Réduisez les “No Show” grâce à un système de réservation

Aujourd’hui, il est vital de disposer d’un système de réservation en ligne dans le secteur de la restauration. Il est en effet important de choisir un outil qui soit efficace pour enregistrer normalement les réservations, mais qui puisse aussi vous aider à garantir le taux d’occupation dans les moments critiques. Pensez au cas d’un client qui a effectué et confirmé sa réservation, mais qui en définitive, ne se présente pas et omet de vous prévenir.

Le phénomène du “No Show”

Depuis déjà un certain temps, les restaurateurs font de gros efforts pour lutter contre ce phénomène et les résultats commencent à se faire sentir. De ce fait, une étude que nous avons réalisée en 2016 auprès de nos restaurants partenaires montre que les “No shows” représentaient en moyenne 3,6 % des réservations. Heureusement, grâce aux initiatives de TheFork, une tendance à la baisse commence à se dessiner.

Nous sommes aujourd’hui ravis d’annoncer que parmi les initiatives que nous prenons pour faire avancer les choses, à notre modeste manière, nous avons amélioré notre système de réservation, en lui adjoignant quelques fonctionnalités très utiles qui permettent d’atténuer le risque des “No Shows”.

Lisez la suite de cet article et demandez-vous si elles peuvent servir à votre restaurant :

Rappel de réservation automatique et reconfirmation en un clic

Dans cette même étude que nous venons de citer, nous nous sommes aperçus que… le deuxième motif d’un “no show” est que le client a tout bonnement oublié qu’il avait réservé.

Face à ce constat, nous avons retroussé nos manches et fait en sorte que les clients aient moins de chance d’oublier leurs réservations. Comment ? Chaque client reçoit désormais un rappel de réservation par email et SMS contenant tous les détails de la réservation, ainsi qu’un lien d’annulation.

De plus, grâce à TheFork Manager, vous pouvez désormais envoyer en un clic une demande de reconfirmation de réservation à tous vos clients pour un service donné, et ainsi vous permettre de savoir quels sont les clients qui se présenteront dans votre restaurant. La reconfirmation de réservation, indispensable pour garantir le taux d’occupation, n’aura jamais été aussi facile, pratique et automatisée.

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Activation de la liste d’attente

Il peut arriver que lorsqu’un client ne confirme pas sa réservation ou ne se présente pas, le restaurant se retrouve avec une table vide, mais que d’autres clients occuperaient bien volontiers. Comment coordonner ces deux situations ?

Réponse : avec une liste d’attente !

Nous avons ajouté à notre système de réservation une fonction qui permet aux clients visitant le site Web du restaurant de s’inscrire à une liste d’attente lorsqu’il ne reste plus de disponibilités en ligne. C’est une solution qui garantit un bon taux d’occupation au restaurant, qui peut alors se tourner vers cette liste en cas d’annulation ou de “no show”. Les clients, pour leur part, ont plus de possibilités de trouver une place dans le restaurant qu’ils ont choisi sur TheFork.

L’option de la liste d’attente s’affiche au moment où un client demande à faire une réservation dans un restaurant qui affiche déjà complet. L’intérêt est que le système permet de s’inscrire à la liste d’attente et d’être prévenu par le restaurant si une table se libérait à la date choisie, mais aussi à une heure précise au cours des autres services. C’est une solution avantageuse tant pour le restaurant que pour les clients.

Garantie avec l'empreinte de carte de crédit

Les deux fonctionnalités que nous venons de décrire limitent le risque de no-show. Cette troisième fonction l’atténue elle aussi, mais elle garantit en plus à 100% vos réservations, à tout moment. Le restaurant peut en effet prélever une somme sur la carte de crédit du client si ce dernier ne s’est pas présenté et n’a pas prévenu à l’avance pour annuler sa réservation. Son fonctionnement est le suivant :

Le restaurant configure le système en définissant le montant, le délai, ainsi que les jours et les services concernés par l’activation de l’option, et le type de réservation auquel elle sera appliquée. Il est possible d’affecter un montant différent selon le service, les menus ou les types de réservations. C’est une solution idéale pour garantir les recettesaux dates ayant un taux d’occupation instable comme la Saint Valentin, pour les réservations de groupe ou pour les menus spéciaux.

De son côté, lorsqu’il effectue sa réservation, le client communique ses informations de carte de crédit, et est averti qu’une somme lui sera prélevée s’il ne se présent pas et n’annule pas dans les délais fixés par le restaurant, par exemple 24 heures à l’avance. L’option laisse toujours une marge de manœuvre, le restaurant pouvant renoncer à prélever le dédommagement en cas de force majeure ou de raison importante avancée par le client.

C’est un moyen de réduire le no-show, car il demande un engagement plus important des clients envers le restaurant.

Que devez-vous faire pour bénéficier de ces fonctionnalités ?

Si vous n’avez pas encore de système de réservation, nous vous invitons à vous inscrire sur le site de TheFork et à installer TheFork Manager pour votre restaurant en cliquant ici.

Si vous disposez déjà de notre logiciel, adressez-vous à votre conseiller personnel ou envoyez-nous un message à notre email de contact : support@thefork.be. Vous remarquerez la différence !