Guida alle funzioni dei software per ristoranti

Perché i software per ristoranti sono sempre più diffusi? Questa guida esplora le principali funzionalità dei software dedicati alla ristorazione. Scoprirai come possono trasformare la gestione del tuo ristorante in modo efficace e semplice.

Cosa sono i software per ristoranti e perché sono importanti

Gestire un ristorante è un'attività complessa. Richiede abilità in cucina, nella gestione del personale, nel servizio ai clienti e, naturalmente, nella gestione finanziaria. Per semplificare tutte queste operazioni, molti ristoratori si affidano a software gestionali per ristoranti.

Ma cosa sono esattamente? In sintesi, sono strumenti digitali progettati per automatizzare e ottimizzare i diversi processi di un ristorante. Non si tratta solo di prendere le ordinazioni o di fare i conti. Un buon software gestionale può fare molto di più.

Perché sono così importanti? Le ragioni per cui adottare un software per ristoranti sono molte, ecco alcuni vantaggi chiave:

• Maggiore efficienza: Automatizzano compiti ripetitivi, liberando tempo prezioso per il personale.
• Meno errori: Riducono gli errori umani (es. nelle comande o nella gestione del magazzino).
• Migliore controllo: Offrono una visione chiara e in tempo reale di tutte le attività del ristorante.
• Dati utili: Forniscono dati e statistiche che aiutano a prendere decisioni migliori.
• Migliore servizio al cliente: Un ristorante più efficiente e organizzato offre un servizio migliore e più personalizzato.

In questa guida ai software per ristoranti, scopriremo insieme tutte le funzioni principali che un buon software gestionale dovrebbe offrire.

Gestione delle prenotazioni: il cuore di un software per ristoranti

La gestione delle prenotazioni è spesso la prima funzione che un ristoratore cerca in un software. E per una buona ragione! Un buon sistema di gestione delle prenotazioni può:

• Semplificare le prenotazioni online: Grazie a un buon software gestionale, chiunque può prenotare un tavolo direttamente dal sito web del ristorante, dai social media o da piattaforme come TheFork, Tripadvisor, o La Guida Michelin.
• Gestire le prenotazioni telefoniche: Il personale può inserire rapidamente le prenotazioni telefoniche nel sistema.
• Assegnare i tavoli: Il software aiuta ad assegnare i tavoli in modo ottimale, evitando tavoli vuoti o sovrapposizioni.
• Gestire la lista d'attesa: Se il ristorante è pieno, il software può gestire una lista d'attesa digitale, avvisando gli ospiti quando si libera un tavolo.
• Inviare conferme e promemoria: Il software invia automaticamente conferme di prenotazione e promemoria agli ospiti (via email o SMS), riducendo il rischio di "no-show".
• Raccogliere dati sugli ospiti: Il software memorizza i dati dei clienti (preferenze, allergie, ecc.), aiutando a personalizzare il servizio.

Esempio: TheFork Manager è un software che offre tutte queste funzionalità. Permette ai ristoranti di ricevere prenotazioni online, gestire il piano dei tavoli, inviare promemoria e molto altro.
 

Gestione di cassa, ordini e comande: la chiave per l'efficienza

Dopo le prenotazioni, la gestione degli ordini e dei pagamenti è fondamentale. Un buon software gestionale:

• Semplifica la presa delle comande: I camerieri possono prendere gli ordini direttamente al tavolo, utilizzando un tablet o uno smartphone. L'ordine viene inviato immediatamente alla cucina.
• Menu digitale: Alcuni software permettono di creare un menu digitale, consultabile dagli ospiti sul proprio smartphone (tramite QR code).
• Gestione delle varianti: Il software permette di gestire facilmente richieste speciali o modifiche ai piatti (es. "senza glutine", "non piccante", ecc.).
• Integrazione con la cassa (POS): Il software si collega al sistema di cassa (POS), semplificando il calcolo del conto e la gestione dei pagamenti.
• Diversi metodi di pagamento: Gli ospiti possono pagare con contanti, carta di credito, bancomat, o anche con il cellulare (es. tramite TheFork Pay).
• Divisione del conto: Il software permette di dividere facilmente il conto tra i diversi commensali.
• Mance: Permettono di inserire agevolmente la mancia e tenerne traccia.
• Report: Il software genera report dettagliati su ordini, incassi, e vendite.

Esempi: Oltre a funzionalità per la gestione delle prenotazioni, TheFork Manager permette di usare TheFork Pay, per ricevere pagamenti. Altri software, specifici per la gestione di cassa e comande sono, ad esempio, Lightspeed, Zucchetti, Cassa in Cloud.

Software di gestione delle scorte

I sistemi di gestione delle scorte possono aiutarti a gestire meglio le tue risorse. Questi software consentono un'analisi perfetta per gestire gli approvvigionamenti dei fornitori, le scorte e gli ordini. Diverse opzioni sono disponibili, come Oracle o Ericsoft.

Un software di gestione delle scorte ti consente di organizzarti meglio e di avere sempre ciò di cui hai bisogno. Questo strumento offre funzionalità avanzate come il monitoraggio delle perdite, la pianificazione della produzione, il monitoraggio dei livelli di magazzino e la previsione delle esigenze future.

Utilizzando un software di gestione e monitoraggio delle scorte, è possibile controllare meglio i tuoi approvvigionamenti, eviti le interruzioni di stock e minimizzi le perdite dovute a prodotti scaduti. Grazie a un'interfaccia intuitiva, puoi facilmente registrare entrate e uscite di magazzino e generare rapporti completi sui movimenti dei prodotti. Un software di gestione delle scorte adatto alle tue esigenze semplifica la gestione e riduce i costi di magazzino.

Gestione del magazzino e degli approvvigionamenti: il controllo dei costi

Un altro aspetto fondamentale per un ristoratore è la gestione del magazzino. Un buon software:

• Tiene traccia delle scorte: Permette di sapere sempre quali ingredienti sono disponibili e in che quantità.
• Avvisi di sottoscorta: Il software avvisa quando un ingrediente sta per finire, evitando di rimanere senza.
• Ordini automatici: Alcuni software possono addirittura inviare ordini automatici ai fornitori quando le scorte scendono sotto un certo livello.
• Calcolo del "Food Cost": Il software aiuta a calcolare il costo di ogni piatto, in base al costo degli ingredienti.
• Riduzione degli sprechi: Una gestione più efficiente del magazzino aiuta a ridurre gli sprechi alimentari.

Esempi: Tra i software per la gestione del magazzino troviamo: MarketMan, o Deliverect. Spesso, queste funzioni sono integrate in gestionali più completi.
 

Gestione del personale: semplificare la pianificazione e l'amministrazione

La gestione del personale può essere complicata. Ecco perché in questa guida ai software per ristoranti non potevamo tralasciare l’argomento. Un software gestionale può aiutare a:

• Creare i turni di lavoro: Il software aiuta a creare i turni di lavoro, tenendo conto della disponibilità del personale e delle esigenze del ristorante.
• Comunicare i turni: I dipendenti possono vedere i propri turni online, tramite un'app o un sito web.
• Gestire le ferie e i permessi: Il software semplifica la gestione delle richieste di ferie e permessi.
• Tracciare le ore lavorate: Il software registra le ore lavorate da ciascun dipendente.
• Integrazione con i sistemi di buste paga: Alcuni software si integrano con i sistemi di elaborazione delle buste paga, semplificando il calcolo degli stipendi.

Esempi: Tra i software specifici troviamo: TeamSystem, o Zucchetti.
 

Gestione della tesoreria e contabilità: avere il controllo dei flussi di denaro

Tenere sotto controllo le entrate e le uscite è fondamentale per la salute finanziaria del ristorante. Anche per questo aspetto, esistono soluzioni software che possono fare la differenza. Un buon software per la contabilità:

• Traccia tutte le entrate: registra tutti gli incassi (contanti, carte, pagamenti online).
• Traccia tutte le spese: Registra tutte le spese (fornitori, stipendi, affitto, bollette, ecc.).
• Crea report finanziari: Il software genera report dettagliati su entrate, uscite, profitti, ecc.
• Aiuta a fare il budget: Il software aiuta a pianificare le spese future e a stabilire obiettivi di fatturato.
• Gestione fatture: Semplifica l'emissione e la ricezione di fatture.

Esempi: Esempi specifici di software sono Libeo, o Qonto. Molto spesso, funzionalità di questo genere sono integrate in gestionali più ampi.
 

Altre funzionalità utili dei software per ristoranti

Oltre alle funzioni essenziali, alcuni software offrono anche:

• Marketing e comunicazione: Strumenti per creare promozioni, inviare email ai clienti, gestire i social media, ecc. (Come ad esempio Mailchimp, ma ci sono molti strumenti che offrono queste funzionalità).
• Gestione delle consegne a domicilio (Delivery): Integrazione con piattaforme di delivery (es. Deliveroo, Uber Eats, Just Eat).
• Gestione dell'igiene (HACCP): Strumenti per monitorare il rispetto delle norme igieniche.
• Analisi dei dati: Funzionalità avanzate di analisi dei dati, per capire meglio l'andamento del ristorante.

È importante sottolineare che non tutti i ristoranti hanno bisogno di tutte queste funzioni. La scelta del software giusto dipende dalle dimensioni e dalle esigenze specifiche di ciascuna attività.
 

TheFork Manager: un esempio di software per la gestione delle prenotazioni (e non solo)

TheFork Manager è un esempio di software per ristoranti completo ed efficace. Si concentra principalmente sulla gestione delle prenotazioni, ma offre anche molte delle funzionalità discusse fin qui, integrate in un unico sistema facile da usare. Infatti, offre soluzioni gratuite incluse nel servizio e strumenti per:

• Ricevere prenotazioni online: dal sito TheFork, dall'app TheFork, dal sito web del ristorante, dai social media, da Tripadvisor e da La Guida Michelin (che sono entrambi partner TheFork).
• Gestire il piano dei tavoli in modo digitale.
• Inviare conferme e promemoria automatici agli ospiti.
• Gestire la lista d'attesa.
• Raccogliere dati sugli ospiti.
• Ricevere pagamenti tramite TheFork Pay.
• Avere accesso alla reportistica sul ristorante.
• Gestire le recensioni online facilmente.

Lanciare campagne di marketing per aumentare le prenotazioni, e molto altro ancora.

Per concludere, possiamo sottolineare che scegliere il software gestionale giusto può fare una grande differenza per il tuo ristorante. Questa guida ti ha fornito una panoramica completa delle funzioni che puoi aspettarti da un buon software. Ora tocca a te valutare le tue esigenze e scegliere lo strumento più adatto alla tua attività!