresa que nos interessa fidelizar.

Necessidades dos clientes. Outro tema fundamental nas nossas reuniões de status, são as necessidades especiais dos clientes que serão recebidos em cada um dos serviços.

Saber se há algum cliente celíaco, se alguém tem algum tipo de alergia, se não come carne, se não pode comer certo tipo de carboidratos, também se há algum casal a celebrar o seu aniversário de casamento ou se é uma família com bebés ou crianças pequenas, e como se irá atender cada um dos casos.

Detalhes da oferta gastronómica. Como é evidente, em todo o briefing a comida é um dos temas mais importantes. Nesta reunião todo o pessoal deverá saber quais são os pratos e as bebidas disponíveis e os que não serão servidos em cada serviço, o menu do dia, as alterações pontuais de alguns pratos, etc.

É também o momento ideal para confirmar que toda a gente conhece detalhadamente os ingredientes e as suas origens, métodos de cozedura, combinações e, evidentemente, os preços de cada produto, para que possam responder a qualquer pergunta feita pelos clientes.

Estratégias de marketing. Neste ponto, o pessoal confirma as ações de marketing que estão ativas, como as técnicas de up-selling e cross-selling para aumentar as vendas de certos produtos, assim como o preço médio. Confirmam-se os pratos estrela que se querem vender especialmente e as frases ou palavras-chave que serão utilizadas para receber ou se despedir dos clientes, por exemplo.

Também são incentivadas ações digitais, como convidar os clientes a deixar uma opinião da sua experiência em portais especializados como o TheFork e TripAdvisor ou a utilização de um hashtag para etiquetar as suas publicações nas redes sociais.

Reconhecimentos e críticas. O briefing também é o momento ideal para partilhar com a equipa, as opiniões tanto positivas como negativas que se tenham recebido dos clientes, os elogios e as críticas. Uma medida que ajuda a melhorar o desempenho do pessoal quando houver erros e a potenciar o que está a ser bem feito.

Por outro lado, serve para inspirar outras pessoas da equipa a imitar as ações bem sucedidas e a prever possíveis conflitos futuros na gestão do restaurante.

Feedback do pessoal. Seguindo com o ponto anterior, nenhuma reunião de status deveria terminar sem que se conheça o feedback da equipa. Todo o pessoal tem direito a expressar-se e a comunicar a sua opinião sobre temas tanto operativos como pessoais.

É este o momento onde se podem esclarecer mal-entendidos, reportar alguma queixa relacionada com o desempenho de outros e expressar as necessidades de cada um. Também é ideal para encaixar agendas entre todos, definir os dias livres e os dias em que alguém tenha que sair mais cedo por motivos de uma emergência pessoal, etc.

Ou seja, o briefing está para a gestão de restaurantes como o ensaio está para a ópera, por isso é tão importante realizá-lo e tratar de todos os temas pertinentes para assegurar uma atuação magnífica em cada serviço. Esperamos que assim seja no seu restaurante e que a sua equipa trabalhe com gosto. Os seus clientes notá-lo-ão!