Restaurantmanagement: Der umfassende Leitfaden für deutsche Gastronom:innen

Als Inhaber:in eines Restaurants wissen Sie: Das Restaurantmanagement ist ein wesentliches Element jedes erfolgreichen Restaurants. Es kümmert sich um die operative Verwaltung des Restaurants und des Personals, das Finanzmanagement, das Marketing und die PR, die Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften und nicht zuletzt um die Zufriedenheit der Gäste. Und die Welt der Gastronomie wird immer komplexer und dynamischer. So sieht sich das Restaurantmanagement von heute mit vielen Herausforderungen konfrontiert. Gastronomische Betriebe befinden sich nicht nur im harten Wettbewerb, sie müssen sich auch den sich ständig ändernden Ansprüchen von Gästen anpassen. 

Dieser Artikel gibt Auskunft über die Aufgaben des Restaurantmanagement, die Rollen und Verantwortlichkeiten und darüber, wieso das Restaurantmanagement in gastronomischen Betrieben wesentlich ist. Zudem erfahren Sie, wie Sie die Beziehungen zu Gästen optimal kultivieren können. 

Das Restaurantmanagement: Was es umfasst 

Mit jedem Element eines Restaurants steht und fällt auch sein Erfolg. Das Restaurantmanagement kümmert sich darum, dass jedes dieser Elemente optimal verwaltet wird. Vom Personal über die Hygienevorschriften bis hin zur Öffentlichkeitsarbeit und den Finanzen. 

Restaurantmanagement: Mehr als nur Essen und Trinken

Ein erfolgreiches Restaurant lebt von seinen Speisen und Getränken, aber ohne ein gutes Restaurantmanagement leidet langfristig der Erfolg des Restaurants. Ganz egal, wie hervorragend die Küche ist! 

Ein gutes Restaurantmanagement sorgt unter anderem dafür, dass das Personal zu den richtigen Zeiten eingesetzt wird, bewertet Mitarbeiter:innen, überwacht die Budgetierung für einzelne Geschäftsbereiche, kümmert sich um Feedback der Gäste und um passende Lebensmittel-Lieferant:innen. Auch Eventplanung, Preisgestaltung und Menüplanung sind wichtige Themen für das Restaurantmanagement. 

Rollen und Verantwortlichkeiten im Restaurantmanagement

Da jedes Restaurant einzigartig ist, d.h. die Größe, Art und weitere Faktoren, die sich von anderen Restaurants unterscheiden können, fallen auch die Rollen und Verantwortlichkeiten im jeweiligen Restaurantmanagement anders aus. 

Das wesentliche Team des Restaurantmanagements besteht aus Restaurantmanager:innen, dem oder der Sous Chef:in und der Serviceleitung. Weitere Rollen sind Köch:innen, Kundenservice, Service-Personal, Küchenpersonal und Personal fürs Marketing. Um möglichst effektiv zu sein, stimmt sich das Team untereinander und mit der Geschäftsführung ab. Beispielsweise bespricht sich der oder die Sous Chef:in mit der Restaurantleitung, um das Menü zu planen.

Die Schlüsselrolle des Managements in der Gastronomie

Das Restaurantmanagement beeinflusst den Erfolg eines Gastronomiebetriebes wesentlich. Ein gutes Restaurantmanagement kann Chaos verhindern, wie beispielsweise, dass zu wenig Personal zu Stoßzeiten eingeplant wird oder Gäste überraschend nicht erscheinen.

Es kümmert sich um die Abläufe, das Personal, das Menü, die Finanzen und die Gästezufriedenheit. Damit wirkt es nachhaltig auf den Erfolg und die Reputation des Unternehmens. 

• Personalverwaltung: Die Aufgabe der Restaurantleitung ist es, das richtige Personal einzustellen und dessen Motivation und Leistung kontinuierlich zu fördern. Dazu gehört es, für ein gutes Arbeitsklima zu sorgen, regelmäßig Feedback zu geben und Schulungen zu organisieren. 
• Lebensmittel - Effizienz und Hygienevorschriften: In einem Gastronomiebetrieb ist die Einhaltung der Hygienevorschriften das A und O. Restaurantmanager:innen sind deswegen in alle Bereiche des Restaurants involviert, die sich mit den besten Praktiken der Lebensmittelhygiene beschäftigen: Von der Küche über das Lager bis hin zum Restaurantbereich. 

Förderung des finanziellen Erfolgs und der Zufriedenheit der Gäste: Auch die Finanzen des Restaurants fallen unter den Verantwortlichkeitsbereich des Restaurantmanagements. Die Budgetierung von Einkäufen und Kategorisierung der Ausgaben gehören ebenso dazu wie Strategien zum Erreichen finanzieller Ziele. Das Management möchte außerdem Erwartungen der Gäste erfüllen und für ein gutes Image sorgen.

Die operative Steuerung des Restaurants

Die operative Steuerung, d.h. das Management der Aktivitäten im Restaurant, ist ebenfalls Sache des Restaurantmanagements. 

Das sind die Best-Practices einer effizienten operativen Steuerung: 

• Vereinfachung der täglichen Abläufe: Jeder Tag im Restaurant ist anders - Die Welt der Gastronomie ist dynamisch. Eine effiziente operative Steuerung verwaltet Reservierungen, kümmert sich um die Zuweisung von Tischen,  Personalschichtpläne, die Bearbeitung von Bestellungen und den Kundenservice. Die Restaurantleitung muss diese Prozesse optimieren, damit jedes Rädchen optimal ineinander greift. 
• Optimierung der Lagerbestände und Einkäufe: Um Gewinne zu erhöhen und um Verschwendung zu vermeiden, müssen Lagerbestände und Einkäufe optimal aufeinander abgestimmt sein. Dazu gehören die Optimierung der Lieferkette, Kostenoptimierung von Lager und Waren, Verhandlung mit Lieferant:innen und Upselling. 
• Kundenservice und Erfahrung der Gäste: Das Feedback der Gäste ist wertvoll; zufriedene Gäste kommen wieder und empfehlen Sie gerne weiter. Die operative Steuerung verwaltet das Feedback und implementiert es, indem Personal und Köch:innen geschult werden und das Problembewusstsein geschärft wird.  

Die Geheimnisse des Revenue Managements für Restaurants

Das Revenue Management steuert die Preise und Kapazitäten im Restaurant, um Umsatz und Gewinn zu maximieren. 

So nutzen Sie das Revenue Management in einem Restaurant am effektivsten: 

• Effektive Preisstrategien: Das Revenue Management gestaltet die Preise auf Grundlage von Marktdaten, eigenen Kosten und Preisen der Konkurrenz. Wenn Preise kontinuierlich überwacht und regelmäßig angepasst werden, können Gewinne langfristig maximiert werden. 
• Maximierung der Einnahmen durch Menüplanung und Promotions: Ein ausgefeiltes, durchdachtes Menü, das Raum für Veränderungen lässt, kann Gäste binden. Die Planung von Angeboten, saisonalen Menüs und Tagesmenüs - angepasst an kulinarische Trends und Erwartungen der Gäste - kann langfristig die Einnahmen steigern.  
• Nutzung der Datenanalyse für fundierte Entscheidungen: Auf Basis von Marktanalysen, Feedback der Gäste und Verkaufsdaten können Restaurantmanager:innen Verbesserungspotentiale erkennen und dementsprechend Betriebsabläufe und Marketingstrategien optimieren. Mit TheFork können Sie sowohl Ihre Reservierungen als auch Tischpläne zentralisiert verwalten. 

Förderung der Gästebeziehungen in der Gastronomie

Tadelloser Service alleine reicht nicht, um Gäste zu binden. Gästebeziehungen finden längst nicht mehr nur im direkten Kontakt statt, heute hängt ihr Erfolg auch von effektiven Marketing- und Kommunikationsstrategien ab. 

So stärken Sie Gästebeziehungen: 

• Umsetzung von CRM-Strategien: Mit einem CRM (Customer Relationship Management) haben Sie Ihre Kunden immer im Blick. Hier können Sie persönliche Kundenwünsche speichern, E-Mail-Adressen für spezielle Angebote sammeln und Daten analysieren. 
• Erfassung und Analyse von Feedback: Das Feedback Ihrer Gäste - sei es durch Umfragen, Bewertungskarten oder Online-Bewertungen - ist ein entscheidendes Hilfsmittel, um Ihr Restaurant zu optimieren. Negatives oder positives Feedback kann ausgewertet und analysiert werden. So können Sie leicht Verbesserungspotential erkennen und sehen, welche Vorlieben Ihre Gäste haben.
• Steigerung der Kundenbindung und -treue: Ein Kundenbindungsprogramm oder Treuepunkte-Programm fördert die Kundentreue und die Reputation des Restaurants - Und loyale Gäste kommen gerne wieder.

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