Checklist des points essentiels lors d’un briefing restaurant

En gestion de restaurants, la préparation d’un service ressemble à la préparation d’un spectacle : chacun a un rôle à jouer, le scénario doit être respecté et vous vous devez d’impressionner votre public. Une étape indispensable s’impose donc pour que tout se déroule sans anicroches : le briefing, ou  la réunion pré-service, organisé par le gérant ou le responsable avec toute l’équipe au début de chaque journée.

Le briefing englobe les aspects généraux, mais permet aussi de passer en revue les moindres détails, depuis l’offre gastronomique jusqu'aux problèmes de communication en équipe. On peut le définir comme un moment-clé permettant de vérifier que les activités du restaurant se déroulent correctement, en toute fluidité. Ces briefings ont lieu en général en début de semaine, mais aussi quotidiennement avant chaque service.

Dans tous les cas de figure, certains thèmes nous paraissent essentiels pour garantir l’efficacité d’une telle réunion. Nous vous avons concocté une liste de sujets incontournables, une sorte d'exemple de briefing restaurant :

Organisation de l’occupation des tables. La base de tout briefing est d’informer tout le personnel des réservations programmées et de l’organisation des tables, des horaires d’occupation, du nombre de clients, de la répartition entre nouveaux clients et habitués des réservations avec réduction ou promotion, etc.

Les restaurants qui utilisent LaFourchette Manager disposent d’un plan de salle numérique qui leur permet de visualiser directement l’organisation de leur salle et leur facilite ainsi le briefing. Cliquez ici si vous ne possédez pas encore cet outil de gestion de restaurant essentiel.

Affectation des tâches. Lors de cette étape, le responsable, le gérant ou le chef de secteur répartit les tâches entre les employés Il décide qui fera le service en salle, qui se chargera de recevoir les clients, et ainsi de suite.

Même si chaque employé a un rôle bien précis, il y a souvent des variations dans les équipes de restauration, par exemple les employés qui font un horaire discontinu ou qui sont en renfort à titre exceptionnel. L’affectation des tâches lors du briefing permet à chacun de savoir quel est son rôle à chaque service et d’éviter les improvisations inutiles.

Clients VIP ou clients spéciaux. Le briefing permet aussi de préciser si certains clients devront bénéficier d’un traitement personnalisé ou particulier : par exemple, grands groupes, influenceurs ou critiques gastronomiques. Ces explications permettent à l’équipe de comprendre l’objectif recherché lorsque le restaurant accueille ce type de clients, et de savoir quelles sont les actions de marketing prévues pour les accueillir de façon personnalisée.

Il s’agit par exemple de connaître les préférences d’un influenceur pour l’impressionner, ou de savoir qui est le leader ou le dirigeant de ce groupe de clients d’une entreprise importante que le restaurant aimerait fidéliser.

Besoins des clients. Un autre thème fondamental lors des briefings restaurant est celui des besoins spéciaux des clients attendus à chaque service.

Vous devez savoir si vous avez un client cœliaque, si l’un de vos clients a une allergie, s’il ne mange pas de viande, s’il ne peut pas consommer certains types de glucides, si un couple célèbre son anniversaire de mariage ou si une famille avec des bébés ou de jeunes enfants est attendue. Vous devez prévoir la façon dont vous allez accueillir chaque client pour que son expérience soit unique.

Détails de l’offre culinaire. Bien entendu, l’offre gastronomique est l’un des thèmes les plus importants de tout briefing restaurant. Lors de la réunion, tout le personnel devra être au courant des plats et des boissons qui sont ou non disponibles lors de chaque service, du menu du jour, des modifications ponctuelles apportées à certains plats, etc.

C’est aussi le moment idéal pour vérifier que tous les employés connaissent sur le bout des doigts les ingrédients et leurs origines, les méthodes de cuisson, les associations de vins recommandées et bien entendu les prix de chaque produit, afin de pouvoir répondre à chaque question des clients.

Stratégies de marketing. Lors de cette étape, le personnel assimile les techniques marketing à appliquer , par exemple les techniques de vente dans une gamme supérieure upselling et de vente croisée cross-selling qui servent à augmenter les ventes de certains produits, et le montant moyen d’une addition. Le briefing restaurant mentionne également les plats vedettes que le restaurant veut vendre tout particulièrement, et les expressions ou les termes-clés qui devront être utilisés pour recevoir les clients et prendre congé d’eux, par exemple.

C’est aussi l’occasion de rappeler les actions dans l’espace numérique, par exemple inviter les clients à publier leur avis sur leur expérience sur les portails spécialisés comme LaFourchette et TripAdvisor ou à utiliser un hashtag pour signaler leurs publications sur les réseaux sociaux.

Reconnaissance et critiques. Le briefing est aussi le moment idéal pour faire part à l’équipe des opinions aussi bien positives que négatives reçues des clients, des compliments et des plaintes. C’est une mesure qui contribue à améliorer la performance du personnel lorsque des erreurs sont été commises, et à renforcer ses qualités

D’un autre côté, elle incite les autres membres de l’équipe à imiter les bonnes actions et à prévoir les futurs conflits potentiels de la gestion du restaurant.

Feedback du personnel. Enchaînant directement avec cette étape, aucun briefing restaurant ne doit se conclure sans que l’équipe puisse communiquer ses opinions. Tous les membres du personnel ont le droit de s’exprimer et de communiquer leur opinion sur des thèmes tant professionnels que personnels.

C’est le bon moment pour clarifier les malentendus, signaler une plainte concernant la performance d’autres personnes et d’exprimer les besoins de chacun. C’est aussi l’occasion idéale pour organiser les plannings entre tous, préciser les jours de congés ou les dates auxquelles une personne aura besoin de partir plus tôt pour des raisons personnelles importantes, et ainsi de suite.

En définitive, le briefing restaurant est à la gestion de restaurant ce que la répétition est à l’opéra. Pour cette raison, il est capital de l’organiser et de le mettre à profit pour traiter tous les thèmes pertinents afin de garantir un excellent déroulement de chaque service. Nous espérons que ce soit le cas dans votre restaurant et que votre équipe ait plaisir à travailler. Vos clients s’en rendront compte !