Tutti i temi da trattare durante il briefing

Nella gestione dei ristoranti, la preparazione di ciascun servizio equivale un po' a preparare uno spettacolo: ciascun individuo svolge un ruolo ben determinato, e ci sono un copione da seguire e un pubblico da conquistare. In questo senso, esiste un momento da non trascurare affinché tutto riesca alla perfezione. Il briefing, o riunione di aggiornamento, in cui il responsabile o manager di area radunano il resto del personale all'inizio di ogni giornata di lavoro.

Gli argomenti trattati durante un briefing possono andare dagli aspetti più generali fino ai dettagli più specifici, dall'offerta gastronomica fino ai problemi di comunicazione tra il personale. Si può dire che è un momento chiave per assicurarsi che tutto proceda per il meglio durante la maggior parte del servizio. Il briefing si tiene generalmente all'inizio di settimana e giornalmente prima di ogni servizio.

In ogni caso, ci sono alcuni temi che riteniamo fondamentali per l'efficacia di questa riunione. Di seguito ti proponiamo una lista di aspetti da non tralasciare:

Organizzazione del lavoro. Passo fondamentale di qualsiasi briefing consiste nell'informare il personale in merito al numero di prenotazioni e come queste verranno gestite in termini di organizzazione dei tavoli, orari di servizio, numero di clienti, eventuali clienti nuovi o abituali, prenotazioni con sconti o promozioni, e così via.

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Assegnazione dei compiti. A questo punto il responsabile o manager di area assegnerà ai vari membri del personale i loro compiti. Chi avrà il compito di servire a quali tavoli, chi sarà invece responsabile di accogliere i clienti, etc.

Anche se ciascuna persona ha una mansione ben definita, all'interno del personale di un ristorante vi sono spesso variazioni: ci sarà chi, ad esempio, dovrà svolgere due turni, chi invece, ad esempio ,svolgerà incarichi di supporto. L'assegnazione dei compiti durante il briefing mira ad assicurarsi che ogni persona abbia chiaro quale sia il proprio ruolo durante ciascun servizio ed evitare così improvvisazioni inopportune.

Clienti vip o speciali. Il briefing è anche il momento in cui comunicare al personale se vi siano dei clienti a cui bisognerà prestare un'attenzione particolare, come gruppi di persone, influencer o critici gastronomici. Il personale avrà così un'idea chiara di come ricevere questi clienti e di quali azioni di marketing attuare.

Per esempio, conoscere in anticipo quali siano le preferenze culinarie di un determinato influencer per impressionarlo favorevolmente, o informarsi su chi sia la persona a capo di quell'importante azienda che ci interessa fidelizzare.

Necessità dei clienti. Altro tema fondamentale da affrontare nel corso delle riunioni è quello delle esigenze speciali dei clienti in visita durante ciascun servizio.

Per esempio, è importante che il personale sappia se ci sono dei clienti celiaci o allergici, che non mangiano carne o che non possono mangiare certi tipi di carboidrati, o se c'è una coppia che celebra il proprio anniversario di nozze o una famiglia con neonati o bambini piccoli, perché sappia come comportarsi in ciascuno di questi casi.

Dettagli dell'offerta gastronomica. Inutile dire che il cibo è uno dei temi più importanti di qualsiasi briefing. Durante la riunione, ogni membro del personale dovrà infatti essere informato su quali piatti e bevande saranno disponibili in ciascun servizio, quale sia il menù del giorno o se siano state apportate delle modifiche ad alcuni piatti.

Il briefing costituisce inoltre il momento ideale per sincerarsi che tutti i membri del personale conoscano gli ingredienti di ciascun piatto e la loro provenienza, i vini da abbinare, nonché il prezzo di ciascun prodotto, affinché siano preparati a rispondere alle eventuali domande dei clienti.

Strategie di marketing. Questo è il momento in cui il personale definisce le strategie di marketing da adottare, come le tecniche di upselling e cross-selling per incrementare le vendite di certi prodotti, nonché il valore dello scontrino medio. Per esempio, si passeranno in rassegna i principali piatti da promuovere e le frasi e le parole chiave da utilizzare per accogliere o salutare i clienti.

Tali strategie potranno includere azioni di digital marketing, come invitare i clienti a recensire la propria esperienza su portali specializzati quali TheFork e TripAdvisor o ad aggiungere un hashtag ai propri post sui social.

Complimenti e critiche. Il briefing è anche il momento ideale per condividere con il proprio personale eventuali recensioni positive e negative, complimenti e lamentele da parte dei clienti. Ciò ci aiuterà a migliorare le prestazioni del personale laddove vi siano stati degli errori, potenziando ulteriormente i nostri punti di forza.

Si tratta inoltre di un momento adatto a incentivare i membri della tua squadra a seguire le buone prassi, prevenendo così possibili conflitti futuri nella gestione del ristorante.

Feedback del personale. In linea con il punto precedente, nessun briefing dovrebbe concludersi senza che il personale abbia avuto l'opportunità di dar voce alle proprie opinioni. Ciascuno ha il diritto di esprimere la propria opinione in merito ad argomenti di natura sia professionale che personale.

È questo il momento migliore per chiarire eventuali malintesi, muovere una critica ed esprimere le proprie esigenze. È inoltre il momento più adatto per coordinare il proprio calendario con quello degli altri membri del personale, definire i giorni liberi e quelli in cui qualcuno dovrà uscire prima per emergenze personali.

In conclusione, il briefing sta alla gestione dei ristoranti come le prove a un'opera teatrale: per questo motivo è importante non tralasciarlo e assicurarsi di affrontare i temi essenziali affinchè ciascun servizio venga effettuato al meglio delle capacità di ciascuno. Speriamo che questo possa essere il caso del tuo ristorante, e che il tuo personale possa lavorare con piacere. I tuoi clienti non mancheranno di notarlo!