Wie man Personalschichtpläne richtig organisiert

In diesem Artikel geht es um ein komplexes Thema: wie man effektiv und erfolgreich Schichtpläne für das Personal in einem Restaurant organisiert, damit alles reibungslos läuft und alle Mitarbeiter:innen zufrieden sind und produktiv arbeiten. 

Wir sind der Meinung, dass viel mehr dahinter steckt, als einfach nur eine Tabelle zu erstellen und Schichten zu planen. Es ist wichtig, dass ein betriebssicherer Plan hinter all dem steht, der auch Änderungen und Unterbrechungen standhält, die in letzter Minute auftrete.

Vorteile eines effektiven Schichtmanagements

Ein erfolgreiches Schichtmanagement bringt Ihrem Restaurant viele Vorteile. Wenn die Schichten gut organisiert werden, sind vor allem Ihre Mitarbeitenden zufrieden. Mitarbeiter:innen organisieren sich zudem besser. Sie werden fair eingeteilt und können so auch flexibel sein, wenn sie aufgrund privater Gründe eine Schicht wechseln müssen, d.h. eine Pause in Anspruch nehmen. So kommen sie auch weniger auf die Idee, Ihren Arbeitgeber zu wechseln. 

Perfekt abgestimmte Schichtpläne sorgen außerdem dafür, dass die Auslastung stimmt und es zu weniger Überstunden kommt: So zahlen Sie Ihren Mitarbeitenden nicht mehr als die regulären Arbeitsstunden. Ein gutes Schichtmanagement ist also gut für die Finanzen und die Produktivität Ihres Betriebes.

Verfügt Ihr Restaurant über einen effektiven Schicht-Rhythmus? Lesen Sie sich die folgenden Schritte durch, um einen solchen Rhythmus zu erlangen.

Bestimmen Sie den genauen Personalbedarf für jeden Bereich

Eine gute Strategie für dieses Vorhaben besteht darin, jeden Bereich Ihres Geschäfts, der Personal benötigt, genau zu beurteilen. Verwaltung, Küche, Speisesaal, Bar, Reinigung und natürlich das Personal, das Sie für jeden dieser Bereiche benötigen. Auf diese Weise sind Sie dazu in der Lage, Schichten basierend auf den aktuellen Bedürfnissen Ihres Restaurants zu planen. Des Weiteren ist es hilfreich abzuschätzen, wie viel Personal Sie während bestimmter Zeiträume benötigen, damit alles bestmöglich organisiert ist.

Wissen Sie, wie viel Personal Sie im Sommer benötigen? Und wie sieht es mit Silvester, dem Valentinstag oder Mitte Januar aus? Diese Informationen sind extrem wichtig für Ihre Planung.

Erstellen Sie eine Liste von Aushilfskräften

Das Zweite, was Sie benötigen, ist eine Liste mit Personen, die Sie anrufen können, damit diese an extrem stressigen Tagen zusätzlich einspringen können, oder aber auch, wenn Chefköche krank werden, wenn Oberkellner:innen eine Woche Urlaub brauchen wegen eines Notfalls in der Familie oder aber wenn der Barkeeper außer Haus ist, um einen Cocktail-Mix-Kurs zu besuchen. Zusätzliches Personal parat zu haben ist genauso wichtig, wie das Stammpersonal festzulegen, um einen Schicht-Rhythmus zu erzielen, der so wenig Unterbrechungen wie möglich aufweist.

Was passiert, wenn der/die Manager:in einmal nicht da sein sollte? In diesem Fall ist es besonders wichtig, einen Ersatz zu finden! Bereits vorab einen passenden Ersatz einsatzbereit zu haben, erspart Ihnen viel Stress.

Auswahl von Mitarbeitern mit flexibler Verfügbarkeit

Ein weiterer einfacher Aspekt für die erfolgreiche Organisation eines Schichtplans besteht darin, Personen anzustellen, die genau dann verfügbar sind, wenn Sie sie brauchen und die sich Änderungen im Schichtplan problemlos anpassen können, falls dies notwendig sein sollte. 

Ein qualifiziertes Team bringt Ihnen nichts, wenn bei der Schichtplanung jedes Mal Probleme auftreten. Außerdem ist es für die Personen, die für Sie arbeiten, wichtig, den Charakter Ihres Business zu verstehen und dass sie diesen von Anfang an akzeptieren.

Sie sollten auch sehr deutlich machen, welche Art von Verträgen und Bedingungen Ihr Personal jeweils akzeptiert, damit diese Vereinbarungen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, wenn es an der Zeit ist, die Schichten zuzuweisen.

Realistische und effektive Schichtpläne erstellen

Sobald Sie wissen, welche Bereiche Sie abdecken müssen und wie viel Personal Sie für jeden Bereich benötigen, können Sie die Schichten festlegen. Wie viele Stunden sind notwendig, um alles vorzubereiten, bevor die ersten Kund:innen erscheinen? Und wie lange dauert es, alles zu reinigen, sobald der/die letzte Kund:in das Restaurant verlassen hat? Organisieren Sie Ihre Schichtpläne so, dass jede Stunde, von der Öffnung bis zur Schließung des Restaurants, berücksichtigt wird.

Des Weiteren sollten Sie auch Ruhezeiten festlegen, die genauso wichtig sind, wie Arbeitszeiten, um sicherzugehen, dass Ihr gesamtes Personal entsprechend seiner Arbeitsbelastung die nötigen Pausen erhält, um weiterhin gute Arbeit zu leisten.

Rotationssysteme für Mitarbeiter und deren Vorteile

Idealerweise würden Sie Ihr Personal so wechseln, dass es für jeden fair und gleich zugeht, ohne Berücksichtigung der Stellung oder des Einsatzbereichs des Personals. Dies ist extrem wichtig, damit alle Mitarbeiter:innen zufrieden arbeiten und ihre Schichtpläne einhalten.

Um dies zu erreichen, sollten Sie kontinuierlich mit dem Team kommunizieren und auch die persönlichen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter:innen berücksichtigen. Sie sollten wissen, wann Ihre Mitarbeiter:innen an ihre Grenzen kommen, vor allem in Hinblick auf die Arbeitszeit und wann sie sich um persönliche oder andere Bedürfnisse kümmern müssen. Einige Mitarbeiter:innen haben vielleicht drei Kinder und weisen trotzdem eine höhere Verfügbarkeit auf als Mitarbeiter:innen ohne Kinder, die wiederum andere Einschränkungen bei der Schichtplanung haben.

Andererseits ist es auch besser, wenn Schichten für alle Mitarbeitenden gleich sind und wenn "Privilegien" für diejenigen, die schon länger in Ihrem Restaurant arbeiten, vermieden werden, wie zum Beispiel mehr Stunden zugewiesen zu bekommen, um mehr Geld zu verdienen oder bessere Schichten zu erhalten, denn dies kann zu Konflikten führen. Außerdem ist es für alle Mitarbeitenden das Beste, darauf vorbereitet zu sein, jede Art von Arbeit im Restaurant zu übernehmen.

Um das Thema Schichtplanung nun abzurunden, möchten wir Ihnen das perfekte Tool für Ihre Mitarbeiter:innen vorstellen, mit dem sie sich entsprechend ihrer Schichten organisieren können. TheFork Pro bietet Ihnen unter anderem den Vorteil, dass sich jeder Ihrer Mitarbeiter:innen mit einem Benutzernamen und Passwort anmelden kann.

Wenn Sie noch nicht mit TheFork arbeiten, können Sie es gerne für Ihr Restaurant ausprobieren, indem Sie hier klicken. Sie werden den Unterschied sofort bemerken!

Tools und Software für das Schichtmanagement

Verschiedene Tools und Software können Ihnen dabei helfen, Ihre Schichten optimal zu organisieren. Hier kommt TheFork Manager ins Spiel. Sorgen Sie mit TheFork Manager für die perfekte Auslastung Ihrer Tische, behalten Sie alle Reservierungen immer im Blick und erstellen Sie User-Konten für verschiedene Mitarbeitende. TheFork Manager erleichtert Ihnen Ihr Restaurantmanagement und die Organisation Ihrer Personalschichtpläne. 

Häufige Fehler im Schichtmanagement und wie man sie vermeidet

Im Schichtmanagement kommt es immer wieder zu Fehlern. Glücklicherweise können Sie sie vermeiden, wenn Sie vorher ausreichend planen. 

Im Folgenden zeigen wir Ihnen die wichtigen Punkte: 

• Falsche Personalplanung: Wenn das Personal falsch eingeplant wird, können Mitarbeitende entweder über- oder unterfordert sein. 
• Lücken in der Kommunikation: Eine klare Kommunikation im Restaurant ist das A und O. Das gilt auch für das Schichtmanagement. Wenn nicht klar kommuniziert wird, wann wer arbeitet oder wer Schichten tauscht, führt das schnell zu Ineffizienz und unzufriedenen Mitarbeitenden. Sorgen Sie dafür, dass Schichten klar übergeben werden und dass Sie regelmäßige Gespräche und Meetings mit Mitarbeitenden einplanen. 
• Falsche Aufgaben- und Pausenplanung: Wenn nicht vorher organisiert wird, wer für welche Aufgaben zuständig ist, entsteht Klärungsbedarf. Das führt zu weniger Produktivität. Fehlende Pausen sorgen für unzufriedene Angestellte. Planen Sie die Aufgaben und Pausen deshalb klar und frühzeitig.