Så hanterar du uteblivna gäster på din restaurang

Uteblivna gäster är ett problem för många restauranger och leder till både ekonomiska och logistiska svårigheter. TheForks restauranghanteringssystem TheFork Manager ger dig effektiva verktyg för att hantera uteblivna gäster och har hjälpt våra partnerrestauranger att nå en så imponerande låg nivå av uteblivna gäster som endast 0,8%.

Att förstå orsakerna till att gäster uteblir är nyckeln till att effektivt förebygga problemet. Vissa kunder glömmer sina bokningar, särskilt om de görs långt i förväg och inga påminnelser skickas ut. Andra kan utebli på grund av oförutsedda omständigheter, som personliga nödsituationer eller plötsliga arbetsåtaganden som gör att de inte kan avboka i tid. Vissa kunder ändrar helt enkelt sina planer och missar att meddela restaurangen.

Uteblivna gäster kan även bero på bristande kommunikation mellan restaurangen och kunderna. Om påminnelser inte skickas ut eller om bokningsdetaljerna är otydliga kan det leda till missförstånd och resultera i uteblivna besök.

Dessutom löper restauranger som saknar en tydlig policy för bokning och avbokning en ökad risk för uteblivna gäster. Utan tydliga konsekvenser för uteblivna bokningar kanske kunderna inte tar sina åtaganden på allvar.

Konsekvenserna av uteblivna gäster för restaurangägare

Restaurangägare står inför potentiella intäktsförluster när bokade bord förblir tomma, vilket leder till förlust av inkomster både från de bokade gästerna och från möjligheten att låta drop-in kunder ta de lediga platserna. Förlusterna från uteblivna gäster kan variera mellan 5% och 20%, och påverkar restauranger i alla storlekar, från små kvarterskrogar till stora kedjor.

Uteblivna gäster leder även till logistiska problem såsom ökat matavfall eftersom  du som restaurangägare planerar dina inköp och matleveranser baserat på det förväntade antalet kunder. När de inte dyker upp resulterar det i extra kostnader och potentiellt matavfall.

Men det slutar inte där. Uteblivna gäster kan också skapa oreda i restaurangens dagliga drift och påverka både personalen och verksamheten. Restaurangägare planerar ofta sin personalstyrka utifrån det förväntade antalet gäster. När dessa inte dyker upp leder det till överbemanning, där fler anställda än nödvändigt finns på plats för att ta hand om de faktiska gästerna. Denna överbemanning resulterar i betydande extra kostnader, då restaurangägaren måste betala lön till onödigt många anställda, vilket urholkar vinstmarginalerna.

Minska uteblivna gäster med TheFork Manager

TheFork Manager är ett komplett verktyg för restaurangadministration som hjälper dig att samordna alla dina bokningar, maximera beläggningsgraden och enkelt kommunicera med samt behålla dina kunder. Verktyget är också effektivt för att minska antalet uteblivna gäster. Med hjälp av TheFork Manager har  partnerrestauranger reducerat sin andel uteblivna gäster till så låga nivåer som 0,8%.

Använd kreditkortsgaranti

Att kräva kreditkortsgaranti är ett enkelt och effektivt sätt att motverka uteblivna bokningar. När kunden förbinder sig ekonomiskt genom att göra en förskottsbetalning eller registrera sina bankuppgifter ökar sannolikheten att de fullföljer sina bokningar, eftersom de riskerar att bli debiterade om de inte dyker upp.

Med TheFork Manager kan du enkelt anpassa denna funktion efter dina affärsbehov. Du kan bestämma debiteringsbeloppet, ange för hur många personer kreditkortsgarantin ska gälla, och fastställa hur lång avbokningstid som krävs innan avgifter tas ut. Genom att implementera kreditkortsgarantin kan du minska antalet uteblivna gäster med 65% och dessutom säkerställa att du får kompensation även om kunden inte dyker upp.

Skicka gratis bokningspåminnelser

Med TheFork Manager kan restaurangägare enkelt skicka automatiska påminnelser om bokningar via e-post och/eller SMS. Du kan ställa in så att meddelanden skickas ut några dagar innan den planerade bokningen. Alla kostnader för denna tjänst täcks av TheFork, vilket innebär att det inte tillkommer några extra avgifter för dig!

Gör det enkelt för dina kunder att avboka

En smidig avbokningsprocess kan effektivt minska antalet uteblivna gäster på din restaurang. Med TheFork Manager kan dina gäster enkelt avboka sitt bord med bara ett klick.

Inför en väntelista

Med TheFork Manager kan du skapa en väntelista för kunder som inte fått någon bokning. Om ett bokat bord inte blir upptaget kan du snabbt tilldela det till någon på väntelistan. Detta hjälper dig att få ut så mycket som möjligt av dina bordsplatser och minimera intäktsförluster.

Bedöm kundens tillförlitlighet

Med TheFork Manager kan du tilldela en tillförlitlighetsindex till varje kund baserat på deras tidigare bokningar. Indexet (representerat av en grön, orange eller röd prick) kommer att hjälpa dig att bedöma om kunden kommer att vara en utebliven gäst eller inte. Om en kunds tillförlitlighetsindex är lågt kan du vidta förebyggande åtgärder som att skicka påminnelser eller ringa dem för att förhindra uteblivna besök.

Redo att minska uteblivna besök på din restaurang? Kontakta vårt team av experter för rådgivning och hjälp med att implementera de olika verktygen i TheFork Manager.

*Data observerades på bokningar gjorda via TheFork med kreditkortsgaranti i Frankrike i september 2022.

**TheFork 2022 artikel, länk