De database van de reserveringssoftware is goud waard!

De reserveringssoftware van uw restaurant is een belangrijk hulpmiddel waar uw gasten blij van zullen worden. Het is de database die steeds groeit en die de mogelijkheid biedt om uw inkomsten te vergroten.

Het gebruik van de software heeft verschillende voordelen, daarom hebben we een aantal artikelen voor u geschreven. In deze eerste uitgave, leggen wij de belangrijkste functies voor om voor elkaar te krijgen dat uw gasten altijd terug willen keren.

Allereerst...

Waarom is de database van de reserveringssoftware van uw restaurant een goudmijn?

• Omdat deze waardevolle informatie verzameld over de gasten die naar uw restaurant komen.
• Omdat u hiermee vóór en na de service in contact kunt komen met uw gasten.
• Omdat u met deze informatie marketing- en bindingstrategieën kunt maken.
• Omdat de statistieken die deze geeft, waardevol zijn om zakelijke beslissingen te nemen op korte, middellange en lange termijn.

Hoe werkt de database van TheFork Manager?

Het eerste wat u dient te doen is uw restaurant opgeven op TheFork.

En als tweede dient u te beschikken over de reserveringssoftware die wij u gratis aanbieden. Een hulpmiddel dat het papieren reserveringsboek vervangt en automatisch alle reserveringsinformatie opslaat. Een ideaal systeem om tijd te besparen en over een historie te beschikken van uw gasten, perfect om acties uit te voeren om gasten te binden. Zodra u over deze hulpmiddelen beschikt, kunt u op 3 manieren beginnen met het opbouwen van uw gastenbestand:

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 Via online reserveringen

Als een gaste en reservering maakt voor uw restaurant op TheFork of via het reserveringssysteem op uw website of Facebookpagina, maakt de reserveringssoftware automatisch een bestand aan met de gegevens van de gast: naam, e-mail en telefoonnummer.

Bovendien kan de gast een voorkeur of speciaal verzoek toevoegen aan het bestand en kan het vakje informatie ontvangen over het restaurant aangevinkt worden.

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 Via reserveringen per telefoon

Als een klant u belt, hoeft u slechts de gegevens van deze reservering in het reserveringssysteem van het restaurant te zetten. Zo wordt het bestand van de gast aangemaakt dat automatisch zal worden toegevoegd aan de database.

 Via een binnenlopende gasten

Zo kunt u ook een bestand maken van een gast die binnenloopt en daaraan alle informatie over de service toevoegen, zijn voorkeur en houding.

Als u eenmaal begonnen bent met het maken van een database, kun je verschillende acties uitvoeren via de reserveringssoftware van het restaurant en zo gasten laten terugkeren. Noteer dit!

Hoe kan ik het maximale uit de database halen?

 Vóór de service

• Wat zou u ervan vinden dat u voordat uw gast komt, te horen krijgt dat hij graag naast het raam zit, coeliakie heeft en van salades houdt. Fantastisch toch? Wat zowel de obers als de keuken kunnen zich voorbereiden om een op maat gemaakte service te bieden. Dit is mogelijk dankzij de informatie over uw klanten die opgeslagen wordt in de database van het reserveringssoftware van het restaurant.

• U kunt ook gebruikmaken van het e-mailadres wat u van uw klanten hebt gekregen en die in de database staat om een bevestigingse-mail te sturen met hun reserveringen. Deze kan dankzij TheFork Manager in de taal naar keuze gestuurd worden. Als de reservering telefonisch of rechtstreeks gedaan wordt, denk er dan aan om een e-mailadres te vragen om gebruik te maken van deze actie en zo een professionelere indruk te maken.

 Tijdens de service

• Kunt u voorstellen dat u uw gast bij zijn naam kunt noemen als hij het restaurant binnenkomt, hem de wijn van de laatste keer aan kunt bieden of het vlees medium aan kunt bieden zoals hij lekker vindt? Dit zijn eenvoudige acties die veel impact hebben op de gast, en die u kunt uitvoeren dankzij de informatie die opgeslagen wordt in uw database.  

• U kunt de gasten die direct langskomen ook om hun e-mailadres vragen, deze toevoegen aan de reserveringssoftware van het restaurant en hen daarna mededelingen sturen.

 Na de service

• Dankzij de database, kunt u een e-mail sturen om de gast uit te nodigen om een recensie te schrijven over zijn ervaring zowel op TheFork als op TripAdvisor. Dit is gratis publiciteit voor uw restaurant.

• Met de TheFork Manager kunt u tevredenheidsenquêtes maken en naar uw klanten versturen en zo meer informatie verzamelen om uw service te verbeteren.  
• U kunt uw gasten ook kortingscampagnes en gastenbindingsprogramma’s per SMS of e-mail sturen. Dit is een reden om altijd terug te komen.

Zo kunt u ook contact hebben met uw gasten door middel van regelmatige verzendingen van nieuwsbrieven die gemaakt zijn met de software van TheFork. U kunt hen informeren over uw evenementen, menu’s en het imago van uw restaurant.

Door constant acties aanbieden zal de gast graag terugkomen. Als een klant na 6 maanden terugkomt en u hem bij zijn naam noemt en hem de tafel geeft die hij fijn vindt, zal hij zeker terugkomen.

Het voordeel om dit met de reserveringssoftware van TheFork te doen, is dat de stappen makkelijk en simpel zijn, zowel voor het personeel die dit erg op prijs zal stellen omdat zij het altijd druk hebben als voor de klant die niet graag tijd verliest.

Dus… zou u de gratis database van TheFork Manager willen proberen en beginnen met uw klanten te binden? Kom op!

Comment exploiter votre logiciel CRM restaurant pour améliorer l'expérience client ?

Dès que vous avez commencé à créer votre base de données, le logiciel CRM vous permet d’exécuter différentes opérations et vous aide ainsi à inciter les clients à renouveler leur visite. L'objectif est d'utiliser ces informations pour offrir un service plus personnalisé et anticiper les besoins de vos convives. Alors, prenez note !

• Avant le service : Imaginez qu’avant même l’arrivée du client, vous puissiez savoir qu’il aime être assis à côté d’une fenêtre, qu’il est cœliaque et qu’il a une prédilection pour les salades ? C’est un atout incomparable ! En salle comme en cuisine, vos équipes peuvent se préparer à offrir un accueil personnalisé à ce client. Comment ? Grâce aux informations sur les clients enregistrées dans la base de données de votre logiciel de restaurant CRM. Vous pouvez également utiliser l’email communiqué par vos clients et qui sont enregistrés dans la base de données pour leur envoyer un message de confirmation de leurs réservations, rédigé dans la langue appropriée, le tout grâce à TheFork Manager. Si le client effectue sa réservation par téléphone ou sur place, n’oubliez pas de lui demander son adresse email pour pouvoir lui envoyer ces confirmations et donner ainsi une image plus professionnelle de votre restaurant.

Pendant le service : Imaginez que vous puissiez vous adresser au client par son nom dès son arrivée, lui proposer le vin qu’il a commandé lors de sa dernière visite ou lui servir une viande cuite exactement comme il l’aime ? Autant d’actes simples qui ont un très fort impact sur le client, et qui sont à votre portée grâce aux informations archivées dans votre base de données. Vous pouvez également demander leur adresse email aux clients de passage, les enregistrer dans le logiciel CRM et leur envoyer ensuite vos communications.


Après le service : Grâce à la base de données, vous pouvez envoyer un message au client pour l’inviter à évaluer son expérience sur le site de TheFork et celui de TripAdvisor. Ce sont autant de publicités gratuites pour votre restaurant. Le logiciel TheFork Manager vous permet également de créer et envoyer des enquêtes de satisfaction à vos clients et ainsi d’obtenir des informations pour améliorer votre service.

Utiliser le CRM pour segmenter votre base de données et fidéliser efficacement

La base de données du logiciel TheFork Manager vous fournit aussi les informations suivantes sur le comportement de vos clients :

• Clients qui reviennent souvent (habitués)
• Nouveaux clients
• Clients qui ne sont pas revenus depuis longtemps (clients inactifs)

Ces informations comportementales, combinées aux préférences enregistrées, sont idéales pour mener des actions marketing ciblées et des campagnes de fidélisation personnalisées. L’accès à ces informations est idéal pour mener à bien des actions concrètes de fidélisation adaptées à chaque type de client. Quelques exemples : faire bénéficier un habitué d’une remise sur le prix de son prochain repas, offrir un cocktail de bienvenue gratuit à un nouveau client, ou envoyer par e-mail une invitation à vos vendredis musicaux à un client qui n’est pas revenu depuis longtemps.

La base de données comporte également une fonction de segmentation qui vous permet d’envoyer les communications du restaurant aux bons clients. La segmentation consiste à créer des catégories de clients, qui sont personnalisées dans le logiciel TheFork Manager en fonction des caractéristiques du restaurant (et des données clients collectées), et qui peuvent ensuite être regroupées et utilisées conformément à vos stratégies de marketing. Par exemple :

• Supposons que chaque fois que vous recevez une réservation ou accueillez un client, vous notez sur sa fiche la catégorie à laquelle il appartient : cadre travaillant dans le quartier, voisin, touriste, famille, couple…
• Imaginons maintenant que vous ayez prévu d’organiser un événement “afterwork” pour le jeudi suivant. Vous pouvez alors faire une campagne de promotion par e-mail, en l’envoyant directement aux clients classés dans la catégorie “Cadres travaillant dans le quartier”.
• Autre scénario : votre restaurant a décidé depuis peu d’accepter les chiens. Vous pouvez lancer une campagne pour prévenir directement les clients appartenant aux catégories familles, couples et voisins.
• Vous organisez un menu spécial comportant un produit de saison, ou une dégustation de vins. Vous pouvez, dans ce cas, envoyer votre promotion aux clients classés dans la catégorie fins gastronomes, qui ont toutes les chances d’être intéressés.

 Et ainsi de suite... les exemples d’utilisation de la segmentation sont infinis. Le taux de réussite de ces campagnes ciblées sera bien supérieur à un envoi massif indifférencié.

Analyser les performances et les canaux d'acquisition grâce aux données

 La base de données du logiciel CRM enregistre des informations importantes, non seulement sur les clients eux-mêmes, mais aussi sur l'origine de leurs réservations. Comprendre d'où viennent vos clients est crucial pour optimiser vos efforts marketing et votre budget.

Le système enregistre notamment la provenance des clients :

• Clients de passage dans le quartier (Walk-ins).
• Réservations effectuées sur les sites de TheFork ou de TripAdvisor.
• Réservations effectuées sur votre site Web ou votre page Facebook (via widget).
•  Clients envoyés par des hôtels, des agences de voyage ou des commerces du voisinage avec lesquels le restaurant a conclu des accords (partenaires). 

Ces informations vous permettent de savoir quels sont les canaux d'acquisition les plus efficaces pour votre restaurant. Vous pourrez ainsi les renforcer et aussi optimiser les canaux qui vous amènent moins de clients et analyser la raison de leur moins bonne efficacité. Le système vous fournit à cet effet des statistiques très claires et très simples que vous pourrez intégrer à vos stratégies de captation de clientèle. 

De plus, l'analyse des données de réservation et de fréquentation vous permet de :

• Suivre le nombre de réservations par mois/jour/semaine.
• Identifier les canaux générant le plus (et le moins) de réservations.
• Mesurer le nombre d’annulations et de no-show.
• Connaître le nombre total de convives et le panier moyen par source.

L’analyse de ces données est fondamentale pour comprendre l’activité du restaurant et prendre des décisions métier éclairées. Par exemple, si vous analysez les données d’une semaine suivant une campagne de promotion segmentée, vous pourrez voir si elle a donné de bons résultats sur le canal ciblé.

Contrôler le no-show avec l'historique client du logiciel CRM

 Si un client a réservé 20 fois et ne s’est pas présenté à 5 reprises… Sans doute souhaitez-vous en être informé ? La question ne devrait même pas se poser ! Cette information vous permet en effet d’être préparé et d’améliorer la gestion du no-show. Votre logiciel CRM peut vous aider à identifier les clients à risque.

Cela est possible grâce à la base de données du logiciel de réservation de LaFourchette TheFork Manager, qui enregistre tous les cas dans lesquels un client n’a pas honoré une réservation dans tous les restaurants membres de LaFourchette TheFork. Il le signale parfois à l’aide d’une icône dans la fiche du client (English Comment: Check if this feature is still current and accurately described).

A quoi vous servent ces informations ?

• Elles vous permettent de modifier la priorité de ce client si votre restaurant affiche complet, car vous savez qu’il risque de vous faire défaut, et ce même si vous lui avez confirmé sa réservation par téléphone dans les deux heures précédentes. (English Comment: This might need careful phrasing regarding how this info is used operationally)
• Si le client ne s’est pas présenté 15 minutes après l’heure de sa réservation, vous pourrez réattribuer sa table à un client de passage (en accord avec votre politique d'annulation).
•  Vous pouvez réagir à temps et de façon plus sûre à ces annulations sans préavis et ainsi éviter de vous retrouver avec des tables inoccupées grâce à une meilleure anticipation.  

Conclusion : faites de votre base de données un levier de croissance

Exploiter efficacement votre logiciel CRM restaurant, comme TheFork Manager, transforme la manière dont vous interagissez avec vos clients et gérez votre établissement.

En centralisant les informations, en segmentant vos communications et en analysant les performances, vous pouvez non seulement fidéliser vos clients existants mais aussi en attirer de nouveaux.