Fenomeno no-show? Con TheFork tanti strumenti per arginarlo

C'è un fenomeno particolarmente spiacevole che è una spina nel fianco di molti ristoratori: parliamo dei cosiddetti no-show, ovvero quando le persone che hanno regolarmente prenotato il loro tavolo non si presentano all’orario indicato né successivamente, senza avvisare del mancato arrivo. Anche se le cause possono essere molteplici (imprevisti, dimenticanze, semplice maleducazione ecc.), in tempi di incertezza come quelli attuali è bene cercare di lavorare per minimizzarne gli effetti. 

I no-show, infatti, sono particolarmente problematici per i gestori dei ristoranti che hanno bloccato dei posti, occupandoli inutilmente e rifiutando magari altri clienti. Da anni, proprio per questo, TheFork si impegna a sensibilizzare i propri clienti sulle conseguenze negative dei no-show sulla regolare attività dei ristoratori. E si può dire che alcuni risultati sono ben visibili: negli ultimi 12 mesi, dal marzo 2021 al marzo 2022, solo il 3,4% delle prenotazioni totali si sono tramutate in un mancato arrivo al ristorante. I locali che partecipano al programma fedeltà Yums, poi, vedono ridotta la percentuale di no-show del 27%.

L’Italia in generale si attesta tra i Paesi europei più virtuosi in cui è presente TheFork, seconda solo alla Svizzera e di fronte a Francia, Spagna e Portogallo. L’area più attenta al rispetto delle prenotazioni è il Nord Ovest, con una percentuale del 2,8%, seguita dal Nord Est, dal Centro e dal Sud e isole. Le regioni che più si distinguono per virtuosismo sono Marche, Friuli-Venezia Giulia, Piemonte, Molise e Trentino-Alto Adige.

Come prevenire i no-show? L’impegno di TheFork

Sin dalla sua nascita TheFork è molto attenta affinché le prenotazioni effettuate sulla propria piattaforma vengano rispettate o siano facilmente annullabili, in modo da permettere ai gestori dei ristoranti di rendere subito disponibili i tavoli non più occupati. Per evitare le dimenticanza, per esempio, il sistema invia e-mail e notifiche push in modo da ricordare ai clienti dell’imminente appuntamento al ristorante ma anche di cancellarlo con un semplice clic.

Vietata la doppia prenotazione nello stesso orario

Una delle funzionalità più utili di TheFork Manager è la possibilità di vietare la doppia prenotazione nello stesso orario. Questa misura è progettata per impedire ai clienti di prenotare più ristoranti per la stessa fascia oraria, una pratica che spesso porta a "no-show" e perdite di profitto per i ristoratori.

 Grazie a questo sistema, ogni prenotazione viene monitorata e verificata in tempo reale, riducendo significativamente il rischio di prenotazioni multiple e contribuendo a ottimizzare l'occupazione dei tavoli. Ciò non solo migliora l'efficienza operativa del ristorante, ma garantisce anche una gestione più fluida e affidabile delle risorse, permettendo ai ristoratori di concentrarsi sulla qualità del servizio offerto.
 

Doppia conferma della prenotazione

Ulteriore funzione consiste nell'invio di una doppia conferma della prenotazione via e-mail e notifica push. Questa feature è estremamente utile per ricordare ai clienti l'impegno preso, riducendo il rischio di no-show. Quando un cliente effettua una prenotazione, riceve immediatamente una conferma via e-mail, seguita da una notifica push sul proprio dispositivo mobile. 

Un doppio promemoria che non solo rafforza la consapevolezza della prenotazione, ma permette anche ai clienti di gestire facilmente eventuali modifiche o cancellazioni. Per i ristoratori, questo si traduce in una maggiore affidabilità delle prenotazioni e una migliore pianificazione del servizio, contribuendo a ottimizzare l'occupazione dei tavoli e migliorare l'esperienza complessiva dei clienti.

Cancellazione semplice

La doppia conferma della prenotazione via e-mail e notifica push assicura un altro vantaggio: non solo ricorda ai clienti l'impegno preso, ma facilita anche eventuali modifiche grazie alla funzione di cancellazione con un solo clic, disponibile sia via e-mail che su app. Questa feature permette ai clienti di cancellare facilmente e in tempo utile la loro prenotazione, riducendo i  no-show e permettendo al ristorante di riassegnare il tavolo ad altri clienti. Questo livello di flessibilità è essenziale per mantenere un servizio efficiente e ottimizzare l'occupazione dei tavoli. Ma non finisce qui!

Richiesta di ri-conferma della prenotazione

TheFork Manager offre ai ristoranti la possibilità di richiedere una riconferma della prenotazione. Questa funzione invia un promemoria ai clienti, chiedendo loro di confermare nuovamente la loro prenotazione qualche ora prima dell'orario previsto. Un ulteriore passaggio, questo, in grado di garantire che gli ospiti intendano davvero presentarsi. Grazie a queste funzionalità integrate, puoi  gestire le prenotazioni in modo più efficace e offrire un'esperienza cliente impeccabile.

Indice di affidabilità

Infine, un’altra funzione innovativa di TheFork Manager è il rating del cliente. Il programma è in grado di fornirti un indice di affidabilità per ogni cliente. Questo strumento consente ai ristoratori di accedere alla storia di no-show dei clienti, offrendo una panoramica chiara e dettagliata del loro comportamento passato. 

Grazie a questo indicatore, il gestore può prendere decisioni informate su come gestire le prenotazioni, ad esempio dando priorità ai clienti più affidabili o richiedendo una riconferma per quelli con una storia di no-show frequenti. E, grazie a questo livello di trasparenza, puoi ottimizzare l'occupazione dei tavoli. 

Attraverso il software TheFork Manager, poi, si possono verificare gli indicatori di affidabilità ovvero un voto dato dal ristoratore ai clienti sul loro rispetto degli impegni e anche la possibilità di lasciarsi un commento a riguardo, così da avere traccia sul proprio gestionale degli utenti particolarmente “smemorati” e predisporre precauzioni per il futuro.

In definitiva, l'indice di affidabilità contribuisce a creare un ambiente di fiducia reciproca tra ristoratori e clienti, migliorando l'esperienza complessiva per entrambe le parti.

Disattivazione degli utenti

A partire da maggio 2024, TheFork Manager ha introdotto una nuova misura per disincentivare comportamenti inaffidabili: gli account utente saranno disattivati dopo 4 no-show in 12 mesi. Questa politica mira a ridurre drasticamente il numero di prenotazioni non onorate, garantendo che solo i clienti più affidabili possano continuare a utilizzare il servizio. 

Per i ristoratori, la misura rappresenta un ulteriore passo avanti nella gestione efficiente delle prenotazioni, riducendo le perdite di profitto e migliorando la pianificazione del servizio. Così facendo, TheFork Manager non solo protegge gli interessi dei ristoratori, ma contribuisce anche a promuovere un comportamento più responsabile tra i clienti, elevando l'intera esperienza di prenotazione e ristorazione