Come gestire gli orari del personale in un ristorante

In questo articolo vogliamo affrontare una questione complessa come l'organizzazione dei turni del personale del ristorante, per fare in modo che tutto funzioni alla perfezione, per il business del ristorante e per la soddisfazione dei clienti. 

Importanza della pianificazione dei turni

Una corretta pianificazione dei turni è fondamentale per garantire l'efficienza operativa, la soddisfazione dei dipendenti e la conformità alle normative. Una gestione attenta dei turni permette di avere sempre il giusto numero di personale in servizio, evitando sovraccarichi di lavoro e riducendo la necessità di straordinari. Questo non solo migliora la produttività, ma ha anche un impatto positivo sulla salute dei lavoratori, prevenendo stress e affaticamento. Inoltre, come accennato prima, rispettare le normative sui turni di lavoro è essenziale: ti protegge da sanzioni legali e mantiene un ambiente di lavoro equo e sicuro. Insomma, una pianificazione ben strutturata contribuisce a creare un team motivato e coeso, migliorando così la qualità del servizio offerto ai clienti.

Come organizzare i turni del personale?

Ora che abbiamo compreso quanto sia cruciale ottimizzare i turni di lavoro, è il momento di scoprire i trucchi e le strategie migliori per farlo al meglio. Quelli che seguono sono i 5 consigli che abbiamo potuto apprendere nel tempo dai nostri affiliati. Non temere: sono facilissimi da applicare!

Identificare le esigenze di personale fisso e stagionale

Bisogna avere ben chiare tutte le aree dell'attività per le quali è necessario del personale. Gestione, cucina, sala, bar, pulizia e, naturalmente, qual è il personale necessario per queste aree. In questo modo possiamo fare un programma in base alle necessità effettive del ristorante. È anche utile fare delle stime del personale che sarà necessario in periodi specifici dell'anno per essere il più organizzato possibile.

Hai idea di quanto personale hai bisogno in estate? E per Capodanno, San Valentino o a gennaio? Si tratta di un dato fondamentale per i nostri programmi.
 

È importante avere una lista di personale extra

La seconda cosa che dobbiamo assolutamente avere è una lista con personale che possa lavorare in momenti specifici, in periodi di alta occupazione, ad esempio, ma anche se il nostro chef si ammala o se il caposala deve rimanere assente per una settimana per un problema di famiglia, o se il barista non è disponibile per due giorni perché si deve recare ad un training di mixologia, o se il secondo cuoco deve viaggiare per ragioni personali. Avere personale extra è importante quanto definire il personale fisso, per ottenere una rotazione degli orari con il minor numero di contrattempi possibile.

E cosa succede se è il proprietario o responsabile a essere assente? Avrai ancora più bisogno di qualcuno che li sostituisca! Sarà sempre molto rassicurante avere questa persona disponibile in anticipo.
 

Selezionare personale flessibile e disponibile

Un'altra cosa fondamentale per ottenere una buona gestione degli orari è assumere personale con una buona disponibilità di tempo e che abbia una buona disposizione per i cambi. Non ci servirà a nulla avere un team molto qualificato, se è sempre un problema coprire diligentemente i turni. È anche importante che le persone che vengono a lavorare nel ristorante siano pienamente consapevoli della natura di questo settore e che siano d'accordo con tutto questo sin dall'inizio.

Sarà anche molto importante essere molto chiari sul tipo di contratto e sulle condizioni di ogni persona, per rispettare legalmente questi accordi quando si assegnano gli orari.
 

Stabilisci orari reali

Una volta che conosciamo tutte le aree da coprire e il personale per tali aree, allora possiamo già determinare gli orari di lavoro. Quante ore sono necessarie per avere tutto pronto prima che entri il primo cliente? E per lasciare tutto in ordine dopo che l'ultimo cliente è uscito dal ristorante? Sarà quindi necessario contare i turni degli orari tenendo conto di tutte le ore dall'apertura dei locali fino alla chiusura..

In secondo luogo, bisognerà definire gli orari di riposo, che sono importanti come quelli di lavoro, per garantire che tutto il personale, a seconda del carico di lavoro, abbia sufficiente riposo per funzionare in modo ottimale.
 

Ruota il personale con buon senso

L'ideale è fare una rotazione giusta ed equa del personale per tutti, indipendentemente dal loro grado o posizione. Questo sarà fondamentale per tutti lavorino volentieri fare si che tutti lavorino volentieri e che rispettino anche i loro orari di lavoro.

Per questo dobbiamo mantenere una comunicazione costante con il team e conoscere le loro necessità personali.. Sapere quali sono i loro limiti soprattutto a livello di tempo e anche se hanno dei problemi personali o qualche altra necessità. Una persona può avere 3 figli e avere più tempo disponibile di qualcuno che non li ha, ma che ha un altro tipo di limitazione di orari.

D'altra parte, è anche conveniente che i cambi di orario siano gli stessi per tutti, ed evitare di dare "privilegi" a chi lavora da più tempo nel ristorante, ad esempio assegnandogli più ore per avere dei guadagni extra o dei turni migliori, in quanto ciò potrebbe causare conflitti. Inoltre, è meglio che tutto il personale sia preparato per occuparsi di qualsiasi tipo di lavoro nel ristorante.

Normative sui turni di lavoro

Le normative italiane ed europee relative ai turni di lavoro sono fondamentali per garantire il benessere dei dipendenti e prevenire sanzioni legali. 

Per esempio, secondo la Direttiva Europea 2003/88/CE, i lavoratori non possono superare le 48 ore settimanali, inclusi gli straordinari. Inoltre, in Italia, il Decreto Legislativo 66/2003 recepisce questa direttiva, stabilendo che i lavoratori hanno diritto a un riposo giornaliero di almeno 11 ore consecutive e a un riposo settimanale di almeno 24 ore consecutive, di norma cumulabili con le 11 ore di riposo giornaliero. 

Per quanto riguarda i turni notturni, la normativa prevede che la durata del lavoro notturno non possa superare le 8 ore in un periodo di 24 ore. Inoltre, i lavoratori notturni devono essere sottoposti a controlli medici periodici per monitorare la loro salute. 

Conformarsi a queste leggi non solo evita sanzioni amministrative e penali, ma contribuisce anche a mantenere un ambiente di lavoro sicuro e sano, migliorando la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.

Strumenti per organizzare i turni del personale

E per rendere la pianificazione perfetta, ti presentiamo uno strumento ideale per fare in modo che il tuo personale possa organizzarsi nel miglior modo possibile a seconda dei turni. Si tratta di TheFork Manager, che tra le sue molte funzioni ha anche la possibilità di avere un utente con una password per ogni persona del team e in questo modo sarà possibile avere un migliore controllo del lavoro e dei movimenti di tutti.

Se non hai ancora TheFork Manager, ti invitiamo a provarlo nel tuo ristorante cliccando qui. Vedrai la differenza!