Gestión de restaurantes: guía completa para restauradores españoles

La gestión de un restaurante se ha transformado radicalmente en los últimos 10 años, sobreviviendo a algunos momentos difíciles, como la pandemia, que han supuesto un cambio de rumbo en las estrategias y tecnologías a adoptar. Hoy en día es necesario imponerse en un escenario cada vez más complejo y con una competencia más aguerrida, pero, a pesar de todo esto, el negocio de la hostelería y de la restauración siguen siendo un sector con un gran potencial de desarrollo. 

La comida continúa atrayendo al público, sin embargo los consumidores han evolucionado y piden platos cada vez más exclusivos e innovadores, buscando al mismo tiempo un equilibrio entre la calidad y precios accesibles. Este es un desafío que se puede ganar intentando elevar la percepción del valor de nuestras preparaciones poniendo especial atención a las materias primas. Pero no basta con ganar en la calidad. Para ir un paso más adelante de la competencia es necesario diseñar un cuidadoso plan operativo que tenga en cuenta algunas variables como la formación del personal, las normas de seguridad, el cuidado en la higiene y una contundente estrategia de marketing digital. Hoy en día, estos son los pilares para gestionar de buena manera un restaurante. Ya contamos con la tecnología y las herramientas para conseguirlo, solo hay que poner en marcha un buen plan.

Gestión de la hostelería: ¿qué implica?

Para que un restaurante sea el mejor, debemos tener en cuenta distintos elementos en su gestión. Basta que nos olvidemos de uno de los puntos que mencionaremos a continuación para que la gestión de un restaurante sea ineficiente. Estas fallas pueden traer graves consecuencias económicas que serán difíciles de solucionar si no sabemos dónde está el origen del problema. Los aspectos que debemos tener bajo control en todo momento son: partiendo desde el ciclo de servicio hasta la estabilidad económica y la rentabilidad, incluyendo la selección y gestión de todo el equipo.

Gestión de restaurantes: no solo comida y bebida

Para poner en marcha un negocio tan complejo como lo es un restaurante antes deberíamos empezar a reconocer que “vender comida” es solo uno de los aspectos más sencillos para conseguir el éxito en este negocio. De hecho, es una parte insignificante de la labor que hay detrás de una estrategia sólida para llevar a cabo un local. Los gerentes sabemos muy bien cómo entran en juego aspectos tan importantes que los clientes nunca verán, como la elección de los proveedores, el cálculo correcto de los costes alimentarios, la evaluación de las nóminas de los trabajadores a lo largo de la temporada. Al igual que todos los aspectos relacionados con las inversiones en nuevas maquinarias y en tecnologías para simplificar los procesos internos.

Gestión de restaurante: roles y responsabilidades

En un restaurante las funciones, las responsabilidades y las jerarquías deben tenerse en cuenta al igual que llevar a cabo el servicio cada día. Hay reglas y roles que respetar, pero esto no quiere decir que todo sea o blanco o negro, ya que este negocio funciona a través de la innovación y muchas veces la iniciativa premia a los valientes. Pero con cuidado, ya que el fracaso siempre está a la vuelta de la esquina. El jefe de toda la máquina operativa debe seguir siendo solo uno: el propietario o el gerente del restaurante. Él debe repartir directivas claras para asegurar que todo funcione de maravilla. Su papel es muy delicado, no solo por eso, sino también por otros asuntos “externos” a la organización, como el impacto de su actividad en la fortaleza del tejido social de su entorno.

Ser gerente significa encabezar los detalles de cada proceso y saber lo que hace falta para cumplirlos. Todos los demás miembros del personal, incluido el chef, deben respetar su papel con las tareas que se les asignan. Si cada uno es capaz de realizar su trabajo respetando las interdependencias entre uno y otro proceso, todo se desarrollará sin interrupciones. Para lograr este objetivo se necesita un equipo con buenas habilidades, tanto técnicas como sociales. Ambos aspectos dejan una huella en la eficiencia de los procesos.

El papel clave de la gestión en la hostelería

Llevar un restaurante no es tarea fácil, hace falta ingenio, perspectiva de negocio y mucha ilusión. Un gerente que posee estas características será sin duda una figura clave para el éxito del restaurante. Lo más importante es que siempre esté al día con lo que pasa en su local, que sepa lo que funciona de verdad y lo que no. Antes de ser gerente tiene que ser un buen líder y, para ser líder, no hace falta gritar sino ser capaz de enseñar el buen camino hacia el éxito. Todo lo demás será consecuencia de su actitud en la relación con su parrilla.

Entre las tareas más importantes que debe asumir el gerente de un restaurante para garantizar la continuidad de su negocio, destacamos algunos puntos claves.

• Asegurar un ambiente de trabajo positivo y productivo: la motivación en nuestro trabajo lo es todo. Mantener un clima positivo y de confianza entre el equipo y la dirección es esencial para enfrentarnos a los momentos más difíciles durante el servicio.
• Asegurar la eficiencia operativa y la seguridad alimentaria: este es uno de los compromisos más importantes con nuestros clientes. Como ellos confían en nosotros, debemos compensar esta confianza asegurando un ambiente de trabajo limpio y respetuoso de los protocolos de higiene en la manipulación y conservación de alimentos.
• Supervisar las elaboraciones de los alimentos: por supuesto, para saber si se está cumpliendo con las normas de sanidad es aconsejable saber cómo se preparan los platos y controlar la limpieza de cada rincón de la cocina y de las ollas. Debemos en absoluto rematar el riesgo de intoxicación alimentaria.
• Administrar el inventario: si nos faltan alimentos o si tenemos demasiadas existencias acabaremos perdiendo dinero en ambos casos. Hay que mantener un inventario muy equilibrado; hoy es aún más fácil con herramientas digitales que hacen el trabajo para nosotros.
• Conseguir el éxito financiero y la satisfacción del cliente: no hay uno sin el otro. Si los clientes están satisfechos de nuestro servicio volverán sin duda y hablarán bien de nuestros restaurantes. Eso por sí mismo, puede ser una ganancia sin poner en marcha estrategias.
• Desarrollar estrategias para aumentar las ventas, controlar los costos y mejorar la experiencia del cliente: cuando no llegamos a nuestros objetivos, lo mejor es sentarse a una mesa y pensar en lo que podríamos cambiar. Para hacerlo ya tenemos a nuestro alcance la tecnología adecuada capaz de monitorear los gastos y aumentar las ventas a través de operaciones de marketing.

Gestión operativa de un restaurante

Cada día intentamos mejorar la productividad de nuestro restaurante manejando por lo menos tres recursos básicos que garantizan eficiencia: la optimización del tiempo, la reducción de los gastos, la automatización y la simplificación de los procesos repetitivos. En este decálogo vamos a tratar de reflexionar sobre estos tres asuntos incluyendo todas las actividades que como gestores de restaurante debemos tener bajo control y que forman parte de una de estas tres categorías. Así será más fácil corregir los errores.

• Administración de reservas, asignación de mesas, tramitación de pedidos: estas operaciones están encadenadas y dependen una de la otra. Hoy tenemos a disposición tecnologías innovadoras para hacer esto rápida y automáticamente y dedicarnos a algo más estratégico.
• Optimización de inventario y compra: el control continuo del inventario puede ofrecer informaciones importantes sobre nuestra eficiencia productiva y el nivel de atención que debemos tener cuando entregamos un pedido a un proveedor. De la misma manera, una relación no conflictiva con él garantizará oportunidades que tenemos que aprovechar, como descuentos o productos gratuitos para probar en el restaurante. 
• Mejorar la atención al cliente y su experiencia: lo primero que valora un cliente a la hora de sentarse en una mesa de un restaurante es su nivel de servicio y atención. Debemos tratar de mejorarlo a través de la sensibilidad de las personas que ponemos en contacto con el público. Son nuestra tarjeta de visita. Para este trabajo se necesita una actitud innata y habilidades para solucionar problemas de inmediato.

Secretos de la gestión de ingresos para restaurantes

La rentabilidad para un restaurante es su alma. Este elemento es nuestro objetivo principal. Para alcanzar el objetivo y aumentar las ventas, tenemos diferentes estrategias que nos ayudan a mejorar nuestros ingresos mensuales. A continuación ofrecemos algunos consejos útiles que TheFork Manager ha pensado para los gestores de un restaurante con el fin de optimizar sus ingresos, sobre todo en las fechas de temporada baja.

• Analizar los datos del mercado, los gastos y la competencia para establecer precios que maximicen los beneficios: una estrategia de crecimiento basada en el uso de datos es mucho más precisa y logra detectar las bolsas de ineficiencias rápidamente.
• Precios del menú: establecer la política de precios es una operación delicada que se debe hacer con la ayuda de los instrumentos adecuados. Hay cálculos precisos  para establecer nuestro índice de rentabilidad y cuantificar un precio por cada plato. Primero debemos conocer todos los costos y, a partir de estos, estimar un orden de precios.
• Ofertas de temporada: durante la temporada baja podríamos contrarrestar la escasa afluencia con ofertas válidas solo en un período del año para captar nuevos clientes.
• Aprovechar las tendencias gastronómicas del momento o las especialidades locales para ofrecer algo verdaderamente único que un cliente no puede encontrar en otros lugares.
• Análisis de las ventas: ¿sabemos realmente cuál es nuestro plato estrella? Solo a partir de una comparación entre los ingresos mensuales y las preferencias de los clientes podemos entender qué es lo mejor para aumentar el volumen de venta del negocio. En ese plato debemos tratar de hacer economías de escala también en los pedidos a los proveedores.
• Reducir el tiempo de espera: realizar cálculos precisos sobre el ciclo de vida de un servicio nos ayudará a entender dónde podemos mejorar el tiempo de espera del cliente.
• Utilizar herramientas informáticas para conocer de antemano el número de clientes.

Promoción de las relaciones con los clientes en la industria de restaurantes

Si todavía no hemos pensado en el potencial de una buena estrategia de marketing, ha llegado el momento de hacerlo. Con todas las herramientas digitales que permiten aumentar nuestras ventas, no será difícil ver mejoras a corto plazo. Por eso sería recomendable acudir a especialistas que se encargan de enseñar el camino más rápido en función de las necesidades del restaurante. También es indispensable planear una estrategia de gestión de datos. La implementación de sistemas de información como un CRM ayudará a almacenar información sobre los clientes de manera más racional, para tomar decisiones informadas y conocer sus preferencias al proponer ofertas. No solo eso, sino que también nos ayudará a identificar a los clientes que gastan más y en los que debemos centrarnos con un programa de fidelidad.

Todos estos consejos pueden marcar la diferencia en la gestión de un restaurante. Para implementar estas buenas prácticas la clave es adoptar una herramienta digital como TheFork Manager, la plataforma número uno en Europa para la gestión efectiva de restaurantes. Se trata de una herramienta informática que maximiza la rentabilidad del restaurante mientras facilita su gestión: desde las reservas en línea hasta los informes, desde la creación de ofertas y promociones hasta las reseñas, desde programas de lealtad Yums hasta una mayor sencillez de la experiencia del cliente.