Software fundamentales para optimizar la gestión de tu restaurante

Gestionar un restaurante es un desafío complejo que requiere una combinación de habilidades en la dirección, la creatividad y el servicio al cliente. Desde la coordinación del personal hasta la satisfacción de los clientes, cada aspecto es importante para el éxito de un restaurante. Para ayudarte en esta tarea, desde TheFork te compartimos diferentes estrategias e ideas de software para restaurantes para tener el control de tu restaurante.

Ventajas del software para restaurantes 

Las principales ventajas del uso de un software para restaurantes son la optimización de los procesos a partir de la recopilación y el análisis de datos para la toma de decisiones y la simplificación de tareas. Mejoras que, en ambos casos, contribuyen a una gestión más eficiente del restaurante y a un mejor control de los costes del negocio.

La implementación de un software para restaurantes facilita a los gestores lidiar de forma más eficaz con el día a día del negocio a través de la digitalización del restaurante; tener un mayor conocimiento y control de los clientes para proporcionarles experiencias gastronómicas personalizadas; lograr una mejora en los márgenes y beneficios del restaurante y tener una mayor comodidad y tranquilidad en la gestión del restaurante. Además, gracias a las opciones de escalabilidad del software para restaurantes es posible adaptar, en cada momento, sus funcionalidades  a las necesidades reales de tu negocio.

Características clave del software de gestión de restaurantes 

Las tecnologías y el software de gestión de restaurantes están en constante evolución por lo que a la hora de elegir un software para tu restaurante encontrarás una amplia variedad de soluciones orientadas a reducir los gastos y los costes del restaurante.

Sin embargo, como veremos más adelante en el post, un buen software de gestión de restaurantes debe ser tu mejor aliado para hacer frente a todas las necesidades de gestión de tu negocio: gestionar las reservas de forma eficiente, controlar los turnos y horarios, gestionar las tareas del personal, verificar las cuestiones sanitarias, impulsar la fidelización de clientes y el upselling, gestionar los pagos, mejorar la visibilidad y la presencia digital de tu marca y restaurante, hacer envíos a domicilio, gestionar stocks y el almacenamiento, facilitar la movilidad...

Cómo elegir el mejor software para tu restaurante 

Elegir el mejor software para tu restaurante puede ser un quebradero de cabeza. Sin embargo, una buena elección te ayudará con la gestión de tu negocio y te permitirá administrar todos los procesos internos de forma rápida, sencilla y eficaz.

Para ello, es importante invertir cierto tiempo en la elección del software y, sobre todo, tener en cuenta estas cuatro recomendaciones: 

1. El software debe adaptarse a tus necesidades. Es importante analizar y detectar todas las necesidades de gestión y las obligaciones legales y laborales de tu restaurante, tanto como negocio, como local. Cada negocio y restaurante es diferente y, por tanto, las necesidades son distintas. Evalúa tus procesos y operaciones, habla con tus empleados, analiza posibles áreas de mejora y, con toda esa información, busca el software que mejor se adapta a tus necesidades. 

2. Analiza las funcionalidades del software para restaurantes. Piensa que hay muchas opciones de software para restaurante, pero no todas tienen por qué ser la adecuada para tu negocio. Hay herramientas más completas, por módulos, software genérico para restaurantes, algunas que te permiten hacer adaptaciones específicas... Analiza las diferentes opciones y comprueba cuál se ajusta a las necesidades específicas de tu restaurante. 

3. Verifica la escalabilidad y la potencia. Lo mejor es optar por un software para restaurantes que sea escalable y, así, poder adaptarlo a las necesidades que tengas en cada momento. Debes de tener en cuenta la potencia, el alcance y las limitaciones del software para que no te impidan gestionar de forma rápida y eficiente todos los datos y necesidades de control de tu negocio en cualquier momento y desde cualquier lugar.

4. Pruébalo antes de implementarlo. Dado que la implantación de un software para restaurantes va a exigir tiempo e inversión, es importante que puedas solicitar una demostración gratuita del software para comprobar si realmente cubre tus necesidades y ofrece las funcionalidades y el rendimiento que estás buscando.

Ahora que ya hemos visto cómo elegir, repasamos diferentes ejemplos de software para restaurantes y las funcionalidades que ofrecen para gestionar las diferentes necesidades del negocio y el local.

Software de gestión de restaurantes: TheFork Manager para una administración eficiente

TheFork Manager, es el software de gestión de restaurante clave para la organización de tu negocio. Centraliza todas tus reservas en un solo lugar (online, telefónicas...), maximiza el número de clientes, reduce los no-shows, fideliza a tus clientes e implementa un sistema de pago digital, todo ello a través de una única herramienta.

Aumenta tu visibilidad y mejora el posicionamiento de tu restaurante

Con TheFork ganas visibilidad creando una página personalizada en la que puedes presentar tu restaurante, tu menú, etc. Los comensales tienen la posibilidad de reservar en la página web o en la app de TheFork en cualquier momento (24/7). ¡Automáticamente estarás disponible para los 20 millones de personas que visitan nuestra web cada mes!

También estarás mejor posicionado en Google, lo que aumentará automáticamente tu número de reservas. Finalmente, instala el motor de reserva de forma gratuita en tus redes sociales y tu página web. No se te cobrará comisión en estos canales.

Centraliza todas tus reservas 24/7

Independientemente de que las reservas se realicen por teléfono, correo electrónico, online o incluso las hagan los clientes directamente en el restaurante, nuestro software de gestión te permite centralizar todas tus reservas y gestionarlas desde un solo programa.

Combate los no-shows

El software TheFork Manager ofrece varias opciones para hacer frente a las reservas fantasmas, o no-shows. Al reservar en TheFork, tus clientes recibirán notificaciones y recordatorios para garantizar que respeten su reserva. TheFork Manager también te permite identificar la confiabilidad de tus clientes para anticipar a las personas que tienden a no cumplir con su reserva. Finalmente, asegura tu actividad exigiendo una garantía bancaria o un prepago de la comida durante el proceso de reserva. Al implementar estas herramientas, los restaurantes asociados a TheFork reducen su tasa de no-show a solo el 0,8 %*. ¿Por qué no intentarlo?

Llena tus mesas vacías

Con TheFork Manager puedes gestionar tus mesas vacías para aumentar la rentabilidad de tu negocio y atraer a nuevos clientes. De hecho, una baja ocupación tiende a alejar a los clientes potenciales. Al utilizar las promociones de TheFork para llenar tus mesas vacías, optimizas todos tus servicios y de esta manera tu rentabilidad, incluso durante los períodos de menor actividad.

Además, tienes el control total sobre la implementación y desactivación de estas promociones, y puedes ver tus resultados en tiempo real en el software TheFork Manager (ingresos adicionales, número de clientes adicionales, etc.).
 

Fideliza a tus clientes y personaliza su experiencia

En TheFork, las opiniones de los clientes están certificadas: sólo los clientes que realmente han comido en tu restaurante pueden dejar una opinión. Los clientes que no se presentaron en el momento de su reserva (no-shows) no podrán dejar una opinión. Gracias al software TheFork Manager, puedes consultarlas, responder y también recibirlas de forma privada para tener mayor conocimiento del cliente.

También tienes la opción de crear tu base de datos 100 % privada para registrar las preferencias de tus clientes, así como enviarles comunicaciones personalizadas por correo electrónico y SMS. Todas estas herramientas te permitirán personalizar la experiencia de tus clientes y fidelizarlos más fácilmente.

Implementa el pago con código QR en tu restaurante

Con TheFork PAY, tus clientes pueden pagar de manera más fácil con sus teléfonos y directamente desde la mesa. Este sistema es simple, rápido y aumenta la seguridad de tus transacciones. Además, es más conveniente para los usuarios, ya que cada vez más clientes prefieren pagar con su teléfono. La implementación de TheFork PAY es gratuita: no hay costes de instalación, ni gestión, ni de transacción (TheFork se encarga de ellos). Puedes ahorrar más de 250 euros al mes en comparación con las transacciones de tarjeta de crédito*.

Software de gestión de caja para restaurantes

Un sistema de gestión de caja eficiente asegura el buen funcionamiento de las operaciones diarias. Los software de gestión de caja se han convertido en herramientas esenciales para los restauradores, ofreciéndoles una solución completa para gestionar fácilmente los pagos. Un software de gestión de caja bien diseñado te permite ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia de tu restaurante. También puedes controlar mejor los costes y minimizar los errores humanos. Entre las opciones disponibles encontramos soluciones como Sighore, Pi Electronique, Agora, ICG, Hippos... que se ajustan a las necesidades de los restauradores.

Software de gestión de inventario

Los sistemas de gestión de inventario pueden ayudarte a administrar mejor tus recursos. Esta modalidad de software para restaurante es una opción perfecta para controlar el aprovisionamiento, el inventario y los pedidos. Varias opciones están disponibles, como GStock, Controliza o Prezo.

Un software de gestión de inventario te permite organizarte mejor y tener siempre lo que necesitas. Estas herramientas ofrecen características avanzadas como el seguimiento de pérdidas, la planificación de producción, la monitorización de los niveles de inventario y la previsión de necesidades futuras.

Al utilizar un software de gestión de inventario, controlas mejor tu aprovisionamiento, evitas las rupturas de inventario y minimizas las pérdidas relacionadas con productos caducados. Gracias a una interfaz intuitiva, puedes registrar fácilmente las entradas y salidas de inventario y generar informes detallados sobre los movimientos de productos. Un software adaptado a tus necesidades simplifica la gestión y reduce los costes relacionados con el inventario.

Software de reclutamiento de personal

La contratación de personal cualificado es un paso crucial en el mundo de la restauración. Para simplificar esta tarea, muchos restauradores recurren a software especializados en el reclutamiento de personal de restaurante, como Factorial, Personio o Beetween.

Software de gestión de personal

La gestión del personal puede ser complicada. Es por eso que el uso de un software de gestión de personal se ha convertido en una necesidad para los restauradores. Estas herramientas están diseñadas para la organización de horarios, salarios y vacaciones de cada empleado.

Las tareas administrativas se simplifican. Estos software ofrecen características útiles para optimizar la gestión de tus empleados mediante la programación de horarios, el seguimiento de la asistencia, el registro de las horas trabajadas y la generación automática de nóminas.

Con un solo software, puedes reunir varias tareas y necesidades en un solo lugar, como registros de personal y documentos de recursos humanos.

Tienes varias opciones de software para facilitar la parte administrativa, como Worky, RH Suite, Combo o Skello.

Software de gestión de tesorería

Los software de gestión de tesorería están diseñados para seguir los flujos de efectivo, gestionar gastos e ingresos, y anticipar las necesidades financieras futuras. Puedes optar por software como Agicap o Izago.

Un software de gestión de tesorería te permite tomar decisiones financieras basadas en datos reales. Al facilitar la facturación y la contabilidad, este software te ayuda a seguir la evolución de tu flujo de efectivo y a anticipar tus futuras decisiones.

Al utilizar un software de gestión, puedes controlar mejor tus finanzas, evitar problemas de efectivo y optimizar tu rentabilidad. De esta manera, puedes hacer un seguimiento de tus gastos, gestionar tus facturas y pagos, y tener una visión clara de tu situación financiera en tiempo real.

Para optimizar tu gestión financiera, invierte en un software adaptado para reducir los riesgos financieros y garantizar la estabilidad y el crecimiento de tu restaurante.

Software de gestión de higiene

La higiene es esencial para garantizar la satisfacción de los clientes y el cumplimiento de las normas sanitarias. Sin embargo, la gestión de la higiene requiere una organización importante expuesta a errores humanos. Los software como Jolt o SafetyCulture ofrecen una solución adecuada para seguir y mantener las normas de higiene en tu establecimiento.

Además de garantizarte el cumplimiento de las regulaciones vigentes, también reduces la cantidad de papel necesario y ahorras tiempo. Estos software ofrecen características prácticas como la planificación de tareas de limpieza, la gestión de controles sanitarios, el seguimiento de las temperaturas y la gestión de la trazabilidad.

Gracias a los software de gestión de higiene, te aseguras de tener un entorno limpio y seguro para tus clientes y tu personal. Puedes crear fácilmente listas de verificación de procedimientos a seguir, hacer un seguimiento de las acciones realizadas, registrar controles sanitarios y generar informes para las autoridades.

Para mantener normas elevadas en cuanto a higiene y seguridad, el software de gestión de higiene es indispensable. Simplifica tu organización diaria y garantiza el cumplimiento de las regulaciones, preservando la reputación de tu establecimiento.

Software de gestión de entregas a domicilio

Para hacer frente a la creciente demanda de servicios de entrega a domicilio, los restauradores tienen la opción de utilizar software de gestión específicos. Estas herramientas son una solución completa para gestionar eficazmente los pedidos de entrega y garantizar una experiencia sin problemas para el cliente.

Un software de gestión de entregas a domicilio bien diseñado permite a los restauradores racionalizar sus operaciones de entrega, facilita la gestión de pedidos online, la programación de entregas, el seguimiento de los repartidores y la gestión de pagos.

Las aplicaciones como Uber Eats, Just Eat o Glovo son las más conocidas del mercado. Además de facilitar los pedidos, aumentan tu visibilidad debido a su popularidad. También puedes tener en cuenta fácilmente los comentarios y opiniones de tus clientes.

Software para optimizar la gestión de la comunicación

La comunicación es esencial para asegurar el éxito de un restaurante. Por eso, debes saber utilizar la gestión de la comunicación a tu favor. Estar presente en una o varias redes sociales (Facebook, Instagram, etc.) es una forma práctica de dar a conocer tu restaurante en el mundo digital.

Algunos software de gestión de comunicación te permiten centralizar, gestionar y programar tus comunicaciones. Software como Hubspot son perfectos para gestionar tus diferentes redes sociales y crear fácilmente contenido para aumentar tu visibilidad. También te permite fortalecer tu relación con tus clientes y optimizar tus campañas de marketing.

Para aumentar tu visibilidad, las plataformas especializadas como TheFork o Tripadvisor permiten a tus posibles clientes encontrar toda la información relevante sobre tu establecimiento e incluso reservar directamente a través de un botón de reserva online. De hecho, el software TheFork Manager te permite integrar un botón de reserva de forma gratuita directamente en tu página web y tus redes sociales, así como en Google, Tripadvisor y la Guía MICHELIN, además de TheFork.