Vos clients n’ont pas réservé ? Gérez–les avec un logiciel

Le fait de recevoir plus de clients que vous ne l’espériez peut être un excellent signe, car cela peut indiquer qu’ils sont nombreux à avoir confiance en votre établissement et à avoir envie d’y faire une expérience agréable. Toutefois, quand votre restaurant croule sous les demandes, il peut être stressant et compliqué de répartir correctement les ressources, d’organiser un bon service et de satisfaire les clients.

Par chance, la technologie nous apporte des solutions. C’est le cas de notre logiciel de gestion des réservations, LaFourchette Manager, qui propose des fonctionnalités idéales pour nous aider à surmonter ce contretemps gênant.

Comment ? De plusieurs façons :

Avant vos services

Si vous annoncez votre restaurant sur LaFourchette, vous recevrez des réservations en ligne, ce qui vous garantit un meilleur contrôle du taux d’occupation de vos tables, car vous pouvez configurer le nombre de tables de votre établissement et connaître à l’avance le nombre de clients que vous allez recevoir ainsi que leurs horaires de réservation. Vous êtes ainsi toujours préparé.

En revanche, si vous disposez d’un logiciel de gestion de restaurant, tel que LaFourchette Manager, vous pouvez organiser chacune de ces réservationsdans un plan de salle numérique, qui sert de guide à votre équipe pour qu’elle sache où placer correctement les clients lors de leur arrivée et éviter ainsi au maximum l’improvisation. Voici un exemple :

• Si un client effectue une réservation pour deux personnes, en ligne ou par téléphone, vous pouvez l’enregistrer directement dans le logiciel et lui affecter dans votre plan de salle numérique une table pour deux personnes pendant ce service.
• Si vous recevez une réservation pour 10 personnes, vous pouvez déplacer les tables dans le plan numérique et ainsi placer correctement ces dix clients au cours de ce service.
• Si un service est entièrement réservé, vous pouvez clore en ligne la disponibilité de vos tables et éviter une surréservation.

Mieux vous contrôlerez vos réservations, mieux vous gérerez votre salle.

A cet égard, nous vous conseillons de prendre à l’avance la précaution suivante :

• Fixez une durée d’occupation bien définie pour chaque table.

En effet, si vous définissez la durée d’occupation de chaque table, vous pouvez organiser vos réservations, doubler vos services et rentabiliser au maximum vos bénéfices. Certains restaurants fixent par exemple cette durée à 1 heure en moyenne, mais vous pouvez moduler ce paramètre en fonction de votre expérience au quotidien dans votre établissement.

Vous pouvez aussi définir des rotations horaires pour vos services : le soir, par exemple, proposer un premier service à 20h00 et un second à 22 h00. Vous pourrez ainsi mieux organiser votre taux d’occupation et avoir la certitude que les clients aient une heure d’arrivée fixe et un repas d’une durée prédéfinie.

Si vous décidez d’appliquer ce système, il est très important d’en informer les clients au moment de la réservation. Vous éviterez ainsi qu’ils s’attardent sans le savoir au-delà du délai imparti et réduirez le temps d’attente des clients imprévus.

Pendant vos services

Vous avez correctement organisé vos services dans votre plan de salle numérique. Parfait ! Mais voilà… que faire si 15 clients de passage désireux de célébrer un anniversaire se présentent à l’improviste ? Ou si un client a réservé pour 2 personnes et arrive avec 3 amis de plus ? Ou si vous êtes en haute saison, ou s’il s’agit d’un jour spécial comme la Saint Valentin, avec pour conséquence un afflux massif de clients ? Faut-il fermer la porte au nez de ces clients imprévus ?

Bien évidemment, chaque restaurant a ses particularités et ses normes de fonctionnement dans de tels cas. Néanmoins, ce sont des situations qui, si elles sont gérées avec efficacité, peuvent gérer d’importants bénéfices.

Le logiciel de restaurant est d’un précieux secours dans ce cas précis, car il vous permet de visualiser et de gérer le taux d’occupation des tables en temps réelet ainsi de prendre des décisions instantanées :

• Si vous avez des clients en attente, vous pouvez voir sur le plan de salle numérique les tables qui se libèrent pour pouvoir les réattribuer plus rapidement.
• Vous pouvez aussi savoir si un client qui a réservé est très en retard, ou s’il s’agit d’un no show, et réutiliser plus vite cette table.
• Le logiciel de restaurant indique également depuis combien de temps une table est occupée. Cela vous permet de calculer le temps restant pour qu’elle redevienne disponible et mieux accueillir les clients imprévus, en leur indiquant de façon plus sûre la durée d’attente et en leur offrant des apéritifs au bar pour compenser.
• Si un grand groupe se présente à l’improviste, vous pouvez clore en temps réel les réservations en ligne afin de ne pas enregistrer de réservations supplémentaires de dernière minute pendant ce service, et pouvoir servir correctement ces clients de passage.

Après vos services

Une fois vos clients repartis, vous pouvez mettre à profit toutes les informations sur le mouvement de vos tables enregistrées dans le logiciel de restaurant, et ainsi réaliser une analyse et des évaluations a posteriori pour pouvoir décider des mesures les mieux adaptées.

Un exemple :

• Enregistrez dans le logiciel les habitudes de consommation pendant vos services, par jours, par semaines, par mois et par saisons. Ces indications vous permettent de prendre des décisions à l’avance, par exemple agrandir l’espace disponible, ajouter des tables, embaucher du personnel supplémentaire, augmenter votre stock et pouvoir accueillir efficacement les clients sans réservation.
• Il est également utile de connaître les habitudes de vos clients fidèles et les dates auxquelles vous savez avec certitude qu’ils viendront manger dans votre restaurant, afin de pouvoir coordonner le remplissage de la salle en donnant la priorité à ces clients importants.

En définitive, un contrôle optimal du taux d’occupation des tables est le secret pour réussir tous vos services, surtout dans les cas où vous recevez plus de clients que prévu. Nous vous facilitons la tâche. Si vous n’avez pas encore LaFourchette Manager… qu’attendez-vous ?
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