Optimisez la gestion de votre restaurant: stratégies et solutions

Vous le savez mieux que personne : la gestion d’un restaurant peut s’avérer être une tâche parfois délicate et complexe. Dans ce domaine en perpétuel renouvellement, chaque décision compte pour transformer son établissement en une réussite pérenne. Que vous soyez un Chef passionné ou un entrepreneur déterminé, la bonne gestion de votre restaurant est l’ingrédient essentiel pour assurer votre succès. 

Pour vous assister dans votre aventure gastronomique, découvrez le logiciel clé en main TheFork Manager, un allié complet et précieux qui va vous simplifier la vie tant sur la gestion de votre restaurant que sur la gestion de votre temps.

Comment gérer un restaurant efficacement

Pour gérer de manière efficace son établissement, il faut prendre en compte bien de détails, notamment la gestion du personnel. Pour cela, il ne faut rien laisser au hasard. La première étape est donc une bonne répartition de la charge de travail entre chaque membre de l’équipe. Ensuite, vient la planification des emplois du temps de chacun. Il faut bien évidemment  établir des fiches de postes claires et complètes pour que tous puissent être sûrs de leur tâche. Pour motiver les équipes, rien de mieux que de fixer des objectifs atteignables, afin qu’ils puissent tout de suite se sentir valorisés. 

Mais la réussite ne tient pas qu’au personnel. En tant que manager, vous devez également vous assurer d'avoir bien anticipé les ressources dont vous avez besoin, notamment vos stocks. 

La gestion des réservations est également parmi les piliers fondamentaux de la réussite d'un restaurant. Elle nécessite une organisation minutieuse pour garantir une occupation optimale de votre établissement tout en évitant les no-shows. Grâce à des logiciels comme TheFork Manager, la gestion simplifiée de vos réservations est tout à fait possible ! 

Centralisez toutes vos réservations 24/7

TheFork Manager vous permet de centraliser toutes vos réservations 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Plus besoin de jongler entre différents cahiers de réservation, e-mails ou appels téléphoniques. Toutes les réservations, qu’elles proviennent d’un appel téléphonique, de votre site internet, vos réseaux sociaux, TheFork ou n’importe quel canal digital, sont centralisées en un seul endroit, ce qui vous permet de traiter les réservations rapidement, facilement et de gagner un temps précieux. 

Luttez contre les no-shows

Les no-shows (clients qui n’honorent pas leur réservation) peuvent être coûteux pour votre restaurant. TheFork Manager propose beaucoup d'outils intégrés qui permettent de réduire le no-show à 0.8% seulement*. Vous pouvez configurer des confirmations automatiques de réservation pour rappeler à vos clients leur engagement, activer l’empreinte bancaire, mettre en place une liste d’attente virtuelle et vous baser sur l’indicateur de fiabilité des clients pour repérer les clients susceptibles d’effectuer un no-show et les appeler en amont de leur réservation. 

Optimisez votre taux d'occupation grâce aux Offres spéciales

TheFork Manager vous permet d'optimiser votre taux d'occupation en toute simplicité. Vous pouvez créer des promotions personnalisées pour attirer des clients pendant les heures creuses, ce qui permet de remplir votre restaurant lorsque vous en avez le plus besoin. C’est vous qui avez la main : vous déterminez le montant de la promotion, de -20% à -50%, aux jours et horaires souhaités.

Créez un menu attractif

Un menu bien conçu est important et reflète l’âme de votre restaurant. Voici quelques conseils pour créer un menu irrésistible qui ravira les papilles de vos clients.

Simplicité et qualité

Un menu concis et cohérent, avec une sélection réduite de choix, simplifie la gestion des commandes auprès des fournisseurs, minimise le gaspillage alimentaire et facilite le choix des clients. Proposez des plats de qualité, préparés avec des ingrédients adaptés à tous les régimes alimentaires (par exemple végétarien, sans gluten, halal…) et réalisés avec des produits frais et de saison.

Renouvellement du menu

Apportez des changements réguliers à votre carte pour surprendre et ravir vos clients. Retirez de votre menu les plats les moins populaires et proposez de nouvelles créations culinaires. 

Avec notre logiciel clé en main TheFork Manager, vous pouvez mettre à jour facilement votre carte, gérer les disponibilités et voir le suivi des ventes en temps réel. La gestion de votre menu devient alors un jeu d’enfant ! Les clients pourront ensuite découvrir la carte mise à jour en consultant le profil de votre restaurant sur TheFork. 

De plus, grâce à la solution TheFork Pay, vous pouvez également permettre à vos clients d’accéder au menu directement via un QR code installé sur leur table.

Offrez une excellente expérience client

Offrir une expérience client exceptionnelle est un ingrédient essentiel pour la réussite de votre restaurant. Voici comment créer des souvenirs mémorables pour vos clients. 

Personnalisez l’expérience de vos clients

Imaginez pouvoir noter les préférences de chaque client, leurs allergies alimentaires, ou même les occasions spéciales comme les anniversaires. Grâce à TheFork Manager, vous pouvez désormais vous constituer une base de données 100 % privée, qui VOUS appartient, contenant des informations essentielles sur vos clients. Un point à souligner est, qu’à chaque visite, vous avez ainsi la possibilité de personnaliser leur expérience en fonction des informations précédemment collectées. L’occasion d’améliorer l’expérience client et de fidéliser davantage votre clientèle.

Récompensez la fidélité

Vous avez des clients réguliers ? Récompensez leur fidélité ! TheFork a mis en place le programme de fidélité Yums. Chaque réservation effectuée par l'intermédiaire de TheFork permet ainsi aux clients de cumuler des Yums, qui peuvent ensuite être échangés contre des réductions dans les restaurants participants. C’est un plan infaillible pour encourager les clients à revenir dans votre restaurant !

Interagissez avec vos clients via les avis

Les avis laissés par les clients sont une mine d'or pour tout restaurateur. Sur TheFork, seuls les clients qui ont bien honoré leur réservation peuvent laisser un avis (exit faux commentaires, avis suite à un no-show…) 

Par exemple, avec TheFork Manager, vous pouvez non seulement consulter ces avis, mais aussi y répondre directement depuis le logiciel.
Répondre à des avis, qu’ils soient positifs ou négatifs, est essentiel pour votre restaurant. En effet, cela démontre un engagement réel envers la satisfaction client, permettant d'établir une relation de confiance, de fidéliser votre clientèle et même de séduire vos prospects.
Découvrez ici plus en détails pourquoi les avis clients sont si importants pour votre restaurant.

Un point à noter : Avec TheFork Manager, vous pouvez également demander à vos clients de vous transmettre des avis “privés” afin d’avoir un retour d’expérience concret et constructif.

Améliorez la communication de votre restaurant 

Une stratégie de communication percutante est essentielle pour attirer de nouveaux clients, connaître et retenir votre clientèle actuelle et renforcer votre notoriété. Voici comment gérer la communication de votre restaurant.

Déployez votre stratégie de communication en ligne

Utilisez divers canaux de communication pour atteindre un large public : 

• Concevez un site internet attractif ; 
• Soyez actif sur les réseaux sociaux comme Facebook ou Instagram ; 
• Créez votre page restaurant sur Tripadvisor ;
• Complétez votre profil sur TheFork pour toucher la plus grande communauté de gourmets 
• De plus, avec TheFork Manager vous pouvez installer facilement des boutons de réservation sur tous vos canaux de communication comme votre site web et vos réseaux sociaux (sans commission), Google, Tripadvisor, le Guide MICHELIN et bien sûr TheFork. Ces boutons de réservations permettent ainsi à vos clients et futurs clients de réserver votre table sur toutes les plateformes.

Entretenez une relation privilégiée avec vos clients grâce aux campagnes d’emailing

Garder le contact avec vos clients est essentiel pour les tenir informés des nouveautés, offres spéciales ou événements à venir dans votre établissement. Grâce à TheFork Manager, la création et l'envoi de newsletters et d’offres personnalisées deviennent un jeu d'enfant. Vous pouvez segmenter votre base de données client pour envoyer des communications ciblées et ainsi fidéliser vos clients plus facilement.

Gérez et formez votre personnel

Le succès d’un restaurant repose également sur la qualité de son personnel. Voici les éléments clés pour assurer une gestion efficace de votre équipe.

Définissez une stratégie d’embauche

Le milieu de la restauration connaît une pénurie et rotation du personnel importante, d’où la nécessité de définir une stratégie de recrutement efficace :

• Anticipez au maximum vos besoins en personnel pour vous garantir d’avoir le temps de former vos nouveaux employés et de les intégrer à l’équipe ;
• Utilisez plusieurs canaux de recrutement pour maximiser votre portée ; 
• Entretenez des relations solides avec d'autres acteurs de la restauration : ils peuvent vous recommander des candidats de qualité ;
• Conduisez des entretiens approfondis avec les candidats pour évaluer leurs compétences techniques et en savoir plus sur leurs expériences antérieures, leur réactivité sous pression et leur capacité à travailler en équipe.

Pour faciliter d’autant plus le processus d’embauche, vous pouvez également vous appuyer sur un outil d’aide au recrutement comme Brigad, la plateforme qui connecte restaurateurs et professionnels de la restauration.

Assurez la formation continue du personnel

Assurez-vous que vos cuisiniers et serveurs bénéficient d’une formation adéquate pour offrir un service impeccable. En effet, la formation continue à leurs métiers ainsi qu’aux outils qu’ils utilisent au quotidien contribue à une meilleure communication au sein de l’équipe. Le service est ainsi plus fluide, et offre une expérience client améliorée.

Optimisez votre comptabilité 

Pour faire de votre restaurant un véritable succès, il est essentiel de maîtriser les chiffres et de jongler avec les marges. La gestion financière constitue le pilier central de toute entreprise de restauration prospère.

Le tableau de trésorerie 

Le tableau de trésorerie vous permet de garder le contrôle sur les entrées et sorties d’argent. En y consignant soigneusement tous les gains et les dépenses, vous aurez une vue d’ensemble claire sur vos flux de trésorerie. Cette vision prévisionnelle vous aidera à anticiper les éventuelles difficultés en matière de finances et à prendre des décisions éclairées pour améliorer la rentabilité de votre établissement.

Une gestion comptable avisée

Pour un bon fonctionnement de votre activité, ne négligez pas la budgétisation des ressources et des charges. En adaptant vos prix de vente, en gérant efficacement vos stocks et en calculant les ratios pertinents, vous gardez le cap sur vos objectifs financiers. La maîtrise de ces notions de comptabilité est primordiale pour améliorer la gestion de votre restaurant.

Un logiciel de comptabilité comme allié

Il existe aujourd'hui une multitude d'outils spécialement conçus pour simplifier cette tâche cruciale pour les restaurateurs. Voici quelques exemples de logiciels qui peuvent vous aider à gérer efficacement vos finances : QuickBooks, FreshBooks ou encore Wave.

Respectez les normes d'hygiène

La conformité aux normes sanitaires et aux règles d’hygiène est primordiale pour garantir la sécurité de vos clients et le bon fonctionnement de votre restaurant. Voici les principales règles à respecter.

• Séparez les zones propres des zones sales dans les cuisines. 
• Respectez la chaîne du froid et du chaud, ainsi que les règles de congélation pour éviter tout risque alimentaire.
• Assurez-vous que votre restaurant est accessible aux personnes à mobilités réduites et respectez toutes les mesures de sécurité pour prévenir les accidents.
• Veillez à ce que toute personne travaillant en cuisine porte une tenue adéquate (charlotte, gants, pas de bijoux, etc.) et nettoie régulièrement les plans de travail et les ustensiles.
• Affichez toutes les informations obligatoires telles que les horaires, les licences d’exploitation et les règles anti-tabac.

Les erreurs courantes à éviter dans la gestion d’un restaurant

Vous avez rempli toutes les tâches de votre to do list du bon restaurateur mais, parfois, vous vous retrouvez tout de même face à des échecs. Cela arrive, et ce sont bien les erreurs qui nous aident à nous améliorer. Chez The Fork, nous souhaitons vous accompagner au mieux dans votre aventure, alors voici une liste des erreurs les plus courantes à éviter. 

Avoir une carte trop fournie

Cela peut paraître bizarre car offrir un large choix à ses clients vous a semblé être une super idée. Et bien, quand on propose une carte très très fournie, il faut assurer. Cela implique d’avoir des fournisseurs multiples qui puissent assurer les livraisons des quantités pas forcément très importantes.  Et aussi, vous ne serez pas très gagnants sur les économies d’échelle car vous allez commander des petites quantités. Et si, en plus, le plat spécial du jour n’est pas commandé ? Vous vous retrouvez avec de la matière première en rab… Mieux vaut une carte plus petite, mais toujours aussi appétissante grâce à des produits frais et de saison. 

Négliger l’analyse de la concurrence

Parfois, nous avons une idée en tête et nous y tenons au point de ne pas nous remettre en discussion. Pourtant, juste en face de notre établissement, il y a un local qui propose une cuisine méditerranéenne revisitée, comme on l’aime, et comme nous !

Erreur fatale : nous avons en face de nous un concurrent direct, installé depuis longtemps, qui sera très difficile à remplacer dans le cœur des gourmands habitués. 

Oublier que l’oeil est aussi gourmand que le ventre

Vous pourrez proposer la meilleure carte, les meilleurs produits, les meilleurs vins même, mais si votre restaurant n’est pas accueillant, cela sera peine perdue. Les clients ne viennent pas seulement manger dans votre établissement, ils viennent pour y passer un bon moment, vivre une expérience. Ainsi, le cadre qui les accueille se doit d’être aussi bien soigné que votre carte !

Le risque ? Perdre en rentabilité et ne pas gagner la confiance de vos clients. Cela serait bien dommage, n’est pas ? 

Profitez d’un accompagnement par des experts du secteur

Bénéficier du soutien d'experts peut s'avérer être un atout majeur pour la gestion de votre restaurant. Chez TheFork, nous ne nous contentons pas de vous fournir un logiciel innovant : nous proposons également un accompagnement personnalisé par l’un de nos 450 professionnels aguerris du domaine de la restauration.

Dès votre adhésion à la solution TheFork Manager, un formateur dédié vous est attribué. Il vous forme et vous conseille sur les meilleures pratiques à adopter, tout en répondant à vos questions techniques ou opérationnelles. L'objectif ? Optimiser l'utilisation du logiciel selon les spécificités de votre établissement, vos besoins et vos enjeux ! 

Vous serez ensuite accompagné tout au long de votre collaboration avec TheFork par un responsable de compte qui vous aidera à être davantage mis en avant sur la plateforme TheFork et pourra répondre à vos problématiques du quotidien. 

Enfin, sachez qu’un service support est disponible 7/7j par téléphone ou chat en ligne pour répondre à toutes vos questions.

Vous l’aurez compris, avec TheFork Manager vous disposez d’un logiciel de gestion de restaurant clé en main, adaptable à vos besoins et vos objectifs et d’un service client personnalisé et disponible quand vous en avez le plus besoin.