Dall'acquisto alla tavola: gestione efficace dell'inventario del ristorante

Se sei proprietario di un ristorante sai che una delle attività più complesse è la gestione dell'inventario. Un controllo minuzioso delle scorte e della loro data di scadenza garantisce, infatti, la stagionalità degli ingredienti, la freschezza del menù e contribuisce alla sostenibilità del tuo business. 

Secondo il Food Waste Index Report 2024 (Rapporto 2024 sui consumi alimentari) dell'UNEP, il settore della ristorazione sarebbe responsabile del 29% degli sprechi alimentari a livello globale. Un dato che mette in allarme e invita i ristoratori a ottimizzare i costi per evitare il consumo di cibo, incidendo positivamente sulla redditività del locale. 

Con TheFork Manager puoi accedere a strumenti dedicati che ti permettono di semplificare più aspetti legati alla gestione del ristorante stesso - dallo staff alla materie prime - e ridurre così costi e sprechi operativi. 

L'importanza della gestione dell'inventario per i ristoranti  

La gestione dell'inventario di un ristorante può rappresentare una sfida perché le "merci" conservate, in questo caso, sono materie prime deperibili che si deteriorano velocemente. 

Per evitare sprechi e garantire la freschezza degli ingredienti a ogni servizio, dovrai implementare una serie di best practice per un monitoraggio attento ed efficace. 

• Riduci i costi alimentari e aumenta la redditività attraverso uno studio dei prodotti maggiormente utilizzati. Una volta individuati, verifica la loro disponibilità su base giornaliera per capire se le porzioni possono essere ridotte oppure se c'è un surplus. 
• Evita rotture di stock monitorando i livelli delle scorte su base periodica. In questo modo, non rimarrai mai senza gli ingredienti indispensabili per la realizzazione dei tuoi piatti, migliorando notevolmente l'esperienza della clientela. 
• Rendi le operazioni più efficienti e aumenta la produttività tramite una pianificazione quotidiana dei turni del personale di sala e di cucina in base alle esigenze di servizio. Uno strumento in grado di mostrare visivamente il tasso di occupazione dei tavoli e il numero di prenotazioni come TheFork Manager può aiutarti a ottimizzare i processi. 
• Garantisci la qualità e la freschezza degli ingredienti grazie a una fornitura a km 0. Così facendo, valorizzerai i prodotti del territorio e darai il tuo contributo all'economia locale. Scegli materie prime di qualità a prezzi contenuti e stupisci i tuoi clienti con proposte stagionali in linea con la filosofia del tuo ristorante.   
• Minimizza lo spreco alimentare e promuovi la sostenibilità per soddisfare le esigenze dei commensali. Crea dei piatti da condividere o, se noti che i clienti lasciano molti avanzi, riduci le porzioni.

Scegliere il software adeguato per la gestione dell'inventario dei ristoranti  

Quali sono i fattori da prendere in considerazione nella scelta di un software per la gestione dell'inventario del tuo ristorante? Innanzitutto, parti dal presupposto che la tecnologia può essere una valida alleata nello svolgimento di operazioni lunghe e complesse.

Il primo elemento a cui fare attenzione è la dimensione del locale. Una piccola trattoria avrà esigenze diverse rispetto a una grande catena di ristoranti. Questo si traduce in un diverso approccio all'acquisto degli ingredienti e, di conseguenza, a una diversa gestione dei prodotti conservati in magazzino. Grazie a strumenti di analisi predittiva avanzati e a un monitoraggio in tempo reale delle scorte, non rimarrai mai out of stock e potrai soddisfare le richieste dei tuoi clienti. 

In base al tipo di attività, dovrai valutare le caratteristiche e le funzionalità del software. Non potranno mancare: 

• un tracking inventory per un controllo costante degli ingredienti, la loro provenienza, la data in cui è stato effettuato l'acquisto e la data di scadenza del prodotto. In questo modo, potrai categorizzare i prodotti e ridurre gli sprechi alimentari;
• un pannello per il monitoraggio dei livelli di stock per controllare quali merci sono rimaste inutilizzate, tenere traccia dei dati relativi alle vendite ed eventuali variazioni così da poter migliorare la marginalità del tuo business;
• un sistema POS integrato per procedere prontamente a inoltrare gli ordini ai fornitori. 

Scopri come TheFork Manager può aiutarti nella gestione del tuo ristorante e della planimetria del tuo locale!
 

Implementare un sistema efficace per il restaurant inventory management

Ora che hai scelto il software più adatto per l'inventario del tuo ristorante, è arrivato il momento di sfruttarne tutte le potenzialità. Ecco alcuni consigli per massimizzare l'efficacia di questo strumento.

• Innanzitutto, forma il personale all'utilizzo del tool. Questo ti permetterà di allineare tutti sulle caratteristiche e funzionalità della nuova tecnologia adottata, semplificando i processi per svolgere le operazioni di controllo dello stock più rapidamente. 
• Stabilisci delle procedure chiare per la ricezione delle merci e lo stoccaggio dell'inventario per gestire correttamente le materie prime dal momento in cui arriveranno nel tuo ristorante fino all'impiattamento. 
• Effettua inventari fisici regolari affinché i dati digitali siano sempre allineati con la reale disponibilità delle merci in magazzino. 
• Controlla le tue forniture e, se necessario, procedi a inoltrare tempestivamente ordini di rifornimento.
• Analizza dati e report per identificare eventuali trend, variazioni, ripetizioni e aree di miglioramento. Non farti cogliere impreparato: ogni dettaglio può fare la differenza! Un Restaurant Revenue Management (anche noto come RevPash) equilibrato a livello di risorse e tempistiche attirerà l'attenzione della giusta clientela, aumentando le tue entrate e perfezionando l'esperienza gastronomica che proponi ai tuoi clienti. 

Come “fare l'inventario” nel ristorante

Hai mai sentito parlare di FIFO (anche nota come First In, First Out)? Si tratta di un metodo secondo il quale le materie prime che vengono acquistate prima devono anche essere le prime a essere utilizzate. In questo modo, riduci il rischio di sprechi e tuteli i clienti, mantenendo alti gli standard qualitativi della tua proposta gastronomica. 

Un'altra mossa vincente è quella di implementare un sistema di etichettatura efficace. Così facendo, potrai organizzare al meglio il tuo magazzino e controllare facilmente il livello delle scorte. Ricorda di segnare sempre sull'etichetta la data di acquisto e di scadenza della merce nell'ottica di una conservazione sicura degli alimenti. 

Con la digitalizzazione e l'utilizzo di software in ambito ristorazione, i processi risultano maggiormente automatizzati. Sfrutta anche tu queste tecnologie per ridurre le tempistiche legate alle operazioni manuali e risparmiare sulla manodopera.
Infine, cerca sempre di migliorare l'organizzazione del tuo magazzino grazie alla consulenza di esperti. Un confronto sulle metodologie più efficaci per la gestione dell'inventario del tuo ristorante può aiutarti a sviluppare una tua tecnica personalizzata, assicurando un incremento della marginalità e il successo del tuo locale.