Como gerir os horários do pessoal num restaurante

Neste artigo queremos falar de um tema complexo: uma gestão boa e eficaz dos turnos do pessoal do restaurante, para que tudo funcione na perfeição onde todos os seus intervenientes estão contentes e a fazer bem o seu papel. Acreditamos que é algo que vai para além de apenas se fazer uma tabela e enquadrar horários. É importante que por detrás disto, haja um planeamento à prova de imprevistos, alterações de última hora e desajustes.

No seu restaurante… fazem uma correcta rotação de turnos? Siga estes passos para o conseguir!

Definir bem a procura de pessoal fixo

O ponto mais estratégico começa por ter bem definidas todas as áreas do negócio para as quais vai necessitar de pessoal. Gerência, cozinha, sala, balcão, limpeza, e evidentemente, quantas pessoas são necessárias em cada uma destas áreas. Desta forma, poderemos fazer um planeamento dos horários com base na procura real do restaurante. Também é conveniente fazer estimativas do pessoal que será necessário em determinadas épocas para ter tudo o mais organizado possível.

Sabe quantas pessoas necessita de ter na sua equipa este verão? E na passagem de ano e no Dia dos Namorados? É um dado muito importante para fazermos os nossos planeamentos.

Ter uma lista de pessoal extra

O segundo ponto a ter em conta é que vamos sempre precisar de ter uma lista com o pessoal que possa trabalhar pontualmente em momentos de elevadíssima ocupação, por exemplo, mas também para casos como quando o chefe adoece ou a responsável de sala tem que se ausentar uma semana por motivos familiares, ou o barman está fora alguns dias para realizar uma formação sobre cocktails, ou o segundo cozinheiro tem que viajar por motivos pessoais. Ter pessoal extra é tão importante como definir o pessoal fixo, para se conseguir uma rotação de horários com os menores contratempos possíveis.

E o que acontece se for o dono ou gerente que não pode estar presente? Aí ainda precisa mais de ter alguém que o substitua! Será sempre muito tranquilizador ter uma pessoa disponível com antecedência.

Escolher pessoal com uma boa disponibilidade em termos de horários

Outra coisa básica para conseguir uma boa gestão dos horários, é contratar pessoal que tenha uma boa disponibilidade em termos de horários e que tenha uma boa disposição para as alterações neste sentido. De nada servirá ter uma equipa muito qualificada, se constantemente cria problemas para cobrir diligentemente os turnos. Também é importante que as pessoas que vêm trabalhar no negócio, tenham plena consciência da natureza deste sector e que estejam de acordo desde o início com a mesma.

Também é importante ter bastante claro o tipo de contrato e condições de cada um, de forma a respeitar legalmente estes acordos na altura de atribuir os horários.

Estabelecer horários reais

Tendo já definido todas as áreas a cobrir e o pessoal para tal, então já deveremos poder determinar os horários de trabalho. Quantas horas são necessárias para ter tudo pronto antes de entrar o primeiro cliente? E para deixar tudo em ordem após ter partido o último cliente? Contaremos assim os turnos horários tendo em conta todas as horas, desde a abertura do local até ao seu encerramento.

E em segundo lugar, estabeleceremos os horários de descanso, tão importantes como os de trabalho, para garantir que todo o pessoal, segundo a sua carga laboral, tenha o descanso suficiente para render de forma ótima.

Rotação do pessoal com sentido comum

O ideal é fazer uma rotação do pessoal de forma justa e equitativa para todos, independentemente do intervalo ou posição que tenha. Este ponto é a chave para que todos se sintam bem no trabalho e respeitem também os seus horários.

Para tal, podemos manter uma comunicação constante com a equipa e as suas necessidades pessoais. Conhecer quais são as suas limitações, especialmente a nível de tempo, saber se têm alguma situação pessoal ou alguma outra necessidade. Uma pessoa pode ter 3 filhos e ter mais disponibilidade de tempo que outra que não os tem, mas que poderá ter outro tipo de limitação horária.

Por outro lado, também é conveniente que as alterações de horários sejam iguais para todos, e evitar dar “privilégios” aos que trabalham há mais tempo no negócio, como atribuir-lhes mais horas para poderem ter lucros extra ou melhores turnos, já que poderia originar conflitos. Para além disso, o ideal é que todo o pessoal esteja preparado para assumir qualquer nível de trabalho do restaurante.

E como a cereja no topo do bolo deste planeamento, apresentamos-lhe a ferramenta ideal para que o seu pessoal se possa organizar o melhor possível segundo os seus turnos horários. É o TheFork Manager, que entre muitas outras funções, tem a possibilidade de ter um utilizador com password para cada pessoa da equipa, e desta forma ter um melhor controlo das tarefas e movimentos de cada um.

Se ainda não tem o TheFork Manager, convidamo-lo a experimentá-lo no seu restaurante clicando aqui. Notará a diferença!