La file d’attente virtuelle pour les restaurants: comment fonctionne-t-elle et quel est son intérêt ?

Lorsqu’un restaurant a un carnet de réservations complet, une file d’attente virtuelle peut donc être très utile: aussi bien pour les clients en attente d’une table que pour votre établissement.

File d'attente virtuelle: qu'est-ce que c'est et comment ça marche ?

Une file d’attente virtuelle est un système automatique qui gère et suit les clients qui arrivent à votre restaurant sans avoir réservé et qui patientent jusqu'à ce qu’une table se libère. En l’absence d’un système de gestion des clients en attente, surtout aux périodes d’affluence comme le soir en week-end, l’attente peut vite devenir chaotique tant pour les clients que pour le restaurant. 

Les solutions de file d’attente virtuelle courantes dont disposent les restaurants sont, par exemple, l’envoi de SMS, les systèmes d’affichage, les QR codes... Chaque restaurant adopte une méthode différente. Cependant, il peut être intéressant de mettre en place un système spécifique, adapté à ses besoins pour optimiser sa file d'attente virtuelle.

D'ailleurs, si votre restaurant souhaite ajouter une file d’attente virtuelle et bénéficier de tous ses avantages, vous pouvez utiliser des outils comme la fonction de liste d’attente de TheFork Manager. Cette fonctionnalité numérique permet d’ajouter des réservations non prévues dans une file d’attente. Lorsqu’une table se libère, vous pouvez alors facilement avertir le client.
 

Avantages d’une file d’attente virtuelle

Un meilleur suivi du temps d’attente

Le principal avantage pour les restaurants est de disposer d’une solution fluide et plus organisée pour communiquer le temps d’attente prévu à leurs clients. La numérisation de la file d’attente améliore l’exactitude du calcul des temps d’attente, grâce à un suivi précis du taux d'occupation.
Les restaurants peuvent également améliorer le placement de leurs clients, en ayant des informations plus précises : ils savent exactement qui sont les clients et l'ordre dans lequel ils sont arrivés.
Un tel outil leur permet donc de gagner du temps pour gérer la liste d'attente et l'arrivée de nouveaux clients.

Une attente plus agréable pour les clients

L’un des principaux avantages de l’utilisation d’un outil de gestion de file d'attente dans un restaurant est d'optimiser la satisfaction clients.
En effet, une file d’attente virtuelle permet aux clients de votre restaurant d’avoir une idée plus claire du temps qui leur reste à patienter. Cela leur permet également de ne pas avoir à craindre que leur table soit attribuée à d'autres clients puisqu'ils reçoivent une notification ou une alerte leur indiquant qu’une table est disponible. Ils peuvent donc se distraire pendant l’attente en allant boire un verre, au sein du bar de votre établissement par exemple ou en explorant le quartier. 

La file d’attente virtuelle réduit donc l’irritation des clients contraints de patienter et leur évite aussi de rater une table parce qu'ils ne sont pas restés à attendre devant l'établissement. De nombreux clients peuvent se laisser décourager par des temps d’attente prolongés, surtout s’il leur est demandé de patienter devant le restaurant. Une file d’attente virtuelle résout ce problème.

Ainsi, vos clients peuvent désormais gérer beaucoup plus librement leur temps d’attente. Un client averti est un client qui sera plus tolérant et plus facilement satisfait de l'expérience au sein de votre restaurant!
 

Une opportunité d’élargir la base de données des clients

En optant pour une file d'attente virtuelle pour votre restaurant, vous avez ainsi l'opportunité d’étoffer votre base de données clients. Lorsque des clients s’inscrivent à un outil de gestion de file d’attente virtuelle, les restaurants peuvent solliciter des informations telles que leur nom et leur adresse email, en vue de recontacter ultérieurement ces clients. C’est une excellente solution pour communiquer avec de nouveaux clients, les inciter à revenir et les fidéliser ! 

Quel que soit le type de file d’attente virtuelle, la numérisation de votre liste d’attente clients est un atout précieux pour votre restaurant, car elle fluidifie la gestion, évite les no-shows qui impliquent des manques à gagner et permet de mieux satisfaire les clients.
 

Meilleures pratiques pour la gestion des files d'attente virtuelles dans les restaurants

Bien sûr, il vous faudra d'abord choisir le bon outil de gestion des files d’attente pour votre restaurant, qui soit à la fois facile d’utilisation, efficace et pas trop complexe à appréhender pour vos équipes. Mais il vous faudra aussi mettre en place de bonnes pratiques pour vous assurer de la bonne mise en œuvre d'un fichier virtuel, avec des règles établies que vous partagerez avec votre équipe lors de la formation du personnel. 

Certains outils de gestion des files d’attente peuvent s’interfacer avec des outils de gestion, par exemple pour gérer aussi les réservations par téléphone ou de communication pour vous permettre d’avoir plusieurs écrans d’attente d’affichage pour votre équipe.

Études de cas et exemples de restaurants utilisant des files d'attente virtuelles

Des restaurants qui ont implémenté ce genre de services de gestion digitalisée des files d’attente prônent la qualité du service offert au client : au-delà d’une attente vécue positivement par les clients, cela apporte des services additionnels, tels que l’envoi d’un e-mail de rappel au client avec les références de sa réservation et le plan d’accès. C’est aussi une vraie souplesse pour le client en cas de nécessité d’annuler en un clic.

Pour le restaurant, c’est avant tout une gestion optimisée qui fait gagner du temps à toute l’équipe, que ce soit en cuisine ou en salle. C’est le moyen de maximiser l’utilisation des tables, de mieux gérer la logistique et d’éviter le gaspillage. 

Tout cela, pour pouvoir servir les clients en ayant de la souplesse et le sourire aux lèvres !

Et pour finir, cela améliore nettement le taux de no-show qui peut descendre à moins de 0,8%.

Alors prêt à découvrir l’outil de file de réservation virtuelle de TheFork Manager?