Tiempo medio del ciclo de tus servicios: ¿Sabes calcularlo?

El tiempo es una de las variables más importantes en la gestión de un restaurante. Marca el ritmo de todas las labores y está presente en todo lo que hacemos y creamos en hostelería. En este artículo queremos poner la lupa sobre un tiempo muy clave en la fórmula diaria de cualquier restaurante: el tiempo medio del ciclo servicios. Se trata del tiempo estimado del ciclo de atención a un cliente, desde que entra por la puerta hasta que vuelve a salir por ella durante cada servicio.

Importancia del tiempo medio del ciclo de los servicios

Calcular el tiempo medio del ciclo de un servicio de principio a fin en un restaurante es algo primordial para entender cuánto tiempo tarda un cliente en completar la experiencia de servicio, desde que entra hasta que paga la cuenta y sale del local. Cada minuto del servicio tiene un valor económico, por lo mismo se debe aprovechar al máximo, de esta manera se puede optimizar lo que llamamos "tiempo medio del ciclo de servicio". A continuación te enseñamos cómo calcular este tiempo medio y cuales son las variables que debemos tener en cuenta.

Son muchas las variables que influyen en este cálculo. Para identificarlas debemos dividir el servicio en unidades de tiempo, éstas unidades representan las distintas etapas que se llevan a cabo durante el proceso del servicio:

• pedido: ¿cuántos minutos pasan desde que el cliente se sienta en la mesa hasta que un camarero lleva el pedido a la cocina? Este proceso debe tener un estándar y una norma en la medida de lo posible, ya que no debería ser una gran tarea;
• preparación: este tiempo depende del tipo de plato elegido, del número de clientes en la mesa y de la capacidad de reacción de la cocina;
• consumo: incluso este tiempo puede variar a menudo, dependiendo del número de personas por mesa y de la cantidad de platos en el pedido;
• cuenta y pago: aquí se puede intervenir con más o menos ingenio, aligerando los operativos mediante tecnologías específicas, como el código QR.

Beneficios de conocer el tiempo medio del ciclo de servicio

A continuación veamos un ejemplo de cálculo simple del tiempo medio del ciclo de servicio. Este puede ser útil como punto de partida para después analizar los beneficios de su optimización. Imaginemos un restaurante con 30 mesas y supongamos la siguiente situación.

Tiempo de espera para una mesa: 10 minutos

Tiempo de pedido: 5 minutos

Tiempo de preparación y espera de los platos: 25 minutos

Tiempo de consumo: 30 minutos

Tiempo para pedir la cuenta: 5 minutos

Tiempo de pago y de salida: 5 minutos

Para llevar a cabo el cálculo del tiempo medio del ciclo de servicio, simplemente debemos sumar todos los factores, entonces tendríamos: 10 minutos + 5 minutos + 25 minutos + 30 minutos + 5 minutos = 75 minutos. En promedio un cliente está en el restaurante un período de 1 hora y 15 minutos. Es decir: hay que mejorar. Si pudiéramos reducir ese tiempo a 60 minutos, la capacidad aumentaría a 0,5 mesas por hora.En un servicio de dos horas, por ejemplo, el restaurante podría cerrar el ciclo entero de servicio para 1 mesa más. Esto sería ideal. De hecho poniendo en marcha las medidas adecuadas podríamos darnos cuenta de muchas cosas que quizás pasamos por alto, como por ejemplo:

definir la capacidad productiva del restaurante o cuántas personas podemos atender por cada servicio. ¿Somos capaces, con los recursos que tenemos, de mantener el tiempo medio de servicio establecido por el restaurante? Si por falta de personal en cocina la producción baja, las mesas permanecerán ocupadas demasiado tiempo.

establecer los horarios de apertura y cierre, así como del resto de las labores con tiempos reales. Medir el tiempo nos da la oportunidad de pensar en ampliar los horarios de servicio, para así, aumentar la rentabilidad. Aquí la pregunta es: ¿Vale la pena? Hay horas punta que deberíamos aprovechar al máximo y mejor, eso puede ser beneficioso sin gastar de más.

mejorar el rendimiento de los servicios, conociendo todas las variables que intervienen en ellos.
 

Un restaurante que abre de 12 a 16 horas, por ejemplo, tiene un tiempo total de 240 minutos de servicio. Ahora bien, en la práctica en cada servicio, entran en juego varios factores que pueden afectar al tiempo total. Lo ideal entonces es que podamos analizarlos por separado y así tener un dato lo más real posible para hacer planificaciones más eficaces.

En este sentido, podemos comenzar con establecer una tabla como la siguiente, con las variables de la gestión de nuestro restaurante (que pueden variar de acuerdo a las características de cada servicio):

La idea es que podamos rellenar una tabla como ésta durante un período determinado, por ejemplo un mes, y al finalizar, hacer las sumatorias pertinentes para obtener el tiempo medio estimado del ciclo de cada servicio.
¡Un ejercicio práctico, 100% realizable y súper útil;

conocer este dato nos permite calcular, como hemos comentado antes, la capacidad real productiva del restaurante por servicio. Puedes leer este artículo para obtener la fórmula.

También nos sirve para gestionar mejor la rotación de las mesas, en el caso de que queramos doblarlas y multiplicar los beneficios. Si aún no has probado esta técnica, haz clic aquí para conocer un poco más y comenzar a aplicarla.

Pero eso no es todo. Rellenar la tabla también nos ayudará a conocer otros valiosísimos datos como por ejemplo:

• Nuestros camareros y camareras tardan entre 5-7 minutos en llevar los pedidos a las mesas este tiempo podría optimizarse si se hiciera un cambio de mobiliario que permitiera un acceso más directo.
• Los clientes necesitan entre 5-10 minutos para decidir su pedido, lo que también podría revelarnos que la información de nuestra carta podría simplificarse para mejorar su comprensión y así de nuevo, optimizar este tiempo.

El cliente potencial de nuestro restaurante valora tener un tiempo de sobremesa igual o parecido a los 15 minutos de su consumo, es un tiempo que podemos aprovechar para nuestras estrategias de marketing.
 

Factores que afectan el tiempo total del servicio

Una estrategia eficaz puede mejorar el tiempo total de servicio. Quizás sea sólo necesario intervenir en un solo aspecto, para eso primero debemos entender dónde está el problema. Hay otros casos en que es necesario tomar medidas más drásticas para optimizar el ciclo y por lo tanto, modificar todo el proceso hasta el más mínimo detalle.

 Siempre debemos tener en cuenta algunos factores claves que deben mantener un equilibrio para no terminar con un tiempo medio de ciclo de servicio fuera de lo normal y así poder garantizar la rentabilidad. Estos factores son:

• tiempo de preparación: si todas nuestras propuestas de la carta tardan mucho tiempo en salir debido a su alta complejidad, la cocina se atascará, y esto se repercute en el servicio, haciendo además que el cliente no esté contento.
• preparación de la línea en cocina: este proceso debe realizarse antes del servicio. Todo lo que los cocineros necesitan para trabajar con rapidez y eficacia debe estar ya listo. Por ejemplo, todos los alimentos que se van a cortar y las salsas que se van a preparar deben estar ya hecho;
• atención al cliente: los camareros se  deben encargar de observar cada mesa para saber cuándo y dónde intervenir discretamente para facilitar el proceso de pedido. Responder a tiempo a las preguntas de los clientes facilita la resolución de cuellos de botella que pueden alargar el ciclo medio de un servicio. La toma de pedidos tiene que ser rápida y precisa, la gestión de mesas y la resolución de incidencias son otros factores hay que tener siempre bajo control;
• reducir el número de platos del menú: esta estrategia no sólo optimiza la cantidad de ingredientes y evita posibles desperdicios, sino que también limita necesariamente el tiempo de elección;
• implementación de menús del día: es una táctica genial para aprovechar al máximo los productos frescos y reducir el tiempo de un pedido para el camarero. Ofrecer menús del día con opciones fijas puede reducir la toma de decisión de los clientes.

Aprovechamos para recordarte que TheFork, ofrece diferentes herramientas para realizar con mayor precisión estos cálculos en tu negocio. TheFork Manager, por ejemplo, es nuestro software de gestión de reservas, donde cuentas con un plano de sala digital que te permite registrar la ocupación y liberación de cada mesa, ideal para integrar esta información a tus mediciones.

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¿Has hecho estos cálculos alguna vez en la gestión de tu restaurante? Esperamos que sí y que la productividad de tu sala sea simplemente ¡la mejor!