Checklist des points essentiels pour un briefing restaurant efficace

En gestion de restaurants, la préparation d’un service ressemble à la préparation d’un spectacle : chacun a un rôle à jouer, le scénario doit être respecté et vous vous devez d’impressionner votre public. Une étape indispensable s’impose donc pour que tout se déroule sans anicroches : le briefing, ou  la réunion pré-service, organisé par le gérant ou le responsable avec toute l’équipe au début de chaque journée.

Le briefing englobe les aspects généraux, mais permet aussi de passer en revue les moindres détails, depuis l’offre gastronomique jusqu'aux problèmes de communication en équipe. On peut le définir comme un moment-clé permettant de vérifier que les activités du restaurant se déroulent correctement, en toute fluidité. Ces briefings ont lieu en général en début de semaine, mais aussi quotidiennement avant chaque service.

Dans tous les cas de figure, certains thèmes nous paraissent essentiels pour garantir l’efficacité d’une telle réunion. Nous vous avons concocté une liste de sujets incontournables, une sorte d'exemple de briefing restaurant.

Qu'est-ce qu'un briefing restaurant ?

Tout d’abord, il faut bien identifier qu’est-ce que c’est un briefing restaurant. C’est essentiellement la réunion d’équipe qui vous permet de poser les bases solides pour un service efficace et satisfaisant pour vos clients. Un bon briefing restaurant devient également un outil commercial puisque c’est grâce à cette réunion que vous mettez en place un accueil impeccable pour vos clients qui, enchantés, viendront à nouveau vous rendre visite !

Avantages d'un briefing restaurant efficace 

Nous avons vu brièvement pourquoi un briefing restaurant est essentiel. Mais rentrons dans le détail de ses avantages, notamment :  

• Garder le lien. Réunir votre équipe de manière régulière permet d’améliorer la communication entre le management et les effectifs, mais aussi entre les coéquipiers. C’est le moment où on sort tout, on partage les problématique, on félicite les réussite et on organise de façon claire et transparente les services à venir.
• Gagner en efficacité. Avoir compris ce que l’on attend de nous permet de mieux y répondre. Ainsi, le briefing restaurant est un excellent moyen d’expliquer les taches et les résultats attendus pour que chaque membre de l’équipe soit au clair avec ses missions pour le service. Et s’il y a des doutes ou des questions, c’est le moment de tout mettre à plat pour mieux avancer ensemble. 
• Améliorer la satisfaction client. Quand un plan se déroule tout seul c’est le signe que l’on a bien fait notre travail en amont. Tout se passe comme prévu, tout est au millimètre près, tel un orchestre qui joue à l'unisson. Et le client dans tout ça ? Il ne s’aperçoit de rien : il profite et c’est bien cela qui compte ! 

Comment préparer un briefing restaurant ? 

Pour avoir un briefing restaurant efficace il faut bien le préparer en amont. Ainsi, il ne faut pas négliger de faire une petite do do list des éléments à aborder en réunion. 

Pour faire en sorte que vos équipes s’habituent à cette rencontre régulière, il faut ritualiser au maximum les étapes. Par exemple, vous pouvez leur donner rendez-vous toujours à la même heure dans le même espace de votre restaurant : cela sera votre moment d’équipe, avant le grand bain !

Ensuite, commencez toujours par un tour de table où chacun puisse s’exprimer, cela va améliorer la disponibilité à l’écoute de vos instructions.

Exemple de briefing restaurant réussi 

Si vous êtes en quête d'inspiration, vous êtes au bon endroit. Voici les 3 étapes clés d’un bon briefing restaurant : 

1. Transmettre les informations. Pour être performants, vos équipes doivent être au courant de ce qu’il se passe. Ainsi, si un produit est en manque par exemple, les serveurs doivent éviter de proposer le plat à base de ce même produit. C’est aussi simple que ça !
2. Donner des instructions. C’est le moment de répartir les tâches. Le manager se doit de respecter les emplois du temps des uns et des autres et de répartir de façon équitable. Valorisez chaque collaborateur, il sera ravi de tout donner !
3. Prévoir un debrief. A la fin du service, prenez un petit quart d’heure pour débriefer. Vos équipes se sentiront écoutées et vous en apprendrez davantage pour préparer le brief suivant !

Organisation de l’occupation des tables 

La base de tout briefing est d’informer tout le personnel des réservations programmées et de l’organisation des tables, des horaires d’occupation, du nombre de clients, de la répartition entre nouveaux clients et habitués des réservations avec réduction ou promotion, etc.

Les restaurants qui utilisent LaFourchette Manager disposent d’un plan de salle numérique qui leur permet de visualiser directement l’organisation de leur salle et leur facilite ainsi le briefing. Cliquez ici si vous ne possédez pas encore cet outil de gestion de restaurant essentiel.

Affectation des tâches pendant le briefing restaurant

Lors de cette étape, le responsable, le gérant ou le chef de secteur répartit les tâches entre les employés Il décide qui fera le service en salle, qui se chargera de recevoir les clients, et ainsi de suite.

Même si chaque employé a un rôle bien précis, il y a souvent des variations dans les équipes de restauration, par exemple les employés qui font un horaire discontinu ou qui sont en renfort à titre exceptionnel. L’affectation des tâches lors du briefing permet à chacun de savoir quel est son rôle à chaque service et d’éviter les improvisations inutiles.

Gestion des clients VIP ou spéciaux

Le briefing permet aussi de préciser si certains clients devront bénéficier d’un traitement personnalisé ou particulier : par exemple, grands groupes, influenceurs ou critiques gastronomiques. Ces explications permettent à l’équipe de comprendre l’objectif recherché lorsque le restaurant accueille ce type de clients, et de savoir quelles sont les actions de marketing prévues pour les accueillir de façon personnalisée.

Il s’agit par exemple de connaître les préférences d’un influenceur pour l’impressionner, ou de savoir qui est le leader ou le dirigeant de ce groupe de clients d’une entreprise importante que le restaurant aimerait fidéliser.

Prise en compte des besoins des clients

Un autre thème fondamental lors des briefings restaurant est celui des besoins spéciaux des clients attendus à chaque service.

Vous devez savoir si vous avez un client cœliaque, si l’un de vos clients a une allergie, s’il ne mange pas de viande, s’il ne peut pas consommer certains types de glucides, si un couple célèbre son anniversaire de mariage ou si une famille avec des bébés ou de jeunes enfants est attendue. Vous devez prévoir la façon dont vous allez accueillir chaque client pour que son expérience soit unique.

Présentation des détails de l’offre culinaire

Bien entendu, l’offre gastronomique est l’un des thèmes les plus importants de tout briefing restaurant. Lors de la réunion, tout le personnel devra être au courant des plats et des boissons qui sont ou non disponibles lors de chaque service, du menu du jour, des modifications ponctuelles apportées à certains plats, etc.

C’est aussi le moment idéal pour vérifier que tous les employés connaissent sur le bout des doigts les ingrédients et leurs origines, les méthodes de cuisson, les associations de vins recommandées et bien entendu les prix de chaque produit, afin de pouvoir répondre à chaque question des clients.

Stratégies de marketing à aborder

Lors de cette étape, le personnel assimile les techniques marketing à appliquer , par exemple les techniques de vente dans une gamme supérieure upselling et de vente croisée cross-selling qui servent à augmenter les ventes de certains produits, et le montant moyen d’une addition. Le briefing restaurant mentionne également les plats vedettes que le restaurant veut vendre tout particulièrement, et les expressions ou les termes-clés qui devront être utilisés pour recevoir les clients et prendre congé d’eux, par exemple.

C’est aussi l’occasion de rappeler les actions dans l’espace numérique, par exemple inviter les clients à publier leur avis sur leur expérience sur les portails spécialisés comme LaFourchette et TripAdvisor ou à utiliser un hashtag pour signaler leurs publications sur les réseaux sociaux.

Partage de la reconnaissance et des critiques 

Le briefing est aussi le moment idéal pour faire part à l’équipe des opinions aussi bien positives que négatives reçues des clients, des compliments et des plaintes. C’est une mesure qui contribue à améliorer la performance du personnel lorsque des erreurs ont été commises, et à renforcer ses qualités

D’un autre côté, elle incite les autres membres de l’équipe à imiter les bonnes actions et à prévoir les futurs conflits potentiels de la gestion du restaurant.

Recueil du feedback du personnel 

Enchaînant directement avec cette étape, aucun briefing restaurant ne doit se conclure sans que l’équipe puisse communiquer ses opinions. Tous les membres du personnel ont le droit de s’exprimer et de communiquer leur opinion sur des thèmes tant professionnels que personnels.

C’est le bon moment pour clarifier les malentendus, signaler une plainte concernant la performance d’autres personnes et d’exprimer les besoins de chacun. C’est aussi l’occasion idéale pour organiser les plannings entre tous, préciser les jours de congés ou les dates auxquelles une personne aura besoin de partir plus tôt pour des raisons personnelles importantes, et ainsi de suite.

En définitive, le briefing restaurant est à la gestion de restaurant ce que la répétition est à l’opéra. Pour cette raison, il est capital de l’organiser et de le mettre à profit pour traiter tous les thèmes pertinents afin de garantir un excellent déroulement de chaque service. Nous espérons que ce soit le cas dans votre restaurant et que votre équipe ait plaisir à travailler. Vos clients s’en rendront compte !