Voordelen van een digitale plattegrond voor je restaurant

Een van de meest waardevolle functies van een online reserveringssysteem is ongetwijfeld de digitale plattegrond. Daarmee kunnen restauranthouders in realtime reserveringen beheren en de veranderingen in de diensten bijhouden. De digitale plattegrond van TheFork Manager wordt gebruikt door duizenden restauranthouders over de hele wereld. 

Ze zijn het er allemaal over eens: dankzij dit hulpmiddel hebben ze hun omzet verhoogd

Hoe een digitale plattegrond implementeren in jouw restaurant?

Hou jij nog reserveringen bij in een schrift of boek en verliest jouw personeel op drukke avonden het overzicht ? Met de digitale plattegrond van de TheFork Manager is dat niet meer nodig. Als jouw restaurant een internetverbinding heeft, dan kun je een digitale plattegrond implementeren op een mobiel, tablet of desktop. Het enige wat je verder nodig hebt, is de software van TheFork Manager. 

Voordelen van een digitale plattegrond voor restaurants

Het gebruik van een digitale plattegrond heeft ontzettend veel voordelen. Misschien wel het belangrijkste voordeel is dat het kan helpen bij de verhoging van je omzet. Bovendien kan je personeel beter het overzicht bewaren als ze gebruik kunnen maken van een online reserveringssysteem met een digitale plattegrond. Dat scheelt een hoop stress. We laten hieronder zien wat de vijf belangrijkste voordelen zijn van de digitale plattegrond van TheFork Manager.

1 - Aanpasbaarheid van de digitale plattegrond aan restaurantbehoeften

Elke digitale plattegrond wordt door een adviseur van TheFork Manager geprogrammeerd op basis van het aantal tafels en de verdeling van alle elementen in de ruimte van het restaurant. Ook als het restaurant verschillende ruimtes heeft, zoals een algemene ruimte, een andere ruimte op een bovenverdieping of een terras, is het mogelijk de plattegrond persoonlijk te maken om de bezetting van al deze ruimtes te beheren met een paar klikken in het online reserveringssysteem van het restaurant.

Een ander kenmerk van de digitale plattegrond van TheFork Manager is de optie om de status van elke tafel persoonlijk te maken. Zo kunnen gereserveerde tafels worden gemarkeerd met grijs, de bezette tafels met groen, de beschikbare tafels met oranje en de tafels die dubbel inzetbaar zijn met twee kleuren. Een echt pluspunt, waarmee je het maximale haalt uit TheFork Manager!

2 - Realtime beheer van diensten met de digitale plattegrond

Wanneer een gast reserveert via TheFork Manager, TripAdvisor, de reserveringsknop op de website van het restaurant of de Facebook-pagina dan wordt deze reservering automatisch geregistreerd in het online reserveringssysteem van het restaurant en wordt er een informatieblad voor deze gast gecreëerd. 

Met deze informatie kan de restauranthouder de reservering toewijzen aan een tafel en digitaal op de plattegrond tekenen, in overeenstemming met het aantal gasten en de verdeling over het restaurant. 

Als het systeem een reservering ontvangt voor een diner voor vier personen, maakt het programma een rooster voor deze dienst. Het tafelnummer, de naam of achternaam van de gast, het tijdstip en het aantal gasten wordt aangegeven met pictogrammen.

Wanneer het team een telefonische reservering ontvangt, kan deze handmatig worden ingevoerd in het online reserveringssysteem van het restaurant. Zo kan een tafel toegewezen worden op de digitale plattegrond van de ruimte. Deze optie is ook mogelijk als het restaurant gasten ontvangt zonder reservering.

Als je de plattegrond opnieuw wilt indelen, dan kunnen realtime aanpassingen worden gemaakt, zowel in de pictogrammen van de tafels als in de statussen. Dit is ideaal als je wilt zien welke tafels leeg zijn, om er nieuwe gasten aan te plaatsen. Het is ook handig als je wilt weten welke reserveringen zijn geannuleerd of welke gasten niet zijn komen opdagen. De tafels die leeg zijn gebleven, kun je meteen opnieuw toewijzen aan gasten die spontaan langskomen, of op het laatste moment telefonisch of digitaal willen reserveren.

Optimaliseer tafel rotatie met de digitale plattegrond

Een strategie die vaak door restaurants wordt gebruikt, is het dubbel gebruiken van de tafels tijdens de diensten. Met de digitale plattegrond van TheFork Manager is dit veel effectiever en makkelijker, omdat het mogelijk is om twee gasten aan dezelfde tafel te plaatsen op verschillende tijdstippen. Zo kan de tafel twee keer gebruikt worden tijdens dezelfde dienst.

Bij het maken van een plattegrond wordt dit aangegeven met een tweekleurige pictogram bij de tafel. Daarnaast zie je de gast informatie en de tijdstippen waarop elke gast aan tafel zit.

Met de digitale plattegrond weet je ook wanneer een tafel beschikbaar is voor dubbel gebruik. Stel je voor dat er vijf gasten arriveren om 19.00 uur, zonder reservering. De medewerker bediening bekijkt de beschikbaarheid van tafels op de plattegrond en ziet dat er op dat moment twee tafels van twee gasten vrij zijn. De tafels zijn wel gereserveerd voor de dienst van 20.30 uur.

De medewerker voegt twee tafels samen, zodat de vijf gasten plaats kunnen nemen. De informatie wordt toegevoegd aan de plattegrond, waarop nog steeds de reservering voor de volgende dienst wordt aangegeven. Dubbel voordeel!

 

Deze strategie wordt aangegeven in de pictogram van de tafel die gesplitst is, met twee kleuren en de informatie van de gasten en de momenten waarop deze aan de tafel zullen zitten.

Met de plattegrond weet je ook wanneer een tafel vrij is om dubbel te gebruiken. Stel je voor dat er vijf gasten arriveren om 19.00 uur, zonder reservering. De serveerder bekijkt de beschikbaarheid van tafels op de plattegrond en ziet dat er twee tafels van twee gasten vrij zijn op dat moment, hoewel ze zijn gereserveerd voor de dienst om 20.30 uur.

De serveerder plaatst deze gasten door twee tafels samen te voegen en deze informatie toe te voegen aan de plattegrond, waarop nog steeds de reservering voor de volgende dienst wordt aangegeven. Dubbel voordeel!

4 - Verbetering van teamcommunicatie en taakbeheer met de digitale plattegrond 

Een ander voordeel van een digitale plattegrond van de ruimte is dat het makkelijker is om de diensten te verdelen over het team. De communicatie verloopt makkelijker omdat de informatie over de bezetting van de ruimte op elk moment beschikbaar is.

Met TheFork Manager krijgt elk personeelslid een gebruikersnaam waarmee de informatie op de plattegrond in realtime opgevraagd en aangepast kan worden. Zo kunnen de medewerkers van de bediening alles beter organiseren en meer aandacht aan de gasten besteden.

Terwijl een aantal medewerkers de gasten aan tafel bedienen, kunnen anderen op de digitale plattegrond zien welke gasten zullen arriveren (reserveringen). Dankzij de informatie op het gastinformatieblad kunnen de medewerkers zich voorbereiden en de gasten op de meest persoonlijke manier bedienen.

Het resultaat is dat het team de taken beter kan verdelen, voortdurend geïnformeerd is over de status van de ruimte en perfecte diensten kan leveren.

5 - Beheer no-shows en overboekingen met de digitale plattegrond

Een 'no show' kan echt een probleem zijn. Als gasten niet op komen dagen, dan betekent dit: 

• verloren omzet, 
• voedselverspilling,
• gemiste omzet 
• een gemiste kans om andere potentiële gasten aan te trekken. 

Dankzij de functies van het online reserveringssysteem TheFork Manager en vooral de digitale plattegrond, is het mogelijk om deze gevallen op tijd te zien en die tafel vrij te maken voor andere gasten.

Zodra een gast aankomt in het restaurant nadat deze heeft gereserveerd, registreert het team in het systeem dat de gast er is en aan welke tafel deze zit. De status op de plattegrond wordt veranderd. Wanneer een gast niet komt en het team zijn of haar komst niet registreert, activeert het systeem een melding, wordt de kleur veranderd en zal dit knipperen om aan te geven dat de gast te laat is. Zo kunnen medewerkers van de bediening makkelijker beslissen om andere gasten aan die tafel te plaatsen.
 

Als een gast zijn of haar reservering een paar minuten voor het gereserveerde tijdstip annuleert, bijvoorbeeld via de mobiele telefoon, dan actualiseert de software deze informatie automatisch op de digitale plattegrond. Het personeel kan nu de tafel aan andere gasten geven die binnenkomen of die op het laatste moment nog reserveren.

Wanneer het restaurant vol zit en er sprake is van overboekingen, dan is de digitale plattegrond ook heel waardevol. Het zorgt voor een visueel overzicht van de tafels die leeg zijn, zodat deze snel toegewezen kunnen worden aan gasten die wachten. Daarnaast kan het heel handig zijn om de bezetting van tafels tijdens deze bijna volle diensten te organiseren. Het personeel heeft het al druk zat en dankzij de digitale plattegrond kunnen ze de gasten meer aandacht geven.  

Twijfel je nog of het handig is om een digitale plattegrond te hebben voor je restaurant? Natuurlijk niet! Duizenden restauranthouders maken al gebruik van de voordelen van TheFork Manager, dus doe mee!