Gestione del ristorante: guida completa per i ristoratori italiani

La gestione di un ristorante è oggi un mestiere estremamente complesso: implica competenze negli ambiti più specifici, dall’economia alla comunicazione, passando per la logistica e la gastronomia, richiedendo al contempo concentrazione su ogni minimo dettaglio. 

La gestione del ristorante: cosa comporta

Può un restaurant manager essere contemporaneamente esperto di marketing e di finanza, grande comunicatore e talent scout, dotato di raffinato intuito nella selezione del personale? La sfida è ardua e parte dalla consapevolezza delle difficoltà da affrontare, ovvero dalla conoscenza di tutti gli elementi da non sottovalutare nella gestione della ristorazione. 

Gestione del ristorante: non solo food&drink

L’offerta di cibo e bevande è dunque solo una piccola componente del restaurant management, specialmente in un’ottica di lungo periodo. In termini pratici, se vuoi garantire successo e prosperità al tuo ristorante guardando con serenità agli anni venturi, dovrai occuparti in prima persona del calcolo del food cost, valutare strategicamente le assunzioni (fisse e stagionali), considerare la scelta dei fornitori che sono un asset fondamentale per la sostenibilità economica dell’attività. 

Ruoli e responsabilità nella gestione dei ristoranti 

Tra le responsabilità del manager di un ristorante c’è la costruzione di un ambiente di lavoro positivo, e di conseguenza più efficace. 

Considera il lavoro di squadra un valore fondante, specialmente oggi: la gerarchia netta ha lasciato il passo all’organizzazione orizzontale, all’interno della quale il gestore collabora propositivamente con i propri dipendenti. 

Componi il tuo team in maniera oculata, considerando il ruolo fondamentale svolto da ogni singola figura, dal membro della brigata di cucina al cameriere, passando per l’addetto al servizio clienti al responsabile della comunicazione. Ciascuno ha precise responsabilità e può essere coinvolto più attivamente con una formazione specifica e continuativa. 

La carica più delicata è certamente quella dello chef, team leader della cucina cui delegare una responsabilità cruciale. Bisognerà dunque prestare particolare attenzione alla sua assunzione, definendo il profilo ricercato in base alle caratteristiche e alle ambizioni del ristorante. 

Va considerata infine l’importanza del lavoro stagionale per ottimizzare i profitti nei periodi di grande afflusso senza perdere il giusto ritmo con la tua squadra fissa. Anzi: coinvolgila attivamente nella selezione dei dipendenti temporanei!

Il ruolo chiave del management nella ristorazione

Gestire un ristorante significa quindi farsi garanti della sintonia dell’intero team, assicurando la giusta motivazione anche per migliorare la soddisfazione della clientela. Un ruolo chiave, quello del management della ristorazione, che deve essere in perfetto equilibrio tra la promozione del successo finanziario dell’attività e l’esperienza dei clienti, efficienza del flusso di lavoro e servizio impeccabile, controllo dei costi e nuovi valori da trasmettere. 

Perché nella gestione di un ristorante contemporaneo bisogna considerare la responsabilità sociale che essa comporta, ovvero tutto l’assetto valoriale oggi connesso all’alimentazione. L’etica, le strategie anti-spreco e la sostenibilità ambientale non possono essere ignorate: rendi il tuo ristorante solidale e comunica le tue attività sociali alla clientela, che senza dubbio apprezzerà. 

Un grande lavoro di coordinamento, insomma, che non può tralasciare la sicurezza alimentare. Un ristorante deve essere efficiente rispettando tutti gli standard, dalle preparazioni alimentari alla manutenzione delle scorte. E anche questa garanzia è un preciso ruolo del restaurant manager. 

La gestione operativa del ristorante

Passando all’operatività, possiamo fornirti un decalogo di best practice per la gestione delle attività di ristorazione:   

1. Digitalizzare la gestione delle prenotazioni, risparmiando tempo e riducendo l’errore umano;
2. Implementare un software per l’assegnazione dei tavoli, ottimizzandone la rotazione e riducendo i tempi di attesa; 
3. Automatizzare l'evasione degli ordini, utilizzando dispositivi POS avanzati;
4. Ottimizzare l'inventario, monitorando i livelli di scorta e prevenendo gli sprechi; 
5. Negoziare con i fornitori in modo da ottenere prezzi e contratti migliori;
6. Offrire al personale una formazione continua, anche sul servizio e l'accoglienza della clientela e svolgere puntuali briefing per migliorare l’operatività quotidiana;
7. Gestire i reclami efficacemente, creando procedure standard per rendere la risposta tempestiva;
8. Monitorare le prestazioni del ristorante, analizzando regolarmente dati come tempi di attesa, feedback dei clienti e costi operativi, per identificare aree di miglioramento;
9. Creare programmi di fidelizzazione per incentivare il ritorno della clientela;
10. Rimanere aggiornati sulle ultime tendenze del settore della ristorazione e adattarsi rapidamente ai cambiamenti come, per esempio, sperimentare nuovi piatti, tecnologie e strategie di marketing per mantenere il ristorante competitivo e interessante per i clienti.

I segreti del revenue management per ristoranti

Per una perfetta gestione finanziaria, invece, dovrai applicare i segreti del revenue management, che possiamo definire come la tecnica di gestione dei ricavi volta a ottimizzare le entrate massimizzando l’occupazione. Il che significa, in altre parole, ottenere il massimo rendimento per ciascun coperto del ristorante. 

Come mettere in pratica il revenue management con successo? Per prima cosa è necessario studiare efficacemente il menù, stabilendo i prezzi ottimali, anche sulla base dell’analisi dei dati di mercato e della concorrenza. 

Implementa strategie di prezzo che consentano di ottimizzare i costi, risparmiando senza compromettere la qualità, assicurando una buona redditività al tuo ristorante. A questo punto potrai adattare il menù in base alla stagionalità e creare promozioni: promuovi la tua proposta con efficaci strategie di marketing in modo da garantire guadagni costanti e attrarre nuovi clienti. 

Analizza le performance della tua attività: potrai prendere decisioni informate sul lungo periodo. Per esempio, sai calcolare il tempo medio del servizio? Si tratta di un dato fondamentale nel revenue management per ristoranti. Monitorare le prestazioni è indispensabile per migliorarle! 

Promuovere le relazioni con i clienti nel settore della ristorazione

Un ristorante ha successo se ha cura della propria clientela, prima, durante e dopo il servizio. Ma soprattutto, se è in grado di far ritornare i clienti e acquisirne di nuovi attraverso efficaci attività di marketing e comunicazione. 

Come metterle in atto? Innanzitutto implementando strategie di CRM (Customer Relationship Management): sfrutta al massimo i dati dei clienti e crea per loro offerte personalizzate. Analizza i loro gusti e fai tesoro dei loro feedback: ti sarà utile non solo per accoglierli al meglio la prossima volta, ma anche per identificare punti di forza e debolezza, nonché margini di miglioramento, del tuo locale. 

Premia il ritorno della clientela attraverso un programma fedeltà vantaggioso e stimolante come Yums, che peraltro semplifica la customer experience (un esempio? Il sistema di pagamento al tavolo TheFork Pay, pratico per il cliente e senza commissioni per il ristoratore). Aumenta lo scontrino medio, passando dalla fidelizzazione della clientela e dalla creazione di offerte personalizzate. 

E se applicare tutti questi consigli pare impossibile, sappi che TheFork Manager è la piattaforma N.1 in Europa per un’efficace gestione del ristorante. Uno strumento unico in grado di semplificare l’operatività quotidiana, dalle prenotazioni online alla reportistica, e offrirti allo stesso tempo la massima visibilità. Sorridi ai tuoi ospiti e offri loro il meglio, a (quasi) tutto il resto pensa TheFork.