Optimale Kassensoftware für die Gastronomie: So wählen Sie das richtige System

Was ist eine Kassensoftware für die Gastronomie und warum ist sie wichtig?

Was ist eigentlich eine Kassensoftware, die speziell für die Gastronomie entwickelt wurde? Ganz einfach: Es ist eine digitale Lösung, die weit mehr kann als nur Zahlungen abwickeln. 

Moderne Kassensysteme sind das Herzstück eines jeden Restaurants, von der kleinen Eckkneipe bis zum Sternerestaurant. Sie sind die Schaltzentrale, die Bestellungen, Tischreservierungen, Zahlungen, die Lagerhaltung und sogar die Mitarbeiter:innenplanung miteinander verbindet.

Warum ist das so wichtig? In der Gastronomie geht es oft hektisch zu. Gäste kommen und gehen, Bestellungen müssen schnell und korrekt aufgenommen werden, Rechnungen müssen stimmen. Eine gute Kassensoftware für die Gastronomie sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft. Sie hilft, Fehler zu vermeiden, Zeit zu sparen und den Überblick zu behalten – auch wenn es manchmal stressig wird.

Aber es geht nicht nur um Effizienz. Eine moderne Kassensoftware hilft Ihnen auch dabei, Ihre Kosten zu kontrollieren, Ihre Umsätze zu steigern und Ihren Gästen einen besseren Service zu bieten. Und nicht zu vergessen: Sie unterstützt Sie bei der Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Kassen-Sicherungsverordnung (KassenSichV) mit der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).

Die wichtigsten Funktionen und Vorteile einer modernen Kassensoftware

Eine moderne Kassensoftware für die Gastronomie ist viel mehr als nur eine digitale Registrierkasse. Sie ist ein umfassendes Managementsystem, das Ihnen hilft, Ihren Betrieb effizienter zu machen. Schauen wir uns die wichtigsten Funktionen und Vorteile genauer an.

1. Bestellmanagement

• Bestellaufnahme am Tisch: Ihre Mitarbeiter:innen können Bestellungen direkt am Tisch per Tablet oder Smartphone aufnehmen. Die Bestellung wird sofort an die Küche oder die Bar weitergeleitet – das spart Zeit und vermeidet Fehler.
• Digitale Speisekarte: Keine gedruckten Speisekarten mehr! Ändern Sie Ihr Angebot jederzeit und präsentieren Sie es ansprechend auf Tablets oder Bildschirmen.
• Sonderwünsche: Kein Problem! Ihre Mitarbeiter:innen können Sonderwünsche und Allergiehinweise direkt in der Kassensoftware für die Gastronomie vermerken.
   

2. Tischverwaltung

• Tischreservierungen: Verwalten Sie Reservierungen einfach und effizient. Integrieren Sie Online-Reservierungssysteme wie TheFork Manager, um Doppelreservierungen zu vermeiden und Ihren Gästen einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.
• Tischpläne: Behalten Sie den Überblick über freie und belegte Tische. Optimieren Sie die Auslastung Ihres Restaurants.
• Tische zusammenführen oder splitten: Flexibel auf Gästewünsche reagieren.
   

3. Zahlungsabwicklung

• Verschiedene Zahlungsarten: Bieten Sie Ihren Gästen alle gängigen Zahlungsarten an: Barzahlung, Kartenzahlung (EC-Karte, Kreditkarte), kontaktloses Bezahlen (NFC), mobile Zahlungen (z.B. per Smartphone).
• Rechnungsstellung: Erstellen Sie Rechnungen schnell und einfach, inklusive der korrekten Mehrwertsteuersätze.
• Trinkgeld-Funktion: Erleichtern Sie Ihren Gästen die Trinkgeldabgabe.
   

4. Digitale Bonierung

• Alle Transaktionen werden digital erfasst und gespeichert.
   

5. Lagerverwaltung

• Bestandskontrolle: Behalten Sie den Überblick über Ihre Lagerbestände. Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn bestimmte Produkte zur Neige gehen.
• Echtzeit-Updates: Die Kassensoftware für die Gastronomie aktualisiert die Lagerbestände automatisch bei jeder Bestellung.
• Weniger Verschwendung: Optimieren Sie Ihre Bestellungen und vermeiden Sie Lebensmittelverschwendung.
   

6. Mitarbeiter:innenverwaltung

• Arbeitszeiterfassung: Erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen einfach und präzise.
• Personalplanung: Erstellen Sie Dienstpläne und verwalten Sie Urlaubsanträge.
• Zugriffsrechte: Legen Sie fest, welche Mitarbeiter:innen Zugriff auf welche Funktionen der Kassensoftware haben.
   

7. Berichte und Analysen

• Umsatzstatistiken: Verfolgen Sie Ihre Umsätze in Echtzeit. Analysieren Sie, welche Produkte sich am besten verkaufen, zu welchen Zeiten Sie am meisten Umsatz machen und welche Mitarbeiter:innen am erfolgreichsten sind.
• Kostenkontrolle: Behalten Sie Ihre Kosten im Blick. Identifizieren Sie Einsparpotenziale.
• Fundierte Entscheidungen: Nutzen Sie die Daten, um Ihr Angebot zu optimieren, Ihre Preise anzupassen und Ihr Geschäft weiterzuentwickeln.
   

8. Kassenbuch und Finanzamtkonformität

• GoBD-konform: Moderne Kassensysteme erfüllen die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
• TSE (Technische Sicherheitseinrichtung): Seit 2020 ist die TSE Pflicht für alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland. Die TSE schützt vor Manipulationen und sorgt für eine lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Achten Sie darauf, dass Ihre Kassensoftware TSE-zertifiziert ist.
• DATEV-Schnittstelle: Viele Kassensoftwares für die Gastronomie bieten eine DATEV-Schnittstelle an. DATEV ist eine Software für Steuerberater:innen, Buchhalter:innen und Unternehmen, mit der sich Buchführungsdaten schnell und einfach austauschen lassen.
   

9. Verschiedene Arten von Kassensystemen

Es gibt auch verschiedene Arten von Kassensystemen, die sich in ihrer Funktionsweise und ihrem Einsatzbereich unterscheiden.

• Cloudbasierte Kassensysteme: Die Daten werden in der Cloud gespeichert. Sie können von überall auf Ihre Daten zugreifen (mit Internetverbindung) und profitieren von automatischen Updates und Datensicherungen.
• Hybride Kassensysteme: Eine Kombination aus lokalen und cloudbasierten Systemen. Bietet hohe Ausfallsicherheit.
• POS-Systeme (Point-of-Sale-Systeme): Umfassende Systeme, die neben den Kassenfunktionen auch Funktionen für Warenwirtschaft, Kundenmanagement und Marketing bieten.
• Stationäre Kassensysteme: Feste Kassenarbeitsplätze mit Touchscreen, Bondrucker, Kassenlade, etc.
• Mobile Kassensysteme: Bestellaufnahme und Bezahlung erfolgen über Tablets oder Smartphones.

Kassensoftware Anbieter für die Gastronomie

Es gibt eine Vielzahl von Anbietern von Kassensoftware für die Gastronomie. Hier eine Auswahl (ohne Anspruch auf Vollständigkeit oder eine Bewertung).

1. Trivec: Bietet ein umfassendes POS-System mit Fokus auf Effizienz und Benutzerfreundlichkeit.
2. L'Addition: Bekannt für seine Vielseitigkeit und seinen reaktiven Kundensupport.
3. PI Electronique: Bietet fortschrittliche Technologie und maßgeschneiderte Lösungen.
4. Lightspeed: Zusätzlich arbeitet TheFork auch mit Lightspeed zusammen, das innovative Funktionen, Integration mit Lieferplattformen und Online-Bestellmöglichkeiten bietet.
5. SumUp: Benutzerfreundliche Kassensoftware mit flexiblen Angeboten (Kasse Lite und Kasse Pro).
6. Innovorder: Bietet Touch-Kassen, Münzautomaten und digitale Geldbörsen.
7. orderbird: Bietet mit orderbird Pro und orderbird Mini Lösungen für verschiedene Gastro-Konzepte.
8. ready2order: Flexibles Kassensystem, sowohl mit eigener Hardware als auch als App nutzbar.
9. Vectron: Bietet eine breite Palette an stationären und mobilen Kassen.
10. 3POS: Branchenübergreifende Kassenlösung mit vielen Erweiterungsmodulen.
11. gastronovi: Plattformunabhängiges Kassensystem mit vielen Schnittstellen.

Diese Anbieter unterscheiden sich in ihren Funktionen, Preismodellen und ihrem Fokus. Es ist wichtig, die Angebote genau zu vergleichen und das System auszuwählen, das am besten zu den individuellen Bedürfnissen Ihres Restaurants passt. Achten Sie bei der Auswahl auf alle Punkte, die wir im vorigen Abschnitt erläutert haben.

TheFork Manager: Eine Lösung für Reservierungsmanagement und mehr

TheFork Manager ist in erster Linie eine Plattform für das Reservierungsmanagement. Restaurants können ihre Verfügbarkeiten verwalten, Online-Reservierungen entgegennehmen und ihre Auslastung optimieren.

Aber TheFork Manager bietet mehr: Durch die Integration mit Kassensoftware für die Gastronomie können wertvolle Daten synchronisiert werden.Was bedeutet das konkret?

• Verknüpfung von Reservierungen und Bestellungen: Wenn ein Gast über TheFork reserviert und dann in Ihrem Restaurant etwas bestellt, werden diese Informationen miteinander verknüpft. Sie wissen genau, was Ihre Gäste konsumiert haben.
• Aufbau einer Gästedatenbank: Sie sammeln wertvolle Informationen über Ihre Gäste: Vorlieben, Allergien, Bestellhistorie. So können Sie Ihren Gästen einen noch persönlicheren Service bieten.
• Optimierung des Angebots: Analysieren Sie, welche Gerichte und Getränke besonders beliebt sind. Passen Sie Ihr Angebot entsprechend an.

TheFork Manager kann mit verschiedenen Kassensystemen synchronisiert werden, darunter Trivec, L'Addition, und Lightspeed. Fragen Sie am besten direkt bei TheFork nach, welche weiteren Integrationen verfügbar sind.
 

Auswahl der richtigen Kassensoftware: Wichtige Kriterien und Tipps

Die Auswahl der richtigen Kassensoftware ist eine wichtige Entscheidung für Ihr Restaurant. Hier sind einige Kriterien und Tipps, die Ihnen bei der Auswahl helfen.

1. Funktionen

• Welche Funktionen benötigen Sie wirklich? Machen Sie eine Liste der wichtigsten Anforderungen (Bestellmanagement, Tischverwaltung, Zahlungsabwicklung, Lagerverwaltung, Mitarbeiterverwaltung, Berichte, TSE, GoBD-Konformität, DATEV-Schnittstelle).
• Denken Sie auch an die Zukunft. Wächst Ihr Restaurant? Planen Sie einen Lieferservice anzubieten? Wählen Sie eine Kassensoftware, die mit Ihren Plänen mitwachsen kann.
   

2. Benutzerfreundlichkeit

• Die Kassensoftware für die Gastronomie sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter:innen.
• Testen Sie die Software am besten selbst (viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder Demos an).
• Achten Sie auf eine klare und übersichtliche Benutzeroberfläche.
   

3. Kosten

• Vergleichen Sie die Gesamtkosten: Anschaffungskosten (Hardware), Software-Lizenzgebühren (monatlich oder jährlich), Transaktionsgebühren, Kosten für die TSE, evtl. Kosten für Schulungen und Support.
• Achten Sie auf versteckte Kosten. Gibt es kostenlose Basisversionen?
   

4. Integration

• Lässt sich die Kassensoftware mit anderen Systemen integrieren, die Sie bereits nutzen (z.B. Buchhaltungssoftware, Reservierungssysteme, Lieferdienste, Warenwirtschaftssysteme)?
• Achten Sie auf offene Schnittstellen (APIs), um eine flexible Anbindung zu gewährleisten.
   

5. Kundenservice

Wie gut ist der Support des Anbieters? Gibt es einen telefonischen Support? Gibt es einen 24/7-Support? Gibt es Online-Hilfen, Schulungen, FAQs? Lesen Sie Bewertungen anderer Kund:innen.
 

6. Datenschutz und Sicherheit

• Achten Sie darauf, dass die Kassensoftware die Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und der KassenSichV erfüllt.
• Wie werden Ihre Daten gespeichert? Wo werden die Daten gespeichert (Serverstandort)? Gibt es regelmäßige Datensicherungen?
   

7. Vertragsbedingungen

Prüfen Sie die Vertragsbedingungen genau. Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?
 

Das beste Kassensystem für Ihre Gastronomie: Steigern Sie Ihre Effizienz mit TheFork

Die Wahl der richtigen Kassensoftware ist entscheidend für den Erfolg Ihres Restaurants. Nehmen Sie sich Zeit für die Recherche, vergleichen Sie verschiedene Anbieter und testen Sie die Software, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Eine gute Kassensoftware für die Gastronomie ist eine Investition in die Zukunft Ihres Betriebs. Fordern Sie jetzt Ihre kostenlose Demo für TheFork Manager an!