Gestion des horaires de travail et planning pour personnel de restauration: comment optimiser

Les défis de la gestion des horaires de travail en restauration

La gestion des horaires de travail est souvent un véritable casse-tête pour les managers de restaurant. Comme vous l’expérimentez sans doute, ils doivent jongler avec une multitude de contraintes : manque de personnel, congés, absences imprévues, compétences à faire coïncider, impératifs personnels des collaborateurs, souhaits d’évolution...

À cela s’ajoutent des obligations tout aussi variées, comme les formations – obligatoires ou non – à organiser, ainsi que le respect de la réglementation du droit du travail. Et bien sûr, il faut aussi composer avec les affinités entre collègues, ou au contraire, gérer les tensions qui peuvent exister entre certains collaborateurs.

Dans cet article, nous aborderons ce sujet complexe : comment mettre en place une gestion correcte et efficace des plannings et horaires du personnel dans votre restaurant, afin que tout soit bien orchestré et que chacun soit satisfait et tienne correctement son rôle ? Cette tâche ne se limite pas à créer un tableau et organiser les horaires. Il est important de s'appuyer sur une planification fiable afin de pouvoir faire face aux imprévus et aux changements de dernière minute. 

Et à ce sujet, dans votre restaurant, la rotation des services est-elle satisfaisante ? Bénéficiez vous aussi de ces conseils pour réussir à mieux gérer les horaires de votre personnel, sans prise de tête ?

Evaluez vos besoins en personnel fixe

Une excellente stratégie consiste à commencer par clarifier tous les domaines de votre établissement dans lesquels vous allez avoir besoin de personnel : gestion, cuisine, salle à manger, bar, nettoyage, et bien entendu les effectifs nécessaires. De cette façon, vous allez pouvoir planifier les horaires en fonction des besoins réels du restaurant. Il est aussi utile d’anticiper afin d’estimer le personnel dont vous allez avoir besoin à certaines périodes de l’année- qu’elles soient plus denses ou plus calmes- afin que tout soit organisé le mieux possible.

Savez-vous de quels effectifs vous aurez besoin en été? Pour le réveillon du Nouvel an, pour la Saint-Valentin ou pour ce mois creux qu'est le mois de janvier? Ces informations sont essentielles pour que vous puissiez établir votre planning.

Ayez une liste d'extras à portée de main 

Deuxième précaution : ayez une liste de professionnels susceptibles de faire des remplacements ponctuels pour les pics d'activité par exemple. Mais vous devez aussi prévoir d’autres situations : votre chef de cuisine tombe malade, votre chef de salle doit s’absenter une semaine pour des raisons familiales, votre barman est parti deux jours en formation de mixologie, ou votre second de cuisine doit demander un congé pour motif personnel. Prévoir des extras est aussi important que de bien constituer votre équipe fixe afin de pouvoir instaurer une bonne rotation des horaires et ainsi éviter les contretemps. 

Et que se passerait-il si le propriétaire ou le gérant du restaurant vous faisait défaut ? Vous auriez besoin d'un remplaçant ! Et vous seriez bien plus tranquille si vous aviez anticipé, en vous assurant de la disponibilité d’une personne capable de prendre la relève.

Recrutez du personnel avec une disponibilité horaire flexible

Une autre règle de base pour bien gérer les horaires est de recruter du personnel qui ait une bonne disponibilité au niveau des horaires et qui accepte volontiers des modifications d’emploi du temps. Une équipe très qualifiée ne vous servira à rien si elle pose continuellement des problèmes pour assurer rapidement l’ensemble des services. Assurez-vous que les personnes que vous embauchez soient parfaitement au courant des spécificités de la profession et qu’elles les acceptent dès le début.

Enfin, définissez très clairement le type de contrat et les conditions de travail de chacun, afin d’être en conformité avec leurs dispositions sur le plan légal au moment de définir les emplois du temps de chacun.

Déterminez les horaires de travail 

Après avoir établi tous les secteurs à couvrir et les effectifs correspondants, vous pouvez commencer à déterminer les horaires de travail. De combien d’heures avez-vous besoin pour que tout soit prêt avant l’arrivée du premier client ? De même, combien d’heures vous faut-il pour tout ranger une fois le dernier client parti ? Vous pouvez alors fixer les différentes rotations horaires, en prenant en compte toutes les heures, de l’ouverture de l’établissement jusqu'à sa fermeture.

Ensuite, définissez les horaires de repos, qui sont aussi importants que les horaires de travail, car ils garantissent que tous les employés, selon leur charge de travail, bénéficient d’un repos suffisant pour avoir un rendement optimal.

Usez de bon sens pour organiser les rotations du personnel

L’idéal est de définir une rotation du personnel juste et équitable pour tous, quel que soit le rang ou le poste occupé par chacun. C’est le secret pour que tous travaillent avec plaisir et respectent les horaires de travail.

Pour obtenir ce résultat, établissez une communication constante avec l’équipe et soyez toujours à l’écoute des besoins individuels. Soyez au courant des contraintes de chacun, en particulier au niveau des emplois du temps. Et renseignez-vous pour savoir s’il existe des situations personnelles particulières ou tout autre type d’obligation. Une personne qui a 3 enfants peut avoir plus de temps disponible à vous offrir qu’une autre, mais être assujettie à d’autres types de contraintes horaires.

Par ailleurs, il est juste que tous soient sollicités équitablement en cas de changements d’horaires. Et il convient d’éviter de faire des faveurs à ceux qui ont le plus d’ancienneté, comme leur donner des heures supplémentaires pour qu’ils puissent augmenter leurs revenus ou leur attribuer de meilleurs créneaux horaires, car ce genre de favoritisme est source de conflits. 

Nous avons laissé le meilleur pour la fin : nous vous proposons un outil idéal pour que votre personnel puisse s’organiser de façon optimale en fonction de ses horaires. L’outil TheFork Manager vous permet en effet d’attribuer un ID utilisateur avec mot de passe à chaque membre de l’équipe, afin de mieux contrôler les tâches et les opérations de chacun.

N’attendez pas pour découvrir TheFork Manager dans votre restaurant. Vous remarquerez la différence!