Comment calculer le temps d'un service ?

Le temps est une des variables les plus importantes dans la gestion de restaurants. Il donne le rythme de toutes les tâches et il est lié à toutes nos créations et actions en restauration. C'est pour cette raison que nous souhaitons, dans cet article, mettre l'accent sur un point clé dans la formule quotidienne de n'importe quel restaurant :
La durée moyenne du cycle des services

Importance du temps de service dans un restaurant

Combien de temps dure un service ? Existe-il une durée idéale ? Tant de questions qui interpellent un bon manager qui se soucie du bien-être de ses clients. Pour bien le comprendre, il faut d’abord comprendre ce qu’est le temps du service. 

Il s'agit de la durée estimée du cycle au cours duquel le client est pris en charge, depuis son entrée jusqu'à sa sortie et ce, à chaque service.

Et… à quoi peut bien nous servir cette donnée ? Entre autres choses...

… à définir la capacité de production du restaurant ou le nombre de personnes prises par service.

… à fixer les horaires d'ouverture et de fermeture, ainsi que les autres tâches en temps réel.

… à améliorer le rendement des services, en connaissant toutes les variables qui entrent en ligne de compte.

Un restaurant qui ouvre de 12h à 16h, par exemple, a une durée totale de service de 240 minutes. Maintenant, dans la pratique pour chaque service, entrent en ligne de compte les durées de plusieurs facteurs qui peuvent impacter ce temps réel. L'idéal étant alors que nous puissions les analyser séparément et ainsi bénéficier d'une donnée la plus réelle possible pour une meilleure planification.

En ce sens, nous pouvons débuter en dressant un tableau similaire à celui qui suit, avec les variables de la gestion de notre restaurant (qui peuvent varier en fonction des caractéristiques de chaque service) :

L'idée est que nous puissions compléter le tableau comme celui-ci sur une période donnée, par exemple 1 mois, puis terminer par une synthèse pertinente pour obtenir le temps moyen estimé du cycle de chaque service.
Un exercice pratique, 100% réalisable et très utile !

Connaître cette donnée nous permet de calculer, comme nous l'avons déjà dit, la capacité de production réelle du restaurant par service. Vous pouvez lire cet article pour obtenir la formule.

Cela nous sert également pour mieux gérer la rotation des tables, pour le cas où nous souhaitons les doubler pour multiplier les bénéfices. Si vous n'avez pas encore essayé cette technique, cliquez ici pour en savoir plus et démarrer la mise en pratique.

Mais ce n'est pas tout. Le fait de compléter le tableau nous sera aussi très utile pour connaître d'autres données très importantes comme...

- Le fait que nos serveurs mettent entre 5 et 7 minutes pour apporter les commandes sur les tables, mais aussi le fait que ce temps pourrait être optimisé avec un changement de mobilier permettant un accès plus direct.

- Le fait que les clients ont besoin de 5 à 10 minutes pour décider leur commande, ce qui pourrait également nous donner un indice que notre carte aurait besoin d'être simplifiée pour une meilleure compréhension et ainsi à nouveau, optimiser ce temps.

- Le fait que le client potentiel de notre restaurant, valorise la possibilité de profiter d'un temps à table après le repas plus ou moins équivalent aux 15 minutes pendant lesquelles il a consommé, nous pouvons utiliser ce temps pour nos stratégies marketing.

Et disposer ainsi de plus en plus d'informations sur nos services.

Études de cas et meilleures pratiques

Pour vous améliorer, rien de mieux que d’apprendre des meilleurs. C’est le cas du restaurant Océan qui a fait un bond en avant important du point de vue de la gestion du temps de service. 

Au fil du temps, le restaurateur s’est rendu compte que ses clients attendaient trop longtemps entre le moment de s'asseoir et le moment de commander, ce qui entraînait une certaine insatisfaction de leur part. En effet, cela partait d’un bon sentiment : laisser au client le temps de choisir ses mets et de se poser avant d’être sollicité par le serveur. L’équipe a donc mis en place un nouveau système : le serveur va voir le client dès son installation à table et lui demande tout simplement son timing. Il est bien évidemment prêt à expliquer la carte et à prendre la commande dans la foulée, mais il propose également de prendre le temps. Le client a le choix et, donc, la sensation d’être maître de la situation. 

C’est une astuce non négligeable quand le but est la satisfaction client !

Qu'en pensez-vous?

Nous en profitons pour vous rappeler que chez TheFork nous mettons à votre disposition différents outils pour effectuer ces calculs au sein de votre établissement avec plus de précision. Par exemple TheFork Manager, notre logiciel de gestion des réservations, comprend un plan de salle numérisé qui vous permet d'enregistrer l'occupation et le moment où chaque table est libérée, cet outil est idéal pour intégrer cette information à vos dimensions.

Si vous disposez déjà de TheFork Manager, mais que vous n'avez pas encore essayé cette fonction, cliquez ici pour contacter nos conseillers qui vous expliqueront tout ce que vous devez savoir. Et si votre restaurant n'est pas encore équipé d'un logiciel de gestion, cliquez ici et essayez le nôtre entièrement gratuitement.

Avez-vous déjà effectué ces calculs dans la gestion de votre restaurant ? Nous l'éspérons et nous espérons aussi que la productivité de votre établissement soit la meilleure possible !