Les 5 atouts d’un plan de salle numérique

L’une des fonctionnalités les plus appréciées d’un logiciel de gestion de restaurant est sans aucun doute le plan de salle numérique. Celui-ci permet aux restaurateurs de contrôler leur salle en temps réel et d’effectuer le suivi de l’évolution des différents services à tout moment. Tel est le rôle du plan de salle numérique de TheFork Manager, utilisé par des milliers de restaurateurs aux quatre coins du monde. Tous, cependant, ont un point commun : grâce à cet outil, ils ont augmenté leurs ventes !

Envie de savoir comment ils ont obtenu ce résultat ? Découvrez ici les 5 atouts principaux du plan de salle numérique de TheFork Manager :

1 – Il s’adapte aux besoins du restaurant

Chaque plan de salle numérique est programmé par un conseiller de TheFork, en tenant compte du nombre de tables et de la répartition dans l’espace de tous les éléments de la salle du restaurant. Et même si l’établissement dispose de plusieurs espaces différents, par exemple une salle principale, une salle à l’étage et une terrasse, il est possible de personnaliser le plan et de le configurer pour pouvoir gérer l’occupation de tous ces espaces grâce à quelques clics dans le logiciel de gestion de restaurant.

Une autre caractéristique du plan de salle numérique de TheFork Manager est la possibilité de personnaliser le statut de chaque table. Une classification par codes de couleur permet de définir le statut des tables : par exemple, gris pour les tables réservées mais dont les clients sont en retard, vert pour les tables occupées, orange pour les tables disponibles et bicolores pour les tables en double service. Bref, un atout incontestable pour optimiser votre salle !

2 – Il permet de gérer les services en temps réel

Lorsqu’un client effectue une réservation via TheFork, TripAdvisor, ou via le bouton de réservation du site Web ou de la page Facebook du restaurant, cette réservation est enregistrée automatiquement dans le logiciel de gestion du restaurant, et une fiche client est générée. Grâce à ces informations, le restaurateur attribue la réservation à la table correspondante dans le plan de salle numérique, en fonction du nombre de convives et de la distribution du plan.

Lorsque le logiciel reçoit une réservation à dîner pour 4 personnes, ces informations apparaissent dans le plan de salle numérique correspondant au service du soir : numéro de la table, prénom ou nom du client ayant effectué la réservation, heure d’arrivée et nombre de convives.

Par ailleurs, lorsque l’équipe reçoit une réservation par téléphone, elle peut l’enregistrer manuellement dans le logiciel de gestion du restaurant afin d’attribuer au client sa future table dans le plan numérique de la salle. Pour les clients de passage, la procédure est la même.

Le plan permet aussi de modifier en temps réel aussi bien les icônes représentant les tables que leur statut. Cette fonction est idéale pour savoir quelles sont les tables qui se libèrent et pouvoir les attribuer à de nouveaux clients, mais aussi pour repérer les annulations de réservation ou savoir quels clients ne se sont pas présentés. L’équipe peut alors réorganiser les tables redevenues disponibles et prendre instantanément des décisions pour optimiser les services.

3 – Il favorise la rotation des tables

Une stratégie couramment utilisée par les restaurant consiste à doubler ses tables pendant les services. Le plan de salle numérique de TheFork Manager rend cette tâche beaucoup plus simple et efficace, car il est possible d’affecter deux clients à une même table, à des créneaux horaires d’occupation différents afin de pouvoir utiliser la table à deux reprises pendant le même service.

Lorsque la table est en double service, son icône est divisée et affiche deux couleurs, ainsi que les informations du client qui l’occupe pour le premier service.

Le plan permet également de savoir quand une table est disponible pour un double service. Imaginez que 5 clients de passage arrivent à 19h00 sans réservation. Le serveur consulte la disponibilité des tables dans le plan de salle numérique et s’aperçoit qu’il lui reste deux tables de deux personnes libres immédiatement, mais qui sont par contre réservées pour le service de 20h30.

Il peut donc placer ces clients en réunissant les deux tables, puis enregistre ces informations dans le plan, dans lequel la réservation du service suivant reste affichée. C’est ce qui s’appelle faire d’une pierre de coups !

4 – Il facilite la communication et les tâches de l’équipe

Un autre avantage du plan de salle numérique est qu’il permet de répartir plus facilement les services au sein de l’équipe, tout en facilitant la communication de tous les membres du personnel, car l’information sur l’occupation de la salle est disponible à tout moment.

Grâce à TheFork , tous les membres de l’équipe, en particulier les serveurs, peuvent consulter et modifier en temps réel les informations du plan numérique. Ils peuvent ainsi mieux s’organiser et offrir un service de meilleure qualité au client. Par exemple, lorsque certains d’entre eux servent à table, d’autres peuvent consulter le plan de salle numérique et voir quels sont les clients qui vont arriver (réservations) et se préparer à leur proposer un service personnalisé, grâce aux informations figurant dans les fiches clients.

Résultat : l’équipe se répartit mieux les tâches, est informée à tout moment de l’état de la salle et offre des services impeccables.

5 – Il permet de mieux gérer les no-shows et l’overbooking

Les “no-shows” peuvent poser un vrai problème au restaurant, car ils se traduisent par des pertes de ventes, par un gaspillage de nourriture et par l’occasion manquée d’attirer un client potentiel. Malgré tout, grâce aux fonctionnalités du logiciel de gestion pour restaurant TheFork Manager, et surtout au plan de salle numérique, il est possible de détecter à temps cette éventualité, de libérer une table et de l’attribuer à d’autres clients. En effet :

• Lorsqu’un client qui a réservé arrive au restaurant, l’équipe enregistre dans le système qu’il est arrivé et que la table est maintenant occupée, et elle modifie le statut de la table dans le plan. Toutefois, lorsqu’un client ne se présente pas et que l’équipe n’enregistre pas son arrivée, le système active une notification en modifiant le code couleur de la table et en déclenchant un clignotement intermittent de son icône, afin d’indiquer que l’heure d’arrivée de ce client est passée et qu’il est en retard. Les serveurs peuvent alors prendre des décisions immédiatement et attribuer la table à d’autres clients.

• Si le client annule la réservation quelques minutes avant celle-ci, par exemple sur son mobile, le logiciel met à jour cette information automatiquement dans le plan de salle numérique. Dans ce cas, le personnel peut alors également attribuer cette table à des clients de passage ou à des personnes effectuant une réservation de dernière minute.

Si le restaurant affiche complet et qu’il se produit une situation d’overbooking, le plan de salle numérique est alors un outil très précieux, car il permet de visualiser les tables qui se libèrent au fur et à mesure pour pouvoir les attribuer rapidement aux clients en attente. Il est aussi très utile pour organiser les durées d’occupation des tables lorsque vous êtes complet, et ainsi d’optimiser au maximum la rentabilité tout en offrant un service parfait au client.

Maintenant que vous en connaissez tous les avantages, vous doutez encore de l’intérêt d’un plan de salle numérique dans votre restaurant ? Sûrement pas ! N’hésitez plus et venez rejoindre les milliers de restaurateurs qui bénéficient des avantages de TheFork Manager… sans attendre :