5 vantaggi dell'avere un piano digitale della sala

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Una delle funzionalità più ricercate da un software per ristorante è senza dubbio il piano digitale della sala, il quale permette ai ristoratori di controllare in tempo reale l'occupazione della stessa e seguire il suo andamento in ogni momento. Tutto questo è possibile con il piano offerto dal TheForkManager, il software per ristorante utilizzato da migliaia di ristoratori in tutto il mondo e che continuano ad aumentare le vendite proprio grazie a questo strumento!

Ti piacerebbe sapere come ci sono riusciti? Presta attenzione a questo articolo e scopri i 5 principali vantaggi dell'avere un piano digitale della sala per un ristorante con il TheForkManager!

1 - Si adatta alle necessità del ristorante

Ogni piano digitale della sala è programmato da un consulente di TheFork, secondo il numero di tavoli e la distribuzione nello spazio di tutti gli elementi della sala del tuo ristorante. E' possibile anche personalizzare il piano e configurarlo per poter gestire spazi particolari, come la presenza di più ambienti, un piano rialzato o un dehors, tramite dei semplicissimi click nel software del ristorante.

Un'altra sua caratteristica è la possibilità di personalizzare lo status di tutti i tavoli. In questo modo, i tavoli con una prenotazione in ritardo potranno essere configurati con colore grigio, quelli occupati con colore verde, i disponibili in arancione e quelli condivisi con due colori contemporaneamente. Uno strumento, tanti vantaggi!

2 - Permette di gestire il servizio in tempo reale

Quando un cliente effettua una prenotazione tramite TheFork, TripAdvisor, la pagina prenotazioni nel sito web del ristorante o sulla sua pagina Facebook, quest'ultima viene registrata automaticamente dal software del ristorante, generando una scheda del cliente. Con questa informazione, il ristoratore assegna la prenotazione al tavolo corrispondente nel piano digitale della sala, in base al numero di coperti e alla loro distribuzione.

Infatti, quando il software riceve una prenotazione per 4 persone per cena, questa informazione si rifletterà nel piano della sala, mostrando il numero del tavolo, il nome e cognome del cliente che ha prenotato, l'orario e il numero dei coperti nelle icone.

D'altra parte, se il ristorante riceve una prenotazione telefonica, è sempre possibile registrarla manualmente nel software del ristorante per poterla poi assegnare al tavolo corrispondente nel piano digitale della sala e applicare la stessa dinamica mano a mano che si ricevono clienti occasionali.

Il piano consente anche di effettuare modifiche in tempo reale sia delle icone dei tavoli sia del loro status. Questa funzionalità è l'ideale per tenere sotto controllo i tavoli liberi e occuparli con nuovi clienti, così come per venire a conoscenza delle cancellazioni o delle mancate presentazioni da parte dei clienti, per poter poi riordinare i tavoli che si sono liberati dopo un pasto di gruppo o prendere decisioni all'ultimo minuto per approfittare al massimo della capacità della sala.

3 - Favorire la rotazione dei tavoli

Una strategia molto utilizzata dai ristoranti consiste nel raddoppiare i tavoli. Il piano digitale della sala del TheForkManager rende tutto questo semplice ed immediato, dal momento che è possibile assegnare due clienti ad uno stesso tavolo con tempi diversi in modo da poterla sfruttare due volte contemporaneamente sul piano digitale.

Questa opzione è presente proprio nell'icona del tavolo, il quale appare come diviso in due, con due colori distinti e l'indicazione del cliente che la occupa al momento.

Il piano digitale della sala permette anche di sapere quando un tavolo è disponibile per essere raddoppiato. Ad esempio, immagina che alle 19 arrivi un gruppo di 5 clienti senza prenotazione: il cameriere potrà rivedere la disponibilità dei tavoli nel piano digitale della sala del ristorante ed unire due tavoli con due prenotazioni per le 20:30.

In questo modo il cameriere può far accomodare i clienti unendo i due tavoli includendo questo dato nel piano, il quale mostrerà comunque la prenotazione successiva. Uno strumento, doppi vantaggi!

4 - Facilita la comunicazione e le mansioni della tua squadra

Un altro dei benefici dell'avere un piano digitale della sala del ristorante, consiste nella più agevole ripartizione delle mansioni della squadra, oltre a facilitare la comunicazione interna, dal momento che i dati sull'occupazione della sala sono disponibili in ogni momento.

Con TheFork Manager, ogni persona del gruppo, specialmente i camerieri in sala, possono creare un profilo per gestire le informazioni in maniera più efficace. Di conseguenza, possono organizzarsi al meglio e garantire una migliore attenzione al cliente. Ad esempio, mentre dei camerieri stanno servendo dei clienti al tavolo, altri possono visualizzare le prenotazioni e prepararsi a servirli in modo più personalizzato (grazie alla scheda del cliente).

Il risultato è una più efficiente distribuzione delle mansioni e una costante informazione sullo stato di occupazione della propria sala.

5 - Aiuta a migliorare la gestione dei no show e dell'overbooking

I “no show” possono rivelarsi un vero problema per il tuo ristorante, poiché rappresentano perdite dalle vendite agli alimenti per  la preparazione dei pasti, per non parlare delle possibilità di captare un potenziale cliente. Tuttavia, grazie alle funzionalità del software per ristorante TheFork Manager, e in particolare del suo piano digitale della sala, è possibile individuare per tempo questa evenienza e liberare il tavolo affinché sia disponibile per gli altri clienti in attesa, in modo che:

• Quando un cliente arriva al ristorante dopo aver prenotato, il ristoratore registra nel sistema il suo arrivo e lo status del tavolo come "occupato" tramite il piano digitale della sala. Tuttavia, quando un cliente non si presenta e il ristorante non registra il suo arrivo, il tavolo cambia colore nel piano e inizia a muoversi in modo intermittente, al fine di indicare che è già passata l'ora prevista di arrivo del cliente. Di conseguenza, i camerieri possono prendere decisioni all'ultimo momento per poter assegnare il tavolo ad altri clienti. 

• Se il cliente cancella la prenotazione qualche minuto prima, ad esempio tramite il suo cellulare, il software attualizza automaticamente le prenotazioni nel piano digitale della sala, in modo da consenitire al personale di assegnare questo tavolo ai clienti che arrivano o che prenotano all'ultimo minuto.

Nel caso in cui il ristorante sia pieno e si presenti dell'overbooking, il piano digitale della sala può rivelarsi molto utile per visualizzare i tavoli che diventano disponibili per poterli poi assegnare rapidamente ai clienti in attesa.  Inoltre, le sue funzionalità aiutano ad organizzare i tempi di occupazione dei tavoli per poter offrire la migliore attenzione al cliente.

Dopo aver conosciuto tutti questi vantaggi, hai ancora qualche dubbio su quanto possa essere utile il piano digitale della sala per il tuo ristorante? Chiaro che no! Per questo, ti invitiamo a unirti alle migliaia di ristoratori che approfittano dei vantaggi del TheFork Manager... basta dire: