Clienti inaspettati? No problem con il software di gestione del ristorante!

Ricevere più clienti del normale può essere un segnale molto positivo, in quanto potrebbe significare che molti clienti scelgono la tua attività e sono pronti ad avere una deliziosa esperienza nel tuo locale. Tuttavia, quando il ristorante è molto pieno, riuscire a distribuire le risorse, offrire un buon servizio e soddisfare a pieno i commensali può risultare molto complicato.

Fortunatamente, la tecnologia è qui per aiutarci. La soluzione, in questo caso, consiste nell'utilizzo di un software di gestione del ristorante, TheFork Manager, il quale dispone di funzionalità perfettamente ottimizzate per aiutarci a superare questi sconvenievoli contrattempi.

Come? In tanti modi diversi:

Prima dei pasti

Se decidi di pubblicare il tuo ristorante su TheFork potrai ricevere prenotazioni online, le quali garantiscono un maggior controllo del tasso di occupazione della sala, così che potrai configurare il numero di coperti del tuo locale e conoscere in anticipo il numero di clienti che riceverai in un dato orario, in modo da esser sempre pronto ad accoglierli.

D'altro canto, disponendo anche di un software di gestione del ristorante, come il TheFork Manager, potrai sistemare ognuna di queste prenotazioni nel piano digitale della sala, il quale funziona come una guida affinché tu e la tua squadra possiate sapere dove ubicare correttamente i clienti al loro arrivo al locale, evitando qualsiasi improvvisazione. Ad esempio:

• Se un cliente fa una prenotazione - online o al telefono - per due persone, potrai annotarla direttamente nel tuo software di gestione del ristorante ed assegnarla nel piano digitale della sala ad un tavolo per due durante il pasto di riferimento.
• Se invece ricevi una prenotazione per 10, potrai spostare i tavoli nel piano digitale della sala in modo da sapere perfettamente dove ubicare i clienti prima ancora del loro arrivo, ma anche dopo!
• se raggiungi il massimo delle prenotazioni a cena oppure a pranzo, potrai chiudere la disponibilità di coperti, evitando così che ti arrivino nuove prenotazioni che ti manderebbero in overbooking.

A maggior controllo delle prenotazioni, equivale una miglior gestione della sala.

Ecco alcuni piccoli consigli per evitare inconvenienti dell'ultimo minuto:

• Stabilire un tempo determinato per l'occupazione di ogni tavolo della sala.

Se deficinisci un tempo di occupazione per ogni tavolo, potrai organizzare più facilmente le tue prenotazioni, raddoppiare il servizio e rendere al massimo i tuoi guadagni. Alcuni ristoranti hanno una media di un'ora, ad esempio, ma si tratta di un parametro relativo che potrai stabilire con la quotidiana esperienza nella tua attività.

Puoi anche fissare turni ed orari per i tuoi pasti, ad esempio uno alle 8 ed un altro alle 10 per la sera, in modo da gestire al meglio il tuo tasso di occupazione e assicurarti che i clienti abbiano un'ora definita di arrivo e un tempo di permanenza nel ristorante.

Se scegli di adottare questo strumento, è molto importante informare i clienti del tempo stabilito per la loro prenotazione, in modo da evitare che restino più tempo del dovuto e riducenndo il tempo di attesa per i clienti "extra".

Durante i pasti

Abbiamo organizzato insieme il servizio di sala nel piano digitale. Bene! Ma che succede se arrivano 15 clienti all'ultimo minuto per festeggiare un compleanno? Oppure se un cliente ha prenotato per tre persone ma si presenta con altri 4 amici? O siamo in alta stagione oppure è un giorno speciale come San Valentino ed aumenta incredibilmente l'affluenza dei commensali? Chiudiamo la porta a clienti extra?

Ogni ristorante ha le sue proprie caratteristiche e le sue regole interne per froteggiare adeguatamente casi come questo. Tuttavia, si tratta di situazioni che se affrontate adeguatamente, possono trasformarsi in grandi opportunità.

Con il software di gestione del ristorante potrai contare su una mano in più per riuscirci, dal momento che ti consente di visualizzare e gestire l'occupazione della sala in tempo reale e poter prendere decisioni dell'ultimo minuto:

• Se hai delle persone in attesa, puoi visuallizzare nel piano digitale della sala i tavoli che si liberano mano a mano per poterli poi occupare più rapidamente.
• Puoi anche sapere se una prenotazione ha un significativo ritardo oppure si tratta di un no show e liberare il tavolo per un altro cliente più rapidamente.
• Il software di gestione del ristorante è in grado anche di mostrarti in tempo reale da quanto tempo un tavolo è occupato dai commensali, in modo da farti calcolare cosa manca per renderla disponibile e servire al meglio i clienti extra, dando loro informazioni chiare sui tempi di attesa ed offrirgli aperitivi al bancone per compensare.
• Se ricevi un gruppo numeroso in maniera del tutto inaspettata, puoi chiudere in tempo reale le disponibilità online, in modo da non ricevere più clienti all'ultimo minuto e poter servire al meglio i tuoi clienti di passaggio.

Dopo i pasti

Quando i clienti se ne sono andati dal tuo locale, puoi utilizzare al meglio le informazioni registrate nel software circa l'occupazione della sala, in modo da poter realizzare analisi e valutazioni ex-post in modo da poter adottare le strategie più adeguate.

Ad esempio:

• Registrare nel software di gestione del ristorante le abitudini di consumo durante i pasti, per giorno, settimana, mese e stagione, ti permette di prendere decisioni in anticipo, come aumentare lo spazio, mettere più tavoli e coperti, assumere personale extra, aumentare il tuo magazzino e servire al meglio i clienti senza prenotazione.
• E' anche utile conoscere le abitudini di consumo dei tuoi clienti abituali e i momenti in cui con certezza verranno al tuo locale, per coordinare al meglio la sala piena dando priorità a questi commensali.

In conclusione, avere il massimo del controllo dell'occupazione della sala sarà la chive di volta per avere il massimo da ogni servizio di sala e di cucina, specialmente per quei ristoranti che ricevono più clienti del normale. Noi te la mettiamo in maniera semplice... che aspetti ad avere anche tu il TheFork Manager?

Sí, voglio provare TheFork Manager ner mio ristorante.